试论医院人力资源管理中的档案管理

张斌

摘 要：文章简述了医院人力资源管理与档案管理的关系，分析了人力资源管理中档案管理目前存在的弊端，提出了改进人力资源管理中档案管理的措施。

关键词：医院 人力资源管理 档案管理 弊端 改进措施

中图分类号：F240

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）02-262-02

全国卫生体制改革进一步深化的要求，加快了各级、各类医院科学化管理的步伐，人力资源管理是实现医院战略目标的切实可行的科学管理方法。档案管理特别是人事档案管理在人力资源管理中至关重要，人事档案管理质量好坏直接影响人力资源管理的实效性。

一、人力资源管理与档案管理的关系

所谓人力资源管理，是指“通过采用现代化的科学方法，对人的思想心理和行为进行有效的管理，充分发挥人的主观能动性，以达到组织的目标”。人力资源管理的根本是对人的有效管理。所谓档案管理是指国家机构、社会组织和个人将在社会活动中形成的、保存备查的各种形式的原始记录进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。事业单位（包括医院）档案分类中的干部职工档案即人事档案，人事档案管理是指国家机构和社会组织在人事管理活动中形成的，记录个人工作经历、思想品质、能力业绩等真实的历史材料，经过收集、整理、集中保管及提供利用的活动。人事档案管理是以个人为单位进行的行之有效的管理。两者存在着密不可分的关系，人事档案为人力资源管理提供真实可靠的人事信息数据，是有效进行人力资源管理的重要依据。在医院人力资源管理过程中，要想保持人力与物力的最佳比例状态，就要对人力资源进行合理高效地配置，做到最大限度地发挥人的主观能动性，故必须不断补充、完善人事信息档案，进一步加强人事档案管理，两者相互隶属、影响，相互促进、发展。

二、人力资源管理中档案管理目前存在的弊端

人力资源管理随着社会发展的不断进步，管理模式发生了重大变化，新的人力资源管理在医院管理中发挥着重要作用，而人事档案管理在医院人力资源管理中发挥着重要作用。目前，医院的人事档案管理现状已越来越不适应医院人力资源发展的需求，表现为以下几方面：

1.档案管理不集中、统一。根据“山西省企业科技事业单位有关档案分类标准”，干部职工档案即人事档案属于医院档案分类中的一类，应该在综合档案部门保管使用，但在实际工作中，干部职工档案均在人事部门保管使用，而且归档时存在重复归档现象，即综合档案部门保管的行政管理档案中有人事档案保存的内容，而人事档案中也有行政管理档案中保存的内容，实践中也没有统一口径的归档要求，势必形成在管理体制上的多头分散管理现象，破坏了档案集中统一保管的原则，不利于档案查阅工作及档案资源的共享。这种管理体制下，“弃档”、“死档”数量增多；档案的统一性、规范性、标准性较差；职责不清、互相扯皮现象严重，造成人、财、物的极大浪费。

2.档案归档工作欠规范。一是档案用材不符合档案标准，如：立卷时纸张规格大小不等；案卷皮、档案盒等不是无酸纸制等；二是归档材料不准确、完整，如：归档与否不准确，归档内容交叉重复，归档材料有失真、涂改、丢失等现象；三是归档案卷质量不高，如：人事档案材料中主要反映的是个人经历、政治面貌、社会关系等传统内容，而适应人力资源管理的反映个人实际工作能力、创新能力、个人业绩成果等内容材料较少，甚至没有；四是医院人事档案管理与档案业务部门脱离，人事档案工作不在综合档案部门的监督之下，由于缺乏档案部门的专业培训和统一的业务指导，也没有制定《人事档案归档范围和保管期限表》，致使档案管理人员业务素质较低，缺乏统一、规范的管理标准、文档格式等。

