高职院校教材零库存管理的思考

钟庆芳　许朝山

(常州机电职业技术学院　江苏常州　213164)



高职院校教材零库存管理的思考

钟庆芳许朝山

(常州机电职业技术学院江苏常州213164)

学院为了减少年终教材盘点的人力物力和资源浪费，同时减少库存的投资成本、服务成本、仓储空间成本和库存风险成本，提出了教材零库存的理念。其基本概念是每学期的教材在满足本学期学生和教师所需后，通过有效的管理机制，使当学期的教材库存量为零。因零库存管理模式的切实有效性，教材零库存管理作为一种新的教材管理理念和方式，正在被越来越多的院校采纳和应用。

高职院校； 教材； 零库存管理

0　引言

教材管理是学校教学管理系统中的一个重要组成部分，它对确保学校教学工作的正常运行起着至关重要的作用。库存管理在教材管理中占有极其重要的地位。尽管不同的企业对于库存管理都有不同的认识，但主要可归结为三方面：一是持有库存，企业持有一定的库存，有助于保证生产正常、连续、稳定进行，也有助于保质、保量地满足客户需求，维护企业声誉，巩固市场的占有率。二是库存控制，保持合理库存。库存控制的目的是保持合适的库存量，既不能过度积压，也不能短缺[1-2]。三是以日本丰田为代表的企业提出的所谓“零库存”的观点。零库存作为一项高效库存管理的改进措施，在倡导构建资源节约型社会的当下，已经广泛应用于各行各业的库存管理中。同时，在推行节俭办学背景的推动下，若在高职院校教材管理中引入零库存的概念，将对于减少教材的库存成本、服务成本、风险成本等方面起到重要的作用。

1　教材零库存管理内涵

零库存起源于日本物流管理学，在20世纪80年代日本的丰田公司已经开始应用这一管理理念，且非常成功，成为这一理念的最大受益者。零库存指的是物品不以仓库存储的形式存在，而均处于周转的状态。它并不是指物品的储存数量真正为零，而是通过实施特定的控制策略，实现库存量的最小化[3]。高职院校教材零库存简单地理解就是指当学期教材采购部门采购的教材刚好满足本学期师生的教学需要，没有产生教材积压。严格地说，教材零库存不是真正的零库存，只是实现库存量的最小化。高职院校可以借鉴这一管理理念，通过教材供应商、教材征订部门、教材采购部门、教务处以及师生的齐力配合、高度协调，在此基础上建立高效的教材征订、教材发放及流通机制。在留有一定时间余量的前提下，做到要使用教材时即订即用，从而大大减少产生库存的可能，实现零库存管理来降低管理成本，减少学院的资金浪费。

2　实行教材零库存管理的必要性及推行措施

对于库存造成的浪费，笔者深有体会，笔者在教务处教材管理岗位上工作10余年，到学校做的第一件事就是盘点学院老校区的库存。因历史遗留原因，加上缺乏教材管理经验，导致仓库里剩余大量的旧教材。当时其目的是本着更好服务学院的学生和教师，在师生有需要时即可到教材室仓库购买或领取教材，但因很多时候师生要的只是很少一部分，经过常年累积，教材的库存量逐年被增加，造成了极大的浪费。当时盘点了5.3万册教材，价值93.6万，由于版别和内容的更新，还有专业改革，不可避免存在教材的过时、破损和陈旧等问题，大部分教材已无使用价值，这些教材只能申请报废，造成了极大的资源浪费。在库存教材存在的时候，教材管理部门势必要对教材存放的地点投入人力和物力，来保证教材的数量、质量和安全，这在无形中又增加了开支。可见，对于教材库存量的有效管理和尽可能地缩减因大量剩余教材而维持库存量开支成本的需求日益强烈，零库存作为现代管理手段，使得这一目的变成现实。

在推行教材零库存管理的时候，要站在师生的立场上为他们考虑，充分做好宣传和教育工作，让他们清楚地认识到推行教材零库存管理的意义，做到人人树立节约资源意识，使得教材零库存管理理念在良好的氛围中逐步推进。

3　实行教材零库存管理的有效途径

零库存的管理概念已经广泛应用于各行各业，在高校教材管理中也不是新鲜事物，如何推进教材零库存的管理理念是落实这一管理手段的必要保障。笔者将以自己所在的高职院校教材征订管理的整个流程为例，讨论零库存管理在高效教材管理中的切实有效措施。

