试析高校档案信息资源集成服务

刘扬 陈岩

【摘要】数字信息技术和网络技术的发展支持着各行业高效运转，本文在此背景下对高校档案信息资源集成服务进行探讨，提出从数字平台、系统对接、标准化、人才储备等方面构建高效档案信息资源集成服务。数字信息技术和网络技术的发展和成熟丰富了高校档案信息资源，也形成了用户对信息需求的个性化和多样化。高校数字档案信息集成服务是分析数字档案信息资源、技术手段、数字信息服务，并以整体、优化、创新思想为指导，以数字信息技术、网络技术为手段，保证用户获得档案信息渠道，使信息资源各项功能最大发挥，排除“信息孤岛”，满足用户个性化、多样化的信息需求。

一、高校档案信息资源集成服务面临的困境

（一）人才资源匮乏。档案信息集成服务需要一批强有力的人力资源力量做支持，他们应具备计算机技术、档案管理技术双重技术知识和双方面才能，从目前来看这也正是高校档案信息管理所面临的一大挑战。大多数高校目前缺乏类似的复合型人才，现有的档案管理队伍多为熟知基础档案业务流程却缺乏信息技术或网络技术知识之人，使得档案信息数字化管理的实现步伐相对受阻，影响了档案信息化建设建设。

（二）档案管理系统与办公自动化系统数据库对接脱轨。当前各高校基本上实现了自动化办公，创建了自行研发、设计的办公自动化系统，有效确保了办公效率，提高了办公质量。这些办公软件系统多来自于校内自身的设计，档案管理系统同样来自于高校档案部门设计，这使得档案管理系统与学校办公自动化系统之间存在数据库对接脱轨情况，二者之间无法达成互动交流的局面，甚至也会影响档案数字化管理优势的发挥。

（三）档案数字化形式单一。虽然部分高校已经启动档案信息资源数字化管理工程，甚至基本实现了库存档案数字化管理，但所谓的数字化管理还主要体现于纸介档案的扫描。单一的档案信息资源数字化形式使得档案信息利用效果不佳，由办公系统产生的电子文件归档滞后，缺乏有效管理，存在信息孤岛。现有的信息资源无法得到充分利用，使档案数字化管理模式的优势无法完全展现出来。

二、实现高校档案信息资源集成服务的对策

（一）创建数字平台，营造良好信息环境。实现高校档案信息集成服务需要一个健全的技术平台，为档案数字化管理创造一个有利的技术条件与和谐环境空间。数字平台的设计、相关软件的研发、档案信息归纳、系统设计以及信息存储备份等等都应有步骤、有目标地开展。结合自身特点研发适合其发展和管理的档案管理系统，并配套对应的配置与硬件设备。因为高校的信息化任务繁琐，每个工作日都可能出现大规模的档案信息急需录入、储存等，所以最好在所建设的系统中引入双服务器，高速扫描仪等设备，以便发挥良好的扫描、备份功能，维护档案信息资料的安全。创建档案信息查询系统，从而实现档案信息的有效核对、查询等功能，确保高效利用档案信息，促进档案信息资源的共享。

（二）创设多数据库集成接口对接。积极在办公自动化系统与档案管理系统之间创设数据库集成接口对接。为解决其之间的有效链接问题，在查询接口程序中设置档案信息查询项目，以此来确保档案信息管理同高校的自动化办公系统、人力资源管理系统、教务系统以及财务系统等之间的有效链接，为这些部门在办公过程中，查询档案信息资料的提供便利条件。也为档案管理部门提供信息数据收集、整理与归档便利，从而实现自身档案信息数据库的优化整合。对电子文件、数据进行提前干预，将其纳入档案数字化管理监控范畴，并以合理、有效的方式予以保护和留存，确保数据的完整与安全。与此同时将档案信息通过文本与影像两种模式进行共存，并参照档案管理数字化特点来编制出科学、完备、客观的管理规范制度。例如电子文件归档规范、数字化检测制度等等。

（三）打造标准化规范化体系。标准化与规范化已经成为高校档案信息集成服务的基础和条件。创建高校档案的标准系统，其中涵盖信息处理、录入、传播、检索、调控等多方面内容。建立健全高校档案信息资源集成服务的制度规范，并不是要求高校档案部门完全依靠自身的能力独自制定每一部制度规范，创立一整套制度规范体系，而是更多的充分整合、利用现有的国家、行业、地方制度规范，并结合学校实际制定具有针对性的制度规范，最终完成制度规范体系的构建。

（四）优化人才队伍结构。档案信息集成服务的前提之一是要拥有一批合格的信息技术人才，在描述构建档案相应系统或程序时能够及时、准确的反馈意图与思路，甚至能够自主研发符合本部门需求的相关程序、应用。这样才能确保信息化技术在档案信息管理与服务中得到充分合理的利用，才能确保档案数字化管理优势功能的发挥。因此必须加大档案管理人才队伍结构优化力度，重点培养并培训具备档案管理专业能力，同时又精通计算机信息技术的复合型人才。

（五）构建特色档案信息数据库。档案信息资源集成服务必然离不开信息数据库的支持，有必要构建一个与档案信息资源相适应的，能够发挥查询、检索以及其他多功能的档案信息数据库。开发特色档案库，依托本地元数据仓储，根据调度策略导出特定资源，按模板、指定主题形成专题资源库。特色档案库既可以根据馆（室）藏数字档案资源不同的形式、内容特征进行组织和归类，又可以按照主题或专题的知识组织方式来形成，然后统一存储于独立的数据库中。

参考文献

[1]陈岩.高校档案信息数字化建设探析[J].电脑知识与技术，2014（11）.

[2]刘扬.高校数字档案馆（室）建设的任务与目标[J].黑龙江档案，2015（3）.

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[5]马海群.影响数字信息资源建设的关键因素及对策分析[J].档案学通讯，2012.（04）.

注：本文系黑龙江省档案科技项目《高校数字档案信息资源集成服务机制研究》（HDK2014-14）成果之一。