高职院校档案管理工作现状与改进措施分析

郎贤梅

摘 要：在高职院校建设中，档案管理是档案维护的重要工作，同时也是档案规范化以及信息化的重要保障。高职档案管理的现状一定程度上影响着院校的管理水平以及教育质量。因此，加强档案管理是实现档案现代化的有效措施，也是提升高职院校档案管理水平以及教育质量的前提和基础。就我国当前高职院校档案管理的现状来看，还存在一些管理问题，本文就高职院校档案管理中存在的问题进行分析，进而提出提高档案管理水平的主要措施。

关键词：高职；档案管理；现状；改进

中图分类号：G717.24 文献标识码：B

一、高职院校档案管理中存在的问题分析

1.档案管理制度不健全

高校档案包含类目众多，随着高职院校的不断发展，各类档案管理也应跟随时代潮流不断调整档案管理制度。例如学生档案不仅包含学籍档案，同时也应包括学生进入院校后形成的所有具有原始记录性的材料，还应该包括学生心理档案、学生活动档案以及其他能够反映学生综合素质的材料，不仅包括纸质材料，同时也应包含数字化信息。

2.档案意识淡薄

由于档案的价值效益凸显较缓慢，投入与产出难以直接产生效益，大部分高职院校领导难以重视档案。此外，学校的档案收集方式仍然是采用管理部门主动索取的方式，一些档案部门不能够依法归档，对档案移交的意识不强，导致档案移交工作迟迟不能落实，材料的收集不齐全，严重影响了档案的收集工作。

3.管理信息化水平较低

目前，我国一些高职院校仍然采用传统的档案保管方法，电子化档案管理系统不完善，信息化管理水平低，导致档案管理工作跟不上时代发展的步伐，严重落后于时代发展。尽管很多高校会使用一些档案管理软件，如南大之星等，但对于软件的开发和利用仅限于查阅档案资源，数据化挖掘的意识非常薄弱。

4.档案开发利用程度严重缺乏

由于高职院校档案利用工作多数仅停留于查阅和借阅档案层面，加之缺乏足够的档案专业人力资源支持，高职院校档案信息资源开发相当缺乏。

二、提高高职院校档案管理水平的主要措施

1.建立健全档案管理制度

高职学校应该根据自身的实际情况，根据时代发展需要，制定有效的档案管理制度，使档案管理制度更科学，更贴合实际。此外，档案管理规范中还应该规范档案管理工作人员的工作流程以及工作行为，制定完善的档案归档制度，让管理人员遵循档案归档的规定。为了促进档案管理工作朝着规范化和法制化的方向发展，应该制定相关奖惩机制以及考核机制，并将其纳入到对相关人员考核的体系当中。

2.提高档案管理意识

一些管理人员认为档案管理只是档案部门的事情，与自身的利益无任何关系，这种错误认识加重了档案地位的边缘化。其实档案管理工作对高职院校园文化建设意义很大，档案的产生也是来源于学校的各级部门，只有前端管理有序合理，后端归档才能更加科学。因此，学校应该全面提升教职工及学生档案管理意识，不仅需要加强档案管理人员对档案管理重要性的认识，还需要加强学校教师对档案管理工作的认识，让他们能够树立正确的管理观念，为促进学校的发展建设提供更好的管理基础。

3.建立健全信息化管理系统

高职院校应在充分利用当前档案信息管理软件的基础上，在信息科学理论的指导下，积极构建档案管理信息系统，努力将档案管理软件与OA办公系统衔接，加强对数字化档案的认知和管理，从而促进学校档案管理的信息化、网络化、自动化以及智能化发展。

4.重视档案信息资源开发利用

目前高职院校的专业人才队伍不断增强，专业管理能力不断提升，但仍要重视档案信息资源的开发利用。例如，对学生档案信息资源的保管利用，挖掘知名校友档案资源；对历史档案信息资源的开发，编研校史，开辟校史展览馆，对校园文化建设提供原始性依据等等。

作为社会实践活动中形成的一种可靠性凭证，档案客观地记录了学校教育发展的历史情况，同时也保留了真实的历史痕迹。为了保证这些历史性凭证能够长久地发挥其参考资料的作用，需要借助信息化的管理系统强化管理水平，使得档案的发展更具有时代性特征。

参考文献：

[1]胡 宏.高职院校档案管理工作的现状与改进对策[J].办公室业务， 2013，（85）：170-171.

[2]查 荣.关于高职院校档案管理的几点思考[J].办公室业务，2012， （13）：142-143.