论档案利用与档案传播的整合

胡楠楠

【摘要】档案记载社会历史发展进程，档案记录有很多形式，有文字档案、音频档案、视频档案、图片档案。档案通过记录工具，记载人类的社会活动的发生，经过和结果，档案来源于国家、社会组织以及个人，记载在社会各个阶段的发展历史，档案的信息真实准确可以真实的还原社会历史，具有社会价值和历史价值，档案也是一种信息资源，为后人的探索提供信息，我们要充分利用档案的价值，做好档案传播工作。

【关键词】档案；信息；价值；利用；传播

档案要存放在一个重要的场所，因此，也诞生了档案馆，档案馆是国家和党委为保存档案而产生的，是文化机构，在社会飞速发展的时代，档案馆要发挥功能，开发利用档案信息资源以及传播整合档案，本篇文章从几个角度浅析档案的利用和传播整合。

一、档案信息资源的开发利用

档案作为一种信息资源，需要人们充分的挖掘资源，并善于利用资源，发挥档案的价值，具体包括以下几个方面：

1.开发利用工作的主体是档案工作者

我国的档案馆很多，各级各类的档案馆也有很多的档案工作人员，而档案信息工作的开放和利用就需要档案工作人员的工作，档案工作人员位于优势地位，是开放利用档案信息工作的关键。

2.开发利用的对象是档案资料

在档案馆储存着大量的档案信息资料，资料可以转化成为物质，档案馆的资料为后人利用开发档案资源提供了基础，档案馆储存的资料是档案原件，档案馆要对原件进行筛选、加工、整合信息资源，把档案转化为二次文献。

3.开发利用的客体是本单位或社会上的档案信息利用者

档案利用者是档案信息开放利用的最大受益者，也是开发活动的检验者，利用者有选择的利用档案信息，开发利用档案信息，产生更多的经济效益，享受最终成果。

4.开发利用工作必须借助于一定的工具和手段

档案信息的特点是原始和分散，档案工作者要迅速、准确的利用档案信息，通过检索工具，选择发现适用资料，通过工具进行科学的加工处理，及时的信息传递给档案利用者。

5.开发利用的任务是实现档案信息的共享

档案馆储存大量的档案信息，因此，要把档案馆储存的信息通过各种方法和渠道传播出去，实现信息共享，加强信息流动，发挥档案的价值，获得更多的经济效益和社会价值。

6.开发利用工作的目的是最大限度满足社会的档案信息需求

档案得以开发和利用是因为社会需要，社会需求是档案开发的前提，档案信息的开发和利用就是为了社会服务，同时也是为了促进经济发展。

二、档案信息资源开发利用的基本原则

档案信息开发不是盲目进行，要依靠原则，具体原则如下：

1、服务原则。档案的开发利用是为了满足社会的发展需要，按照社会的要求对档案进行合理的开发和利用，档案的开发也是为了适应经济发展潮流，因此，档案开发的实质是为社会实践活动提供信息，所以，档案开发要坚持以服务于社会为指导思想，明确档案开发的服务方向，档案的开发应随着党和国家的发展变化而变化。随着国家工作重心的转移，档案开发也发生变化，这就要求档案工作人员要明确档案开发的重点，为社会经济服务，有着良好的职业道德，充分发挥主观能动性，掌握档案开发的规律。2、开放原则。根据《档案法》相关规定，档案工作人员在档案开发和利用过程中要坚持开放原则，开放性原则符合档案信息发挥作用的规律，也符合社会发展的趋势。开放原则就是要求档案工作者在开发利用档案信息工作中，在不违背国家法律法规的情况下，最大限度的发散思维，解放思想，根据社会需求，提供档案信息，实现信息交流和资源共享，保障档案利用者在利用档案时的合法权利。3.法制原则。在档案开发利用的过程中要坚持法制原则。因此档案信息存在机密性，因此，档案信息资源开发利用受限制，在开发利用中不能触犯法律。是每个档案工作者在开发利用档案中牢记的规则。遵循法制原则，档案工作者在开发利用工作中以法律为标准，约束自身行为，促进档案信息的合法开发以及充分合理利用，从而保障国家和人民的利益。4、效益原则。档案开发利用过程中要遵循效益原则，档案工作者在开发利用过程中，讲求实效，寻找满足社会需要的档案信息。在档案开发利用中实现工作与效益的统一，不能为开发而开发，也不能把档案开发作为实现效益的手段。

上述四个原则是相互联系，缺一不可的。同时，档案信息资源开发利用就是档案资源整合的过程。

三、档案资源整合的含义和理论基础

档案信息资源整合就是对分散在本行政区域内各系统、各部门和各单位的档案通过科学分类整理编目和数字化处理，将档案实体和数字信息及查询系统资源通过实体收集或虚拟归档方式收集，集中保管利用，达到档案的物理资源整合、数据资源整合和查阅利用系统的整合，实现档案信息资源共享的工作。

四、档案信息资源整合的方法和途径

1、确立整合档案资源的目标。档案行政管理部门和档案馆要明确档案工作服务经济社会发展、服务民生的重点，尽快改变馆藏以文书档案为主，兼有少量的科技档案、专门档案和部分不系统的民生档案的状况，强化档案行政管理部门的主体地位，对本行政区域内档案工作实行有效监管。

2、采用科学的档案信息资源整合方法。档案资源整合是一项专业性很强的工作，必须要有先进的理念、先进的设备和科学方法，才能实现既定的目标。通过档案资源整合，强化了档案资源集中统一管理的原则，保证了国家全宗的完整性，安全性，利用有效性，实现了档案工作由封闭型向开放型转变。

五、档案信息资源的开发利用与整合离不开档案网站建设

档案网站建设是档案馆拓展服务功能和档案信息化建设的重要内容，它应是一个集多项功能于一体的开放性服务窗口。其基本功能包括以下几方面：1、档案信息服务功能。这是档案网站的基本功能，也是区别于其他网站的本质所在。建立档案网站的主要目的是向社会公众提供档案信息服务。为此，档案网站应该提供尽可能丰富的档案信息资源和在线查询服务。2、宣传功能。档案网站的宣传功能有两方面：一方面，它可以成为档案工作、档案机构和档案职业形象宣传的有效工具，可以利用馆藏档案资源进行宣传；另一方面，通过网上档案展览、档案公布等形式，开展传统历史文化教育和爱国主义教育，发挥档案网站的社会宣传教育功能。

六、总结

档案资源整合是社会发展对档案利用的新要求档案部门只有通过档案信息资源的整合，才能为社会提供利用档案信息储备物质保证和条件，满足人们利用档案信息的需求。能促进社会和谐发展，满足人民群众物质文化需求，增强服务功能，提升服务质量。但是，这是个很漫长的过程，档案工作者要坚定信心，把档案开发工作做好。

参考文献

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[2]周耀林，朱倩.大数据时代我国数字档案馆的建设与发展[J].信息资源管理学报，2015（02）.