人事档案管理存在的问题及对策

文·赵山

人事档案管理存在的问题及对策

文·赵山

人事档案包括干部人事档案和职工人事档案两种，统属国家档案的范畴，分别由组织人事部门和劳动保障部门归口管理。虽然国家组织部和国家劳动保障部对这两部分档案的管理作出了严格规定，但由于种种原因，人事档案一直未纳入档案集中统一管理的序列，致使档案行政管理部门对其管理相对弱化。随着经济社会的快速发展和政治、经济体制改革的深入，人事档案管理中存在的问题时有暴露，比如有的人事档案被丢失，有的人事档案被人为篡改，有的人事档案归档不全。特别近些年由于职工档案管理不到位，造成职工退休时无法办理养老保险、无法享受应得利益的事情频频发生，已成为影响社会稳定的因素之一。

一、人事档案管理存在的问题

据2002年3月3日《北京日报》报道，有11位农转非居民的人事档案丢失了16年，直到一位居民急需用档案时才被发现。人事档案是为本人“提供相关人事服务的依据”。然而，许多人却很难明确地说出本人档案的作用，只知道是记录本人一生中的重大事件，是用来证明自己用的。由于本人对自己档案的内容并不了解，所以多数人虽然认识到档案很重要，但却不了解档案到底能为自己做什么。另外，由于传统的人事档案管理方式对当事人几乎完全保密，且不说这是否侵害了个人的知情权，单从公平的角度讲，个人也与工作单位无法站在同一水平线上。

现在，国家已经或正在建立健全各种制度以保护公民的合法权益。然而，不公平的人事档案管理制度却形成了一个漏洞，使个别单位得以侵害劳动者的正当权益。前几年，曾有一位同志在应聘时屡屡碰壁，直到有人用鄙夷的口吻暗示他曾有劣迹时，他才意识到自己的档案出了问题。经过复杂的调查，他才知道是原单位因为不满他的调离，在未通知本人的情况下，擅自在他的人事档案中加入一张有损其名誉的材料。

鉴于上述种种情况，笔者认为目前人事档案中存在的问题，一是档案管理安全性问题；二是档案管理真实性问题；三是档案管理保密性问题；四是档案管理规范性问题等。

二、人事档案存在问题的原因

一是与人事档案的神秘性和封闭性有关。人事档案涉及当事人的个人信息。这些信息有的是个人形成的，有的是单位形成的。无论是谁形成的，都有涉及个人的不宜公开的私密。同时，由于历史、传统等原因，也人为地给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，致使人事档案不能和与档案直接相关的当事人相见。所以，有的人的人事档案被无缘无故的增加或减少有关信息也就不可避免了。

二是与档案管理机制上存在一定缺陷有关。虽然，国家也把人事档案作为整个国家档案信息资源的一部分，属于国家集中统一管理的范畴，接受各级档案行政管理部门的监督指导。但是，由于其特殊的地位与历史的原因，档案行政管理往往很少对其行使监督指导权。同时，人事档案整理比较简单，管理相对比较规范，这也造成了档案行政管理部门对此放松了应有的监督和指导的缺位。从实际情况看，档案行政管理部门为了规范档案管理而制定的定级升级标准、目标管理标准及档案管理考核标准，都未将人事档案真正列入其中。

三是与档案管理人员责任心不强有关。人事档案涉及的是个人的利益，材料是否齐全、完整非常重要。但档案管理人员一般只注重对普通材料的收集整理，对于具体到某个人的材料是否齐全则不能尽职尽责。同时，个别管理人员由于素质不高，利用职权随意更改或增减他人材料的情形也有存在。有的领导出于某种目的，指使管理人员篡改下属有关材料的情形也有存在，从而使神秘的人事档案变成了其个人操纵他人的工具。

三、解决人事档案存在问题的途径

一强化档案行政依法管理职能。把人事档案纳入国家档案整体管理之中是有法律依据的。《干部档案工作条例》中对干部档案进行了界定，“干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。”这就把干部人事档案从根本上纳入了国家档案的范畴。同时，《干部档案工作条例》也规定，“干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。”《中共中央组织部、国家档案局关于印发〈干部档案工作条例〉的通知》中也明确规定，“干部档案工作纳入全国档案工作管理体系。今后，干部档案的具体管理和干部档案工作的领导与指导，仍以各级党委组织部门为主，各级档案行政管理部门按《中华人民共和国档案法》等有关规定，进行宏观管理和协调工作。”《企业职工档案管理工作规定》中规定，“企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，受劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。”这些规定都为档案行政管理部门依法加强业务指导和监督提供了依据。

二强化档案人员责任意识。人事档案中的职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。《干部档案工作条例》规定，“干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。”“县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。”单位和档案工作者都应严格依法管理人事档案，保证人事档案的齐全、完整、安全有效，以高度的责任心来做好人事档案管理工作。

三建章立制，规范管理。《企业职工档案管理工作规定》中指出，“职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门要设专人管理职工档案。”人事档案形成和管理部门要严格按照国家有关人事档案管理方面的规定，为人事档案管理配备必要的库房、柜架等保管保护设施；配备具备专业知识的档案管理人员；建立健全档案管理机制和规章制度，从组织上、制度上、人员上、物质上保证档案工作的顺利开展，规范整理，安全保管和有效利用，做到有档必归，科学整理，规范管理。

人事档案包含了个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等信息，既是个人求职、单位求才的依据，也是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，对个人成长、单位用人、社会发展都具有重要作用。

（作者单位：烟台市劳动就业办公室）