高校研究生管理信息化自主建设思考与建议

刘春荣　吴瀚霖　周伟

摘 要：随着信息技术的飞速发展，各高校基本实现了研究生教育管理信息化。但随着国家和学校在新形势下对教育信息管理的个性化和时效性要求，自主建设信息化已经是创建世界一流大学的内在要求。因此，北京师范大学历时三年，自主开发了研究生学位管理系统，并不断完善和扩展管理功能，使信息化建设为学校的研究生人才培养工作立下汗马功劳。本文以北京师范大学研究生学位管理系统为例，讨论新形势下高校研究生管理信息化自主建设，并提出相关建议。

关键词：信息化系统；自主建设；研究生学位管理系统

中图分类号：TP315 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2016）17-0034-03

日前，教育部部长袁贵仁在2016年全国教育工作会议上的讲话中指出，要加快推进教育信息化，让信息技术为提高教育质量提供新动力、新手段。高校研究生管理信息化系统的建设与应用是教育信息化的重要组成部分。很多高校经历了从小作坊自主研发，到大规模高价格向市场供应商购买服务的过程，目前已经基本完成了教育管理信息化。但根据教育部、高校的新政策新要求，无论是需求的个性化还是时效性，很多信息化系统已经难以适应研究生培养工作需要和业务需求，都需要一套与时俱进的、更加科学的系统实现管理信息化，才能提高工作效率，提升研究生培养质量。因此，如何多快好省地建设高校研究生管理信息化系统，是创建世界一流大学的内在要求。为此，北京师范大学经过三年的时间，完成了学位管理系统的自主建设，并不断完善和拓展功能，积累了一定的经验。本文正是以此为例，讨论新形势下，高校研究生管理信息化自主建设的相关问题，并提出相应建议。

一、目前状况与自主建设意义

高校研究生学位管理工作贯穿人才培养工作全过程，肩负引导学术规范、提高研究生培养质量的重要使命。近几年国务院对高校学位授予信息加大公开和监督力度，实行“学位获得者国家备案制度”。研究生学位管理质量的好坏直接反映了高校管理水平的高低，随着信息技术和网络技术的快速发展，先进的信息管理系统成为有效管理的必然选择。

1.新政策新要求，需要学位系统与时俱进

研究生学位论文质量是衡量学位授予单位培养质量的重要指标，国务院学位办也在逐年加大对硕博学位论文的抽检力度。数年来，各培养单位实行人工寄送纸质版，或人工发送电子版论文方式评审，费时费力效率不高。为保证论文质量，目前很多高校通过教育部第三方机构平台评阅论文，这就亟需与之匹配的完整科学的学位系统，将各院系乃至学校学位管理教师从繁重的送审工作中解脱出来。

2.大数据大工作量，需要实现学位管理信息化

高校培养单位每年的研究生毕业人数众多。以北京师范大学为例，每年研究生毕业生有4000余人，分学术型和专业型，还有内地、港澳台、留学生之分。由于组织庞大，服务对象多，信息量大，要想提高工作效率、提升服务质量进而促进学校发展，开发一个功能强大、操作方便的信息管理系统对提高研究生学位管理效率、改善服务水准有着重要意义。

3.自主开发维护，才能保障效率提升服务

目前全国诸多高校使用从市场购买的学位管理信息系统，甚至是量身定制，这曾经在学校管理信息化初期起到了重要作用。不过因为学校教育政策和实施方案的不断更新，购买的服务难以跟进，技术人员也不可能及时深入理解业务进行完善。同时由于软件公司的不稳定性以及员工的流动性，造成维护脱节，系统更新断层。在调研中，不少教师指出系统存在“功能冗余或缺失”、“关键时刻卡掉”、“维护不及时”等状况。况且，各高校购买服务较为昂贵，仅以一套研究生教务管理系统而言，一般在50～200万元间不等，后期每年维护也价格不菲。因此，从长远看，高校的各级管理系统还是要根据自身的需求走自主开发路线，并依据自身力量随时维护更新，才能深入把握需求，及时维护，不断完善，提升服务。

二、自主建设的特点

由高校研究生管理部门组织建立信息化团队，采购设备，通过自身力量开发符合研究生管理需要的管理系统而进行的信息化建设称为自主建设。自主建设的优点有：

（1）针对性强。由于开发人员同时为学校研究生管理部门工作人员，因此信息化团队对实际业务需求有充分了解，需求与技术可以无缝连接，完美结合。

（2）可控性强。自主开发使研究生管理部门可以完全控制整个开发过程，可以根据管理实际需要，随时调整开发进度及方向。

（3）风险性小。与向软件公司购买系统相比，自主开发可以大大降低开发成本，避免浪费。即使最终开发失败，造成的损失也不会很高。

（4）培养人才队伍。由于研究生管理信息化是一个庞大且复杂的工程，在学校研究生管理部门自主开发的过程中，参与人员的自身能力可以得到很大提高。从而培养出了一支信息化的队伍，可以在日后继续服务于研究生管理工作，提高研究生管理部门的硬实力。

自主建设也有相应的缺点：自主进行信息化建设对学校的研究生管理部门技术要求较高，对于规模较小的学校而言开发压力较大。

在自主建设的过程中，信息化队伍结构要合理，要既有业务人员又有技术人员，既有管理人员又有高水平系统分析人员。负责开发的技术人员不能仅仅关注技术问题，同时也要提高自身业务水平。同时，信息化的过程不能闭门造车，要与外界充分交流，吸取先进的管理理念及引进先进的信息化技术。

