大力推进档案数字化管理 加强和改进企业档案管理工作

顾湘君++武晓磊

摘 要：多年来，国网山西管培中心档案室一直延用传统的管理模式，但是，随着时代的发展，旧有的模式已经明显不能适应现代企业对各项工作的要求。鉴于此，档案管理信息化系统便应运而生了，它为档案数字化管理工作的顺利进行提供了基础保障。充分利用档案数字化管理技术，不仅能够解决企业档案管理工作中存在的问题，进一步提高企业档案管理工作的效率，还为企业的快速发展奠定了基础。

关键词：管理模式；档案管理；信息化系统；数字管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.22.047

国网山西管培中心（以下简称“中心”）档案室是专门保管中心建校以来研发、培训、服务、经营和管理等活动档案的专门机构。它的基本任务是在反映中心真实情况的前提下，保证档案的完整性和安全性，为企业的生产经营和培训建设提供永久性服务。

1 中心档案室基本情况

中心档案室始建于20世纪60年代，几十年来，它一直隶属于中心办公室。建室以来，在上级档案管理部门的领导下，工作人员努力开展档案的收集、整理、保管和利用等工作，截至2014年底，已经保管了各种档案，共计3 000多卷，为中心的培训经营和持续发展奠定了坚实的基础。2007年以来，中心设专职档案员1名，为档案管理工作提供了人力保障。

2 档案管理工作中存在的问题

在长时间的工作过程中发现，中心档案管理工作中还存在一些问题，主要有以下几点：①相关部门对档案收集工作没有硬性规定和明确要求，而这方面的工作也处于被动局面，基本是由材料形成单位自主上交，交什么算什么，导致一些本该归档的文件、材料未归档，使相关工作缺少判断的依据。②由于收集档案的方法陈旧，部分基建、设备资料和培训资料不能及时移交。这在一定程度上制约了中心基础设施、基本设备的维修和改造工作。③中心在北田培训基地开发了很多新产品，但是，与产品相关的档案却少之又少。这就导致现在及以后的生产研发缺少研究基础，会对其今后的发展产生不利影响。④一些工程建设和修造改进的图纸因为年代久远而自然脆化；再加上在借出使用的过程中缺乏合理的防护，导致图纸磨损严重，上面的数据越来越模糊，无法正常使用。

3 问题产生的根源

经过分析发现，引发上述问题的主要原因有：①相关部门长期以来重保管轻收集，不能充分利用现代档案数字化管理技

术开展档案收集工作；②上级关于文件材料归档范围的规定和中心近年制定的文件材料归档明细表中并未及时通过中心内网协同办公系统转发并监督执行；③不能充分利用现代数字化管理手段开展档案管理工作的宣传教育和考核评价，导致中心各职能部门缺乏对档案工作的认识，相关资料不按照规定归档；④中心培训和工程资料零散分布，归档责任主体不明，缺乏协调统一整理上交的网络平台；⑤一些使用频繁的重要设备图纸，因为缺少大型扫描设备和电子借阅平台，所以，无法提供电子借阅服务，而同一套图纸长期反复外借则会被严重磨损。

4 解决问题的迫切性

随着体制变化、机构改革、领导干部调整和重点建设项目的启动，企业生产经营工作、改革发展中形成的不同门类和不同载体的文件材料逐渐增多。与此同时，企业也对档案管理工作提出了新要求，使档案工作面临新的挑战。中心档案管理工作中存在的问题已严重制约了档案工作乃至企业日后的发展。

5 推广使用档案数字化管理技术

档案数字化是将计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术和存储技术等多项技术结合起来而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统管理，形成了一个结构有序的档案信息库，及时为用户提供所需信息，实现资源共享。

国网山西管培中心档案管理信息化系统工程建设项目于2008年被提出，2010年初上线试运行。项目的建成为中心档案信息化管理搭建了平台，而系统的运行为中心档案数字化建设奠定了坚实的基础，起到了重要的作用，是对传统档案管理工作的一次创新。利用此系统能够实现对档案材料的收集、整理、鉴定、保管、转递、统计和利用等工作的数字化管理，还可以通过中心内网协同办公系统实现档案的网上浏览和查询借阅。依据档案业务的工作流程，经过系统管理员授权，中心领导和部门管理人员等中心内网协同办公系统用户都可以在办公室查阅所需的电子档案目录和电子文件。系统全面运行后，可以大大提高工作人员的工作效率，提升档案的服务质量，使档案管理工作朝着信息研究的方向发展。

6 档案管理信息化系统的作用

与传统的档案管理办法相比，国网山西管培中心档案管理信息化系统有其不可替代的作用。

6.1 提高经济效益

过去一直使用的是粗放型管理模式，即以增加办公人员和办公费用为解决问题的方法，导致管理成本大幅增加。而数字化管理档案将传统的、以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节省了保管费用和占地空间，而且查阅起来非常方便，避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

6.2 提高办公效率

施行数字化档案管理能够保证资料及时归档。以文书档案和设备档案为例，中心各部门的工程建设工作都需要以详细、准确的档案信息为依据，而传统的借阅（查阅、复制）审批手续烦琐，时间冗长，常常导致业务被拖延，设备维修受耽搁……中心采用档案管理信息化系统后，可以即时在线办理借阅申请和审批手续，及时为相关部门提供详细、准确的数据信息，为领导决策和部门工程建设等工作的顺利进行提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得更加简单，让企业职工足不出户便可知晓企业大事，掌握工作中所需的一切数据。由于信息是超时空流动的，所以，数字化档案则成为了“无墙界档案”，档案库也变成了信息控制中心。

6.3 增强对档案原件的保护

利用中心档案管理信息化系统，将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加方便、安全。对于历史久远、纸质较差或磨损严重的档案材料，数字化处理能为其提供必要的保护。另外，档案的数字化处理也能有效防止档案资料被篡改。

7 对档案管理工作提出的要求

对于工程资料和科技资料的电子归档工作，要在归档制度中明确责任主体，指定牵头部门，各有关部门要相互配合，协同操作，以流水的方式完成网上信息的采集、审核工作，完成后统一移交到档案管理信息化系统内本单位的电子档案库中。

对于磨损严重的设备图纸，要购置或租用扫描设备，尽快对其进行数字化采集，有计划、分时段地从档案实体库中一一提卷（拆卷，校对档案页数，区分高扫、平扫材料）后采集数据。在采集数据的过程中，要对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，并校对档案目录和电子材料，由专人完成审核，完成档案装订还原，最后对电子数据进行电子归档。

8 结束语

综上所述，推广档案管理信息化系统，推进档案数字化建设，已经成为了新时期中心档案工作面临的重要课题之一。档案管理部门必须高度重视这项工作，把它作为一项大工程，合理分解进度计划，认真督促、跟进计划的落实情况，直至其正式运行，从而有效解决中心档案管理工作中存在的问题。

当然，要想充分发挥中心档案管理信息化系统的作用，还需要基层档案工作者付出更多心血。要充分利用中心内网和档案管理信息化系统等快捷的信息传播渠道，加强对档案法律法规和档案行业标准的学习和宣传。同时，档案管理部门要针对信息化系统的上线运行，重新制订《国网山西管理培训中心文件材料归档管理办法》《国网山西管理培训中心档案借阅管理办法》，修改和完善《国网山西管理培训中心文件材料归档范围表》，以承载该系统运行的中心内网为载体，在中心网站上公开发布，让工作人员能够及时了解具体的管理制度和考核办法，确保部门兼职档案人员能够认识到问题的重要性，提高对相关问题的重视程度，保证工作有动力，行动有依据。

〔编辑：白洁〕