构建优秀团队素质模型，打造一流行政办公室管理团队

张小倩

[摘要]：行政办公室作为每个单位的核心协调管理部门之一，工作性质和工作特点较为显著。通过行政办公室工作性质分析，阐述了将团队管理理念引入行政办公室工作中的必要性和重要性。并通过构建优秀行政办公室管理团队素质模型，提出了对打造一流行政办公室管理团队的建议。

[关键词]：行政办公室 团队管理 素质模型

一、将团队管理理念引入行政办公室工作中的重要意义

（一）行政办公室工作性质分析

1.沟通协调性：行政办公室日常工作经常涉及到对内、对外的联系工作，包括与上、下级或外单位的信息沟通交流；与单位领导和各部门的信息汇报与传达；与一些个人的联系、指导或咨询等等。因此，沟通协调性强就成为行政办公室的工作特点之一。

2.战略全局性：行政办公室作为与其他单位联系的接口部门，在公务接待和外事管理等一些工作中常常代表着整个单位的形象和面貌。因此，在分析问题时往往都需要站在单位的角度去考虑，在处理问题时更要进一步统筹规划，使工作的每一个环节都能够符合单位利益。

3.规范性：行政办公室的工作内容虽然繁杂多变，但要做到化繁为简，变杂乱为有序就需要工作的规范性。在公务接待、公文处理等工作中，虽然每一项任务都具有特殊性，但如果能够按照统一流程规范控制，工作效率就会大大提高。因此，行政办公室的工作常常伴有规范性特点。

4.创新性：行政办公室作为与外界接触最为广泛的部门之一，接受并吸收新事物和新方法的途径比较多；更为重要的是，行政办公室作为单位的一个重要管理部门，管理方法及制度上的创新是维持单位工作持续高效健康运转的必要条件。

5.高效性：行政办公室作为单位的重要枢纽部门，是各种信息上传下达的流转中心，是保证单位各项工作正常运转的控制环节。尤其在公文收发、批阅、传递过程中，是否高效将影响着单位各项工作的开展。因此，高效性也就成为行政办公室日常工作中非常重要、必要的特征。

（二）将团队管理理念引入行政办公室工作中的必要性和重要性

1.团队管理方式是现代社会的产物，是促进当今组织发展壮大的科学之道。现代社会是一个到处充满合作、崇尚共赢的社会，纵观管理学的发展史，现代管理方法越来越趋向柔性管理，鼓励组织成员在公平合作的环境中实现自我价值及整个组织的利益。团队管理讲究“团结合作、责任分担、绩效共享、实现共赢”，这种理念正是现代组织生存的基础，发展的必要。因此无论是在政府机关还是企事业单位，团队管理作为一种新型的管理方式正在慢慢影响着整个社会和组织的发展。

2.依工作性质分析，行政办公室的发展离不开团队管理。如上所述，行政办公室的工作性质包括：沟通协调性、战略全局性、规范性、创新性、高效性。团队管理下的组织优势包括：成员之间互相尊重信任，更容易形成协作的氛围；团队同一目标下，更容易实现组织利益最大化；成员不仅遵守团队规则，更有心理契约的互相牵制；团队中的集体决策与互动学习更容易启发成员灵感，形成创新思维；团队成员之间的知识能力互补，更容易实现1+1〉2的组织高效运转模式等。而这些优势正是促进行政办公室发展的必须条件。

二、构建优秀行政办公室管理团队素质模型

（一）选取样本

按照绩优组与绩平组数量质量匹配平衡的原则，选取了3个优秀的行政办公室管理团队与3个普通的行政办公室管理团队。

（二）行为事件访谈

针对两个组6个不同团队，按照每个团队随机选取两名成员的原则，分别独立地进行行为事件访谈。认真详细记录每名受访者讲述事件中出现的团队管理特征。访谈前，告知每名受访者在访谈过程中要讲述在其所处团队中发生的一些记忆深刻的事件，包括成功或失败的团队行为事件。

（三）数据统计分析

汇总团队素质特征编码的平均等级分数，对绩优组和绩平组的这一指标进行差异检验，结果显示，两组在合理明确的分工、充分合理的授权、团队规范建设、团队文化建设、有效的领导、有效的沟通、团队戰略管理能力、团队学习创新能力8项素质特征上的平均等级分数存在显著差异（见表）。

*表示在0.05水平上有统计学意义；**表示在0.01水平上有统计学意义

（四）模型初建

通过与普通团队的差异对比，优秀的行政办公室管理团队具有以下8项素质特征：合理明确的分工、充分合理的授权、团队规范建设、团队文化建设、有效的领导、有效的沟通、团队战略管理能力、团队学习创新能力。将这8项素质特征进行总结归类，建立优秀的行政办公室管理团队素质模型（如图）：

三、打造一流行政办公室管理团队的建议

（一）在团队组织建设方面，要构建行政办公室内部的合理分工与授权模式

行政办公室工作繁杂琐碎，工作内容容易交叉重复，工作责任上也容易推卸扯皮，因此，首先一定要建立合理明确的内部分工。另外，行政办公室工作面宽，工作责任重大，为了调动每位团队成员的工作积极性，使得每位成员能够共同为团队整体负责，就要形成充分合理的授权。

（二）在团队能力建设方面，要努力培养行政办公室成员的战略管理与学习创新能力优秀的团队能够站在全局的角度考虑问题，经常能够根据整个组织的战略目标来调整与建立团队的目标，使得团队成员能够为实现组织利益最大化而奋斗。因此，要努力培养团队成员的战略管理与全局意识。另外，优秀的团队不是静止不前的，对于知识的渴求与更新是持续的。团队成员通过持续的学习与分享学习成果使得在团队面临新问题的时候总能以新方法解决。通过创新，团队的能力总是在不断地更新与提高，因此，要努力培养团队成员的学习与创新能力。

（三）在打造团队外聚力方面，要持续推进行政办公室文化建设和规范建设

优秀的行政办公室管理团队都有自己的文化氛围和道德准则。创建丰富多彩的精神文化生活不仅能够使得团队成员心情愉悦，更能让成员们在愉悦的环境下培养对彼此的友谊、信任和尊重的感情。因此，要持续推进行政办公室的文化建设。另外，还要建立一套较为系统的办公室工作准则，尤其在成员们多元的价值观尚未得到较好的融合之前，工作准则和集体威信就显得更加必要。

（四）在打造团队内聚力方面，要构建行政办公室多元有效的领导方式和沟通模式

团队领导者的工作作风与处事风格不仅能够影响一个团队的工作效率，还能影响到团队成员的工作热情和精神风貌。优秀的行政办公室管理团队领导者往往都能够通过科学分工、充分授权、宽容的处事态度、以身作则的工作作风以及一些独特的个人魅力来来影响着整个办公室的发展。另外，一个优秀的团队，其成员之间必定是相互依赖、相互信任的，优秀的办公室管理团队可以通过良好的沟通与交流，使得成员彼此之间充满默契，同时也在充分的沟通中避免了许多矛盾的产生。因此，要建立良性循环的沟通交流模式。