电子档案数据整合与资源共享

王凤伟

[摘 要]把现代信息技术和档案管理相结合就形成了档案资源的整合与共享，再将这些档案信息资源用现代化的手段数字整合，就能开发出一种新的管理模式和方法。用发展的眼光看，档案信息资源整合与共享的重点是资源整合、信息服务和技术的应用，因此，档案管理人员应据此制订出具体的实施方案。

[关键词]数据整合；现代化；资源共享

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.132

[中图分类号]TP393.08 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）06-0-01

1 资源整合：面向资源的实施方案

在互联网时代，只有拥有一定的数字档案信息资源，才有实现档案信息资源共享。档案管理人员必须对馆藏档案十分了解，加快把馆藏档案资源转化为电子档案，才有利于实现档案信息资源的整合与共享，才能满足数字化时代的需求。

1.1 确定档案信息管理资源的重点所在

档案信息资源整合的前提是进行科学的统计分析。如果没有这个前提，也没有办法对档案信息资源进行整合。因此，必须调查清楚档案信息资源的分布情况、归属流向以及用户需求，并对其进行分析，才能保证有针对性地进行档案信息整合并实现计划性的整合。另外，有必要制订科学有效的方案，一方面，档案管理人员要统计馆藏档案的信息资源，这有利于其对整体情况的了解，也能体现出不同部门档案的系统性、特色性；另一方面，必须进行实地调查，才能真正了解用户需求，从而制订出贴合实际的解决方案，并确定档案信息资源的重点。

1.2 整合馆藏档案资源

馆藏档案资源是档案信息资源整合与分享的对象。只有拥有丰富多样的馆藏档案，才能为档案信息资源的整合与分享打下良好基础。因为大量、优质的电子档案可以让更多的人享受到档案信息服务。如果档案管理人员不能掌握丰富多样的馆藏档案，那么就无法进行档案信息资源的整合与分享。

1.3 开展数字化建设

要想建立档案信息的数据库，首先必须使档案信息数字化。现阶段，我国的馆藏档案信息都是以传统的纸张作为信息的载体。因此，当前必须通过数字化处理来改变这种落后的馆藏档案储存方式，用电子文档或扫描文件代替它。在此基础上，还要丰富数字化方式，加快馆藏档案的数字化进程。

1.4 建立档案信息资源数据库

激活静态的档案信息资源是整合档案信息资源的目的所在。要实现档案信息资源的共享，首先，必须系统优化档案信息，然后才能对其进行利用。在档案信息的数字化建设中，要合并和分类基础数据，从而建立档案信息数据库，这有利于在网络上储存档案资源并最终实现有效利用。

2 技术应用模块：面向技术的实施方案

2.1 坚持标准化原则，保障信息安全

网络互通、资源分享和业务协同的基础都是标准化。首先，只有完善标准化体系，才能实现档案信息资源的网络互通，才能最大程度地实现资源共享并发挥档案价值。如果没有做到这些，只会产生一个个孤立的信息，难以实现网络环境中的资源共享。其次，必须保障信息的安全。档案信息资源的整合与共享必须考虑到信息安全。只有实现档案信息资源的共享，才能提高信息资源的利用率，并有效发挥出信息资源的价值。虽然档案资源的整合与共享提高了档案管理工作效率，但它也有存在很多风险和挑战。因此，在整合与共享时，档案信息的安全是重中之重。最后，必须开发并引进高效的信息整合与共享模式。

2.2 档案信息资源共享环境建设的重点

第一，注重硬件环境的建设。要提前对市场进行實地调查和取证，做到对技术设备和基础设置的广泛了解，再根据实际的档案工作要求，按照高标准、高要求、坚决不重复建设的原则，购买相关的基础技术设备，为档案信息资源的共享奠定坚实的物质基础。第二，要注重软件环境的建设。在进行档案信息资源共享时，管理档案信息会遇到很多技术难点，其中最难解决的就是软件的优化推广和标准化。档案种类繁多，每种档案都有不同的管理方式、工作程序及所属项目，因此，不同的管理者也都有不同的职责。

3 信息服务模块：面向用户的实施方案

档案工作有一项重要的内容，那就是档案信息服务，其可以有效满足利用者的需求。在档案信息资源共享的模式下，信息资源的提供方式必须适应网络服务的特点，要把传统模式的服务转化为现代化的网络平台服务。

3.1 档案馆的网络主页服务

以网络环境为基础，通过在网络上建立主页并把信息传递给用户的方式就叫档案馆的网络主页服务。在网页上需要介绍档案馆的服务项目、信息资源等概况，还要提供网络导航和链接功能，方便用户查找各种档案信息资源。针对个别重点专业，要建立起以科学导航为基础的档案信息利用平台，以提高档案信息资源的利用率。

3.2 档案信息的网络检索服务

可以建立一个科学系统、安排合理的档案信息检索系统区分其他网络信息以满足客户需求。在这一过程中，如果能实现工作自动化，可以为用户提供高效快捷的信息检索服务。对于那些经常被搜索的档案信息，档案馆可将其开发为数据库，方便用户的查找和利用。对于那些很少被用到的档案信息，档案馆需要建立档案信息目录数据库，方便用户查找相关的档案信息。

3.3 档案信息的网络咨询服务

在当前的网络环境下，用户通过网络提出疑问并获得咨询员的解答被称为档案信息咨询服务。档案馆和咨询员首先要做的是为用户查找到他们所需要的档案信息，还可以利用信息科技完善这种服务。因此，在档案信息服务的过程中，一方面要重视网络环境下的咨询服务；另一方面，要重视咨询服务与网络主页的结合。对于咨询者的问题，可以将其转换为注册表格的形式，把书面提问方式改为用电子邮箱进行问答，并广泛推广。结合网站的实际情况，设计出一种回复灵活、高质量、高效率、实时解答的网络咨询服务，满足不同身份、不同行业用户的需求。