三、自主建设开发模式

传统的软件开发模式为“瀑布式”开发。该方式将需求描述、设计开发、测试、完善等过程看成一些界限分明的阶段。高校的信息化业务是处于快速变化的环境中的，它不得不对政策改革、需求变化等快速做出响应。然而，传统的开发模式难以适应系统的快速开发需求。当需求发生变化或者是出现新的需求，系统设计和实现不得不返工进行重新测试，造成时间的拖延和效率的降低。

以北京师范大学为例，为了迅速制造可用的软件并快速处理需求变更，我们自主开发的研究生学位管理系统采用“敏捷软件开发”的方式，软件的开发和部署不是一次完成的，而是以一系列增量的形式完成的，每一个增量包含新的系统功能。有如下特性：

（1）系统的描述、设计和实现过程是交织在一起的。没有详尽的系统描述，设计文档实现了最小化。从而大量节省了描述、设计环节花费的时间。

（2）系统是通过一系列版本开发出来的，学位管理教师、院系秘书以及学生都直接参与了每一个版本的定义与评估。他们不仅对每一个版本的软件提出修改建议，还对后一个版本的软件提出新的需求。这种用户参与开发的过程，可以快速地获取需求变更的反馈。

（3）虽然每一个版本更新的量一般都比较小，但是更新的频率很高。通常每个星期都会有新的版本提供给用户。

四、自主建设实现原则

信息化系统的自主建设，依据高内聚低耦合的软件工程设计原则，对系统内的各类程序代码进行实现，并保证验证代码的正确性，使系统达到用户的使用要求。以研究生学位管理系统自主建设为突破口的开发原则，适用于高校研究生管理信息化系统。

1.扩展性

网站的整体规划及框架设计具可扩充性，在不破坏系统整体架构的前提下，不仅要满足现有需求，还必须充分考虑未来系统需求与应用扩展的变更要求。

2.易用性

网站功能模块的开发遵循以人为本的原则。在提供强大功能的同时，充分考虑网站操作人员习惯，以便方便师生。对于不同的用户应该有不同的权限，方便管理。

3.简洁性

在设计上，色调统一，色彩饱和，线条流畅，并有充分的空间留白，导航层次清晰，主体信息突出，力求风格简洁、大方、稳重，便于访问者浏览和学习。

4.稳定性

采用网络安全、系统登录安全、各分系统安全、分系统模块安全、会话期间安全等多种方式确保安全，确保资源的安全，有效地防止资源外部流失，并且保证网站在极多访问量的情况下仍能保持稳定。

5.经济性

注重系统的性价比，在同等功能的基础上尽可能地减少投入解决实际管理的各类问题。

五、自主建设分层组织

信息化系统的自主建设，比购买市场现有的集成服务涉及更多的部门和任务分工。自主开发在如上开发原则基础上，配备不同专业、不同层次的技术人员，与学位办管理人员、各院系教务管理人员、学生紧密配合与密切协作，有计划、有步骤地开展各项工作。

从实施角度来说，分层组织如图1所示。

从业务角度来说，一般分为三种：高级管理员、学院管理员和学生，完成信息采集、逐级审核、简单统计、生成报表、数据维护等功能。

（1）具有用户身份验证的功能。由于本系统的特殊性，用户都需要进行身份验证。而身份合法性需要后台数据库与时俱进地分析和鉴定。

（2）高级管理员能够完成对其它用户的管理操作，可以设置并管理学院管理员和学生的各级申请。

（3）学院管理员在各环节对学生申报信息进行必要的审核，并提交到学校审核。系统提供对学院整体学生学位信息的查看统计和报送。

（4）学生可以申报自己的学位信息，并可以根据情况进行相应的修改。

六、几点思考

研究生学位管理的信息化系统，有力推进了学位工作科学管理，提高了工作效率，提升了高校研究生人才培养质量，为各院系教务队伍的专业化、职业化的进一步发展提供信息化环境。在建设过程中有以下建议供各高校参考。

（1）转变理念，营造高校研究生管理信息化环境

目前，信息化建设对现代化教学方式、内容的重大意义，各高校已有共识。除了教学，重点要转变的是高校对研究生教务部门的管理观念，从领导层面到管理人员，认识到现代信息科学技术的运用对管理模式、方法的重大变革。其次，学校要加强重视力度，通过一些激励政策积极鼓励教学管理干部主动地思考和研究管理方法、规律、流程等，不断改进和完善研究生教学管理信息化建设工作。

（2）重视培训，打造专业化教务队伍

信息化的建设，终究是要信息化为人的工作服务。所以，研究生教务队伍建设要与时俱进，才能使信息化建设事半功倍。可以从这几个方面使信息化与教务队伍建设相得益彰：为系统使用者提供详尽的说明文档；通过小视频、微信短片等多重形式进行宣传介绍；另外还以有计划、有组织的培训，及时解答，交流心得等方式群策群力，促进系统的推广使用和教务队伍的信息化水平建设。

（3）统一规划，打通数据壁垒

研究生学位管理工作的信息化系统建设，并非只涉及学位管理。做一个完善的、科学的、高效的信息化系统，最基础的还是数据，涉及学籍、招生、培养、教师、科研等方面，这是一项涉及众多部门和业务、需求不断更新的工作。需要我们特别注意加强信息系统顶层设计，做好局部开发的同时也要加强统一管理，做好系统规划，打通数据壁垒，解决信息孤岛，积极引导协调集成化，保障信息化建设的整体有序发展。

参考文献：

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[4]张林.对高校研究生教育信息化建设的思考与建议——以北京大学研究生奖助系统为例[J].学位与研究生教育， 2014（11）.

（编辑：王天鹏）