目前，笔者所在的高职院校整个教材征订的流程如图1：

图1　教材征订流程

针对以上教材征订的八个步骤，结合零库存管理基本内涵的现代管理理念，提出以下三方面的有效管理措施。

3.1公开招标

教材管理部门提出招标申请，由招标部门负责牵头各项工作，然后召开评标会，选出有经营资质、商业信誉高，服务到位的供应商，可以优先考虑一下两种服务的供应商，这些服务对教材零库存管理帮助很大。第一，接受剩余教材的退还。承诺学院在和供应商结账前接受剩余教材退还，这项服务对教材零库存管理意义重大，学院在教材订购和教学过程中存在教学计划教学任务变动、学籍异动、人才培养方案变动、补订、退订等一系列问题。特别是在征订新生教材时，由于最近几年招生形式发生变化，原来只是招收普高学生，现在有自主招生，招生人数扩大，但是实际报到率等一些因素使得教材征订时的数量难以精确掌控，为了保证所有报到的学生都有教材使用，只能过量征订。这些问题都会造成教材的剩余和积压，这样供应商就能解决这些多余教材。第二，教材托管。教材托管是指学院保留教材的采购和所有权，学院向供应商提供场地和支付一定的费用，而将保管权委托给供应商。在教材征订时，教材管理部门提供所需教材清单和教材发放清单给教材供应商，供应商自负盈亏，负责教材的运输、发放和领用，供应商提供教材流向的实际凭证，学院只按实际使用教材和供应商结账。在这种形式下学院不需要抽调人力来对教材进行管理和维护工作，这在一定程度上实现了教材零库存的供应模式。

3.2JIT供应模式

JIT(just in time)供应即在需要的时候，按需要的量供应所需的产品。本文的主题零库存管理在日本丰田公司应用非常成功，同样JIT供应模式也是在日本丰田公司的生产方式基础上发展起来的一种先进管理模式。

JIT的主旨是指所有劳动都是有效劳动，一般适用于传统制造业，运用到教材管理中就是学院与教材供应商建立紧密的合作关系。当学院教材征订汇总完毕，学院把所需的公开出版的教材信息反映给供应商，供应商应能迅速把信息反馈给出版社，出版社把印刷任务下达到印刷厂，印刷厂能对所需教材及时印制，然后通过供应商把所需教材送到学院，保证教材供应准确及时，而且不会产生积压。对于有自编讲义需求的院校，笔者的学校就是，有的针对性强的专业征订不到合适的教材，只能由相关教师自编讲义，请印刷厂印好后发放给学生使用。这样学院有教材需要的时候直接联系合作的印刷厂，印好后送至学院。原来对于自编讲义的操作方式是所有的教材尽可能地增加印量，降低成本，导致有的教材用1～2届就换版本，1 000多本积压在仓库，若干年后只能申请报废，所以合理应用JIT供应模式是教材零库存管理重要措施之一。

3.3定期清退和报废

对于笔者所在的学校，现在具体的操作办法是

与教材供应商签订在教材结算前退回剩余教材的合作协议条款，所以现在每学期教材结算前，学院把剩余的教材分门别类退还给各个教材原供应商后结算书款。但是由于学籍异动、转专业等一些原因，学生在教材结算完了才把不需要的教材退还到教材科，有的教材若下学期系部继续征订，则可以继续使用；有的教材以后都不使用，只能积压在库里。对于这样逐年积累下来的教材，教材室组织两年申请报废一次。

可见，只要在教材管理中合理利用以上三种有效措施，教材零库存管理将能出成效。

4　结束语

零库存的现代管理理念通过将库存量控制到最佳数量，从而避免仓库的建设、维护、管理、搬运等一系列问题，节省大量的人力、物力、财力等优点，而广泛应用到原料供应、物流配送、产品销售等各个领域。将零库存引入到高职院校教材的管理中是这一理念在教育管理行业的又一典型应用。对于教材零库存的管理，教材供应商、印刷合作企业、学院教材管理部门、师生通力协作是实施这一措施的基本条件。在得到在校师生理解的基础上，通过科学有效的途径推行这一理念，是实现教材零库存管理的可行办法。学校教材的零库存管理不仅能够降低教材库存的运行和投资成本，同时能极大地避免教材不必要的浪费，对于提高教材的质量，提升高职院校的教学质量都将起到良好的促进作用。

[1]王继伟. 热轧钢卷库存管理研究[J].科技展望，2014(7)：135.

[2]董鹏，郭丽美，荆一帆.突破库存管理瓶颈[J].企业管理，2013(2)：100-103.

[3]董鹏，郭丽美，荆一帆. 破除库存瓶颈[J].首席财务官，2013(3)：76-79.

Thoughts on Zero Inventory Management of Teaching Materials in Higher Vocational Colleges

ZHONG QingfangXU Chaoshan

(Changzhou Vocational Institute of Mechatronic Technology, Changzhou 213164, China)

In order to reduce the waste of manpower and material resources for inventory at the end of year, and to reduce the inventory investment cost, service cost, warehousing space cost and inventory risk cost, the concept of zero inventory management of teaching materials is put forward. The basic concept is to meet the needs of students and teachers, and to make inventory zero through effective management. As a new teaching material management concept and method, this zero inventory management of teaching materials has been used in many colleges because of its effectiveness.

higher vocational colleges; teaching materials; zero inventory management

2016-04-20

钟庆芳(1981-)，女，助理研究员，主要研究方向：高职教育、教材管理

G 717.3

A

1672-2434(2016)04-0045-03