浅谈数字档案管理中的知识发现与知识服务

董彦卓

【摘要】本篇文章主要是思考了在数字档案中如何做到在档案中发现知识而且利用知识服务社会，众所周知，档案是信息资源，无论是传统的档案还是数字化档案，都有着丰富的信息资源，而人们要做的就是能够充分的利用档案中的资源，为自己或者是为社会服务。但是人们利用档案信息的现状是，还不能发现档案信息现存的知识，也不能做好知识服务。下面我国就档案中的知识发现以及知识服务进行探讨。

【关键词】数字化档案；知识发现；知识服务

现阶段，我国正在开展档案信息化建设，而建设是在我国现有的档案基础上进行的，其特点是拥有大量的信息资源。因为国家进行档案信息建设，因此人们对于档案的管理以及服务的方式都增多。整个社会在建设档案的时候，都是为了能够实现信息资源共享这个目标，而在这个目标的指引下，建设进程一直在进行，并且不断的在实现目标。

一、知识服务是数字档案信息服务的瓶颈

档案信息化建设对档案信息的广泛利用提供了强有力的管理和服务手段，用户利用网络信息查询技术可以比较快速和准确的得到所需要的有价值的档案信息，数字档案信息资源的海量性和用户利用档案的专题性的矛盾得到一定程度的缓解。但是，用户若要根据自身的工作性质和信息需求，从浩如烟海的数字档案信息资源中，获取所需要的基于内容和解决方案的知识服务则缺乏相应的技术支持。用户得到的信息还存在冗余性和离散性，数字档案信息利用结果并不能完全满足用户的最终需求。换句话说，面对不断增加如潮水般的数字信息，人们将不再满足于数据库的查询功能，而是需要的是从数字档案中得到有用的信息或者知识为决策服务。

二、知识发现与知识服务的相关概念分析

（一）知识发现 最早出现信息发信这一词是在1989年，那年在美国底特律有一个国际学术，而知识发现就是在这个会议上提出的。六年后，在加拿大也有个相同的会议，对这个概念做出进一步的阐释。但是人们普遍认为知识发现这个概念是由学者Fayyad提出的，提出时间是1996年。很多人都觉得知识发现就是从档案中找到可利用的知识，而档案中的知识有基本都是数据，因此要将数据转化成知识，然后从中找到有价值的，可以被人们利用的知识。其实知识发信就是一个转化的过程，就是将数据变为人们需要的知识，然后利用知识为人们提供决策。现在知识发现以及数据挖掘共有三种关系可以供人参考，一种是挖掘是发现的前提，只是一个步骤，而这一过程还有七个小步骤，包括对数据的清理、综合、挑选以及转换等等，这种观点完全的将知识发现以及服务分开，而且认为挖掘只是发现过程中的一部分。第二种认为两者的关系的相同的，任何时间都可以将两者混为一体。第三种关系是说，发现知识是挖掘数据的延续。

（二）知识服务 知识服务这一观念的提出要比发现知识要晚，是在1999年一篇论文中提出的，论文的作者是任俊为。知识服务的重点是服务，而且是利用信息服务，在开展服务的前提就是能够丰富的信息资源去支持服务，而且在服务的时候，也要使用一定的技术，包括智能技术，这样可以帮助人们在众多的信息资源中，找到有效的信息。从这种观念中，我们可以看出来，知识服务是信息服务的发展。但是，现阶段，人们对知识服务的观念有不同的看法，一部分人认为，知识服务是为需要的人提供有用的信息资源，将信息提取、重组任何开发服务。就是按照知识的内容而服务。而另外一部分人认为，知识服务是利用知识应用，然后创新的过程。

三、数字档案管理中的知识发现与知识服务的一般模式

（一）数字档案信息空间 开展数字档案管理中的知识服务，首先要明确数字档案信息空间的概念。数字档案信息空间是宏观信息空间中的子空间，是由数字档案数据空间、软件空间、硬件空间、时间空间、技术空间、网络空间和服务空间等构成的空间集合。信息空间概念的运用始于对计算机应用系统的描述。对计算机应用系统而言，信息是对客观事物运动过程的描述，数据则是对信息的编码。应用系统运行过程中，系统的功能和信息管理是通过对数据的加工和处理来完成的。这时，包括硬件、软件和数据在内的计算机系统构成一个完整的信息空间。

（二）数字档案信息空间组织模式 数字档案信息空间的组织模式是指系统的运行环境、内部结构以及相互间的关系模式。数字档案信息空间的构建应当结合数字档案与知识服务的特点，构建网络体系、数据管理体系、应用和服务体系、标准体系和安全体系等，从而构成一个高效运行的有机整体。一般说来，数字档案信息空间应当包括数据管理空间、网络应用空间、知识服务空间三个组成部分。

（三）基于数字档案信息空间的知识服务系统 ⒈数字化管理。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。数字信息存取的主要功能是建立数字档案信息数据库、数据仓库和相关链接，建立档案信息资源组织体系，实现档案信息资源的集成、组织、存储、更新与管理。⒉知识服务。知识服务需要在数字管理上进行，而且数字档案可以按照自身的种类该分类，并且知道用户需要的信息，在分类的时候，为用户提供服务。数字化档案的体系可以有以下4种分类，一种是资源分类；第二种是为用户建立模型；第三种是处理反馈信息；第四种是知识推荐。资源分类是将整体的信息资源分成若干个部分，每个部分要有顺序以保证能够提供更多的信息，使其成为信息建设的基础。建立模型，主要是以用户的喜好为主，这样可以保证能够方便开展知识服务。反馈处理，主要是处理用户在接受服务所反馈的信息，包括评价等等。然后根据反馈信息重新改正，以保证为用户推送的信息都能够满足用户需要。知识服务中需要包括三个部分，一个是系统管理；一个是对信息的数字化管理；还有一个就是知识服务。这三个部分是相互支撑的，共同发展的关系。

四、结束语

本篇文章主要是研究了数字档案中的知识发现与服务，是众多同类型研究的一部分，由于资料有限，本次的研究还有不足，而且还有一些问题没有解决，例如技术方面的缺陷等。但是我国的计算机技术水平在不断的进步，而对数字档案的研究也会加深。档案中有着丰富的资源对其进行研究，可以使一些隐藏的资源被发现，而且还能成为促进社会发展的动力，因此为了能够挖掘更多的资源，希望大家重视数字档案的研究，提高知识服务水平，开创新的服务模式。

参考文献

[1]沈双洁.数字档案馆项目风险识别和分析研究[D].南京大学，2013年

[2]温献英.数字档案馆信息资源国家控制力研究[D].湘潭大学，2011年

[3]张佳丽.数字档案馆建设对档案工作的影响及其调试对策研究[D].黑龙江大学，2011年

[4]姚红叶.信息生态视阈下数字档案馆信息服务研究[D].南昌大学，2012年