3.档案管理理念、管理手段和人员素质滞后。一是医院高层领导没有正确树立档案管理理念，认为此项工作不直接产生经济效益，在医院的发展进程中无足轻重，只重视医疗业务建设，不注重档案工作。二是档案工作者缺乏改革和创新理念，管理档案只停留在保管和正常的提供利用上。三是医院的档案管理还停留在纸质管理阶段，大量的手工操作仍贯穿于档案工作中，虽然有些简单的信息化设备，但是离真正的档案信息化、现代化建设相差甚远，大大降低了工作效率，不能充分发挥档案管理在医院人力资源管理中的重要作用。四是医院人事档案管理的人员普遍素质不高，表现为：档案管理队伍不稳定、专职人员少，且受过档案专业教育的几乎没有，管理者文化程度不高，专业水平、综合素质较低，不利于档案的信息化、现代化、科学化发展。

三、改进人力资源管理中的档案管理的措施

1.树立科学、先进的档案管理理念。医院高层领导应高度重视档案管理，要从战略高度出发，认识到其在人力资源管理中的重要地位，认识到档案管理和医院的业务建设同等位置，同样重要，从而在科学合理配置人员，配备现代化档案设施等方面予以大力支持，下大力气抓好档案管理的现代化、规范化、科学化建设，确保人事档案为人力资源管理提供坚强有力的后盾。

2.建立健全统一、完善的档案管理机制。医院要从整体出发，考虑和规划建设综合、统一的档案管理系统，建立综合档案部门，将分散管理的人事档案进行合并整合，按照有关档案标准，合理配置，统筹管理，建立统一完整的档案管理机构，健全严格的档案规章制度，确保档案管理的统一性、整体性和协调性，真正发挥人事档案在人力资源管理中的作用。

3.进一步加强档案管理的制度化、规范化。适应人力资源管理的要求，制度化、规范化管理人事档案。按照档案管理的有关制度和要求，在人事档案的收集、整理、鉴别、归档、借（查）阅、利用服务及档案装具、库房建设等方面，建立一系列规范、完整的档案管理制度，做到收集材料真实、完备；整理材料及时、合理；归档材料准确、完整；鉴别材料去伪存真；查阅档案坚持原则、安全保密；提供利用更新观念，积极、主动开发利用人事信息资源。档案硬件设施符合要求，整齐划一，确保规范的人事档案更好地服务于医院人力资源管理。

4.加快档案管理的信息化、现代化进程。医院现有的人事档案管理制度已不适应日益发展的人力资源管理的要求，在网络技术迅猛发展的今天，医院必须将信息化建设摆上重要议事日程，积极投资建设数字化档案管（下转第265页）（上接第262页）理、电子档案管理等先进的管理技术，尽快将档案管理网络化纳入医院的信息化建设中，建立包括人事档案信息系统在内的档案管理信息网络系统，通过计算机终端和系统互通互联，加快高效运转的档案目录数据库和全文数据库建设。建立能够适应人力资源管理需要的智能化、数字化、网络化的人事档案管理系统，为档案需要者提供更便捷的服务。与此同时，努力提高档案管理人员的专业水平和业务素质，引进和培养档案管理专业人员，不断加强对人员的继续教育和培训，档案管理人员也需要不断提高自身的综合素质及计算机应用能力，以胜任医院人力资源档案管理工作的需要。

总之，医院人力资源管理中的档案管理在医院的人才培养建设和医院两个效益的发展等方面起着十分重要的作用，科学、有效及规范的人事档案管理对医院建立和开发人力资源具有重要的现实意义。因此，医院管理层要以战略发展的眼光认识到人力资源管理中档案管理的重要性，深入了解和正视人力资源管理中档案管理存在的弊端，大胆改革创新，以先进的管理观念，管理技术和管理手段，科学有效充分发挥人力资源发展中档案管理的重要作用，促进医院长远发展。

参考文献：

[1] 杜汝芯，邱绪华.论述人力资源工作中的档案管理.城市建设理论研究（电子版），2012（13）

[2] 芦艳丽.浅谈人力资源工作中的档案管理.管理学家，2013（1）

[3] 孙婧.浅谈人力资源管理中人事档案管理的作用.城市建设理论研究（电子版），2014（16）

（作者单位：山西省荣军医院 山西太原 030000）（责编：李雪）