浅析企业收据的管理

【摘要】收款收据，作为一种非正式的收款凭证，用于证明所收取款项的内容、金额及时间的凭证，仅适用于企业内部，诸如收取职工押金、临时性货款等。是企业重要的财务原始凭证，在现有企业的日常经营管理中普遍存在。它的存在给企业的日常管理带来了便利，但如果管理不善，也会给企业带来极大的风险。

【关键词】收据 管理 风险

收款收据，产生于企业内部经营管理和财务管理的需要，用于证明所收取款项的内容、金额及时间的凭证，仅适用于企业内部，诸如收取职工押金、临时性货款等。其作为一种非正式的收款凭证，是企业重要的财务原始凭证，在现有企业的日常经营管理中普遍存在。它的存在给企业的日常管理带来了便利，但如果管理不善，也会给企业带来极大的风险。所以有必要对收据使用过程中的收、发、存三方面做一个简要的分析。

一、收据的取得、存放

收据的取得有自制、购买两种方式，通常设置有一式三联（客户联、财务联、存根联）其中：客户联与财务联须加盖企业财务专用章，客户联交由客户保存，用于证明其已交付相关款项，准予相关部门办理其对应业务；财务联作为财务记账凭证后附的原始单据，用于证明已收取了相应业务款项；存根联交由开收据方留存，用于记录业务的完整性，以便日后核对、备查；从而在管理上形成一个闭合的环节。

收据应由企业指定部门统一购买或制作，并由专人负责保管、发放。首先，应设置收据使用登记簿，将所购买（自制）收据的数量及每本收据的号码编排进行登记；其次，启用前应检查有无缺号、缺联、少份、错号等现象，如有上述情况之一发生，此本收据不能使用，应及时调换或重制。再有，应在收据封皮的左上角记录收据的起止号码，以便管理、核对。

二、收据的发放与使用

收据使用部门领用空白收据时，由部门负责人统一到收据管理部门领取，采取验旧换新的方式，在领取新收据时需交回旧收据，领用时，应先清点核实有无少联、缺号、错号等现象，如有整本退回。核实无误后，如实填写收据使用登记薄，将领取数量、号码进行登记，双方签字认可。各收据领用部门要妥善保管收据，如有遗失、被盗等情况发生，应查清编号及时上报收据管理部门，以便处理。

收据的领取数量根据每月计划使用量核定，用完的收据存根或停止使用的空白收据，不得自行销毁，须按规定的期限交回收据管理部门进行核销处理。核销时收据管理部门须复核收据的使用情况，如有作废的情况发生，记录在收据封面指定位置，使用人和保管人员同时签字确认并登记备查。

根据“不相容职务”相关规定，出纳人员只负责办理现金相关的收、支业务，不负责开具收据及最终收回、核销收据。故开具收据这项工作应交由非出纳人员以外其他人员办理。具体流程如下：（1）经办人凭相关业务部門开具的《收款通知单》，将现金交至出纳处；（2）出纳收到款项后通知收据开具人员开具收据；（3）收据开具人员根据“收据”的具体事项详细填写经办人、收款事项、金额、收款日期等内容，并要求出纳等相关人员签字，完成后将一式三联中的“客户联”递交经办人（现金支付方）；（4）剩余两联，“财务联”转交给出纳人员，出纳人员据此登记现金日记台账，并将此联送交会计人员做记账凭证使用；“存根联”由收据开具人员保管，用于日后核对、备查。

开具收据时应按收取款项类别，分联填写，严禁多个款项使用一联收据，必须做到严格按号码顺序填写，不得跳号，且须一次套写所有联次，保证全部联次内容一致；若发生错误，必须重新填写，不得随意涂改、挖补、及撕毁。填写错误的收据经所在业务部门主管和财务主管同时签字确认，方可视为作废；作废收据必须加盖“作废”章或加注作废标记，且三联全部保存在收据本上，不得有缺号或缺联。

三、收据的保管

收据的保管工作包括对空白收据和已使用收据的管理。首先，收据管理部门应定期清理一次库存空白收据，将账面数与实有数、账面编码与实际库存编码进行核对；并于年终将已使用收据按《会计档案管理制度》的要求存档保存，归档前首先要核查已使用收据数量、编码是否与台账记录相符、是否有跳号、缺号现象，已作废收据是否加注有“作废标记”并三联全部收回，若不能同时满足以上要求，则不予归档。其次，收据管理部门要定期与财务部门对账，核实开出收据的金额与财务部门收到的款项是否一致，如有差额，查明原因、尽快处理；再有，收据管理人员业务交接要有严格的制度，如开具收据人员工作岗位变动或离职，不能继续管理收据，应将收据管理台账、未用收据和已使用收据存根一并移交给接收人员，交接时，应对收据进行全面检查，要求无缺失、开出收据和财务收到款项一致等，移交过程应由第三方人员（一般为部门负责人）监督，双方移交后相互办理工作交接签字手续。

四、案例分析

某审计机构在对某公司的企业内部管理有效性进行评价时，发现其在“使用收据”的管理过程中存在未建立收据管理台账、已作废收据三联保存不完整及已作废收据未加盖“作废”章或未加注作废标记等现象。

首先，就“未建立收据管理台账”可能给企业带来的风险进行分析。企业未建立收据管理台账或台账信息不清晰都会导致企业管理层无法清晰掌握购置、使用收据的数量、编号情况，收取的款项是否与实际业务发生情况相符、收据开具的金额与收到的款项是否相符等信息；更有甚者，如若其中的一本或若干本收据被某人或某单位获取而未被及时发现，其以该公司的名义对外开具收据招揽业务实施诈骗，将会给企业带来不可估量的损失。其次，再来谈一下“已作废收据三联保存不完整及已作废收据未加盖“作废”章或加注作废标记”情况下可能存在的潜在的风险；如企业已作废收据中客户联未收回，该客户联也未加注作废标记，则这联收据依然有效、依然可以作为该公司正常业务的收款凭据，如某人以公司名义将此联开具给客户并私自收取款项，将会给企业带来财产损失及法律纠纷；同样，已作废收据未加盖“作废”章或未加注作废标记，被工作人员误当做正常收据开具给客户或被某不法分子获取，也存在同样的风险。

综上所述，随着社会产业的多元化发展，经济形式呈多样化，收据作为一种常用的收款凭据，会在越来越多的业务领域发挥作用，收据管理作为企业内部控制管理的一部分就会变得尤为重要。所以，健全收据管理制度、加强收据管理力度势在必行。

参考文献

[1]王兵，刘力云，鲍国明.内部审计未来展望[J].审计研究.2013（5）.

[2]沈维成.论内部审计与企业价值[J].中国内部审计，2011（8）.

作者简介：孙媛（1982-），女，汉族，山西晋城，晋煤集团审计部，研究方向：审计。