如何做好新形势下档案利用服务工作

王婷

摘 要：随着我国信息化建设的不断进步，不仅改变着社会活动的运行方式，改变着人们的服务观念、服务方式，而且信息的收集、储存、开发利用也成为横跨社会众多行业的生产过程，变成促进社会发展的战略性资源。在这种机遇和挑战面前，如何将静态的档案信息资源通过多种渠道与方式，转换成动态的信息，快速有效地传递给利用者，最大限度地满足社会需要，成为现阶段档案工作一个急需解决的问题。

关键词：新形势；档案；服务；重要性

一、开展档案利用服务工作的重要性

（一）提供档案利用服务是档案基础业务工作的出发点和归宿。“利用档案”和“提供档案利用”是档案利用工作的两个方面，是对利用者和档案工作人员而言的，二者紧密相联，相辅相成。档案利用工作是利用档案的必要条件，利用档案发挥作用，是利用工作的直接目的。保存档案和开发档案信息资源的目的只有一个，就是为社会提供利用服务，充分发挥档案的内在价值和社会效益，把死档案变成活档案。这既是整个档案业务工作的出发点，也是档案工作的落脚点。

（二）利用服务工作直接关系档案工作的整体发展。档案是社会各项活动的历史真实记录，具有记载凭证、科学参考借鉴作用。保存管理好档案，就是为了发挥其潜在价值，更好地为社会服务。而利用工作是对档案工作最好的宣传工作。通过利用服务工作，能扩大档案工作在社会上的影响，引起社会的广泛关注，提高自身的地位，获得各界的支持。

（三）利用服务工作对档案整体工作有检验带动作用。利用服务工作如何，直接检验档案整体工作的优劣，既可以看出档案收集、整理、编目、鉴定、保管、编研开发和现代化管理各环节工作的好坏，也能检验出工作人员的业务水平和服务理念、服务态度。如果我们重视档案利用服务工作，及时听取采纳在利用服务中的好的反馈意见，对档案工作各项业务工作的整体均衡发展、改进和提高，必将起到极大的带动作用。

二、当前档案利用服务工作存在的问题

（一）档案门类、种类收集不齐全、不及时。主要表现为：一是内容不全。一些单位只重视红头文件的收集，忽视其他文件材料、实物的收集。二是载体单一。随着计算机技术在办公自动化中的广泛应用，档案不再仅仅是单一的纸质档案，以磁、电、光等介质为信息载体的文件资料应运而生，产生了大量的电子档案。而一些单位这些档案表现往往忽视上述档案的收集。三是被动收集。“坐、等、靠”的收集方式仍不同程度存在着。

（二）档案管理手段落后，工作效率低。长期以来，由于受经济因素的制约，再加上一些领导的认识不到位，在档案工作上仍有资金来源、装备保障、人员配备等方面不足问题，也在较大程度上影响了档案利用开发的发展。

（三）管理人员业务素质不高，缺乏主动超前服务意识。目前，一些单位和档案人员缺乏创新意识和创新能力，档案信息仍存在重管轻用的问题，档案利用仍处于被动状态。

三、做好档案利用服务工作的措施

（一）创新档案服务理念。首先要破除“重管理，轻服务”等做法，树立开放意识，使档案工作有利于档案信息的利用，服务于经济建设，服务于社会，其次要变被动服务为面向社会的主动服务，拓宽服务渠道，改善服务功能。并用前瞻性的眼光来研究利用者潜在的需求，积极主动地为利用者提供方便快捷的超时空限制的檔案信息服务。另外，还应把“以人为本”的思想贯穿于档案服务的工作中，将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，不断满足社会各界对档案信息的需要。

（二）固本强基，加强档案基础工作。一是加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。只有掌握丰富、齐全、完整的原始应归档材料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全。二是加大对档案的审查、编排力度。随着档案现代化管理力度的不断加强，需要我们对接收的各类档案进行重新整理归档。由于许多接收的档案或多或少地存在页码不齐全、装订不规范、归档目录未编写等问题。因此，在接收时应严格审查，及时解决存在的各种问题。三是完善档案检索工具。能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。针对这一情况，我们要在原有的案卷目录、全引目录的基础上编制文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，进一步提高档案利用的工作效率。

（三）确立终身学习的理念。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案人员也提出了新的更高的要求。因此档案工作者必须适应时代要求，不断增强自身的学习能力，不断汲取新的知识，调整完善知识结构。同时也应该不断提高自身修养、陶冶情操，以自己的博学以及良好的职业道德赢得尊敬。

（四）完善档案利用服务规章制度。制度是开展档案利用服务工作的制度保障。为了更好地落实《档案法》，搞好档案的提供利用工作，要建立健全《档案资料收集办法》、《档案接收制度》、《档案利用制度》和《档案工作人员岗位责任制》等制度。这些制度规范了档案工作各个环节上的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，确保了档案利用工作建立在坚实的基础之上。但也要根据新形势、新要求、新需要，适时进行调整、修改和完善。

（五）利用新技术，创新档案服务手段。目前，机关办公自动化已广泛启动，档案管理现代化也是必然趋势。因此我们必须实现档案管理现代化，使档案利用服务由过去传统的被动单一服务方式发展为主动多元化多层次的服务。一是实现对馆室藏档案进行数字化处理，为充分发挥网上优势，开展网上利用服务打下基础。二是建立“电子文件（档案）数据管理中心”，让档案部门与信息管理部门加强配合，建立信息资源库。并提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。三是实现电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。因此，我们要改变传统的档案收集模式，建立电子文件自动上传功能，在第一时间完成电子文件收集和归档。四是开展在线服务。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性。因此，传统的、被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。所以档案部门可在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等多种服务方式提供利用，让利用者感受到便捷的服务。

总之，在新形势下，档案工作只有紧紧围绕工作中心，转变传统观念，拓宽服务领域，延伸服务范围，创新服务机制，最大限度地开发挖掘档案信息资源，才能充分发挥档案独特的服务实战的功能，从而为社会的发展和人类的进步做出新贡献。