浅析公路工程档案工作存在的问题与对策

文·孙文星

浅析公路工程档案工作存在的问题与对策

文·孙文星

公路工程档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。它包括公路建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、勘测、设计、施工、竣工、试生产等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像、实物等形式与载体的材料。公路工程档案在工程运营和维护工作中无疑发挥了重要作用，然而公路工程档案存在的问题，像建设项目档案不齐全不完整，特别是公路建设前期立项决策、可行性研究、方案论证等策划决策阶段的材料缺失严重；工程建设单位主管人员对档案工作不重视，公路建设运营单位档案人员缺乏综合技能；公路工程档案整理不标准、编制不规范、质量不高；公路工程档案管理体制和制度不健全、不按规定移交等，有时也严重制约了公路建设运营，给工程建设运营带来无法挽回的损失。为此，笔者根据多年来的实践与体会，就公路工程档案管理提几点粗浅的看法。

一、把好公路工程档案材料收集关，确保齐全完整

公路工程档案的成套性，决定了公路工程档案与整个工程开展的不同阶段密切联系在一起。建设项目都要经历立项调研、可行性研究、评估决策、勘测、设计、施工、竣工、试运营等阶段，公路工程档案应该涵盖每个阶段的文件材料。然而现实工作中，往往只重视公路建设实施过程中形成的档案材料，对公路建设项目前期形成的调研论证、可行性研究、决策、计划立项、项目审批等阶段的档案材料和后期的竣工验收和试运营等环节的档案材料不够重视、收集不全，只注重收集一些图纸类材料，缺乏相关的记录性文字材料。针对这一现象，我们要做到以下几点：

一要制定完善的公路工程档案归档范围和保管期限表，明确列出应当归档的文件材料。这当中要注意同一个公路项目，应针对设计方、施工方、监理方和建设方制定不同的保管期限，对不同的归档单位进行区别对待，这就需要建设方和各参建单位互相交流和协商，确定适应自己的归档文件材料范围和保管期限表。

二要实行公路工程档案文件材料的登记和积累制度。通过对建设文件材料的登记，掌握各部门办文情况和文件材料的流转状态，明确每个部门的归档范围、责任以及文件材料的归档节点，保证文件材料存放有序、安全，避免混乱和遗失。

三要落实“三纳入”“四参加”制度，将公路工程档案工作纳入建设活动业务流程，加强档案人员对业务文件的前端控制；将公路工程档案管理工作纳入建设合同管理中，通过合同条款明确各方在建设项目档案管理中的责任，保证建设项目文件材料的完整齐全和质量。

二、把好公路工程档案整理归档关，确保归档规范有序

公路工程档案材料有别于其他门类档案材料，整理归档中要遵循科技档案的自然形成规律，注意保持文件材料之间的有机联系。公路建设单位档案部门在制订分类方案时，必须进行缜密的研究、全面的考察，使分类方案的类目体系设计得科学、合理。同时，要科学预测对本单位工程档案的形成及发展趋势，将不断产生的新类目及时反映在方案中，使公路工程档案的分类方案具有长久的适用期，以保证公路工程档案管理秩序的相对稳定。

一要把握好分类方案的整体性和严肃性，确保各类别之间不互相交叉；把握好分类方案的客观性和综合性，注重分类标准的客观性和分类方法的统一性；把握好分类方案的包容性和稳定性，确保公路建设项目形成的所有档案材料包容在内，并注重一个单位在一个时期内分类方案的相对稳定性。

二要区别图样技术文件 、技术文字材料、目录文件材料和声像科技文件材料等不同类型的材料，并分门别类地进行整理归档。在组卷环节中，建设单位要将公路建设项目形成的工程前期文件、建设施工管理文件、竣工验收管理文件、运营管理文件等，按阶段结合问题进行组卷；施工单位要将工程技术文件，按标段或单位工程或专业工程等特征组卷；设备仪器文件要按专业、系统、台件、技术结构特征组卷；监理文件要按专业、时间、文种等特征组卷；图纸要根据设计单位提供的卷册目录按专业、卷册号组卷。在公路建设档案的排列环节中，单位工程文件案卷要按照单位工程综合管理性文件卷、施工记录及相关试验报告卷、质量验收文件卷的顺序排列；施工记录卷要按施工工序排列，强制性条文执行记录可排列在相应的施工记录后；质量验收文件卷要按单位工程质量验收划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收排列；监理文件卷要按管理文件卷、监理日志卷、监理记录卷、监理月报卷、监理会议文件卷、监理总结卷的顺序排列。

三、抓好制度建设，明确工作责任，建立健全档案综合协调机制

公路工程档案具有形成周期长、产生单位多、数量庞大、产生与保管单位分离等特点，因此需要建设、勘察、设计、施工、监理等各参与单位的共同参与、相互配合，建立档案工作协调机制，强化档案工作意识，明确各参建单位和人员的档案职责，健全档案管理制度。

首先，各参建单位要将工程文件材料的形成、积累、整理和归档纳入项目立项申报、勘探设计、征地拆迁、招投标等各项建设程序中，纳入项目建设管理计划，纳入有关部门和有关人员的岗位职责。建设单位的档案人员不仅要做好档案材料的收集整理归档工作，同时要督促各勘察、设计、施工、监理参与单位的档案收集整理归档工作。各参建单位在工程竣工验收后，要按合同要求向建设单位及时移交全部档案。公路建设单位应对各参与单位的档案工作实行事前业务指导、事中全程参与、事后验收监督的职责。

其次，各参建单位要在项目建设的前期筹备、项目设计、施工、监理、招投标时，同步提文件材料的形成积累及归档要求，并写入相关合同协议条款；要在检查项目进度质量时，同步检查文件材料的形成情况；要在项目移交竣工验收时，同步验收项目档案情况。形成规范的档案管理体制机制，严密控制每个环节，确保工程档案管理制度化。公路工程建设单位在工程建设过程中，在严把工程质量关的同时，要加强对参建单位的档案管理进行指导监督协调，确保形成的档案材料的完整性、齐全性、系统性、准确性、规范性。

四、强化对公路工程建设人员的教育培训，加强档案队伍建设

重视档案人员的专业技能和业务素质的提高，建设复合型档案人才队伍是做好建设项目档案管理的基础。目前很多公路施工单位资料管理员的档案技能水平参差不齐，立卷质量难以保证，即使有专业的档案管理员协助立卷，也会因个人的技能水平和认知程度而产生一定的差异。所以，针对公路工程档案管理人员中有的只具有工程管理技能而不懂档案业务，有的只懂档案业务而不了解工程技术等问题，公路建设项目单位要加强对工程技术人员的档案培训力度和对档案业务人员的工程技术培训力度，注重培养既懂工程技术又懂档案业务的复合型人才。要确保工程技术人员掌握工程技术档案形成过程和形成规律，熟悉档案分类方案，明确归档范围，了解档案分类方法，掌握档案编号规则，能够熟练档案材料的排列与组卷；又要确保档案人员懂得工程专业知识，了解操作程序及工艺流程，掌握每个阶段工作会形成哪些档案材料，并对每种材料的内容和保存价值做到心中有数，确保工程建设和档案整理同步进行。同时，还要提高公路工程建设单位主管领导的档案意识，强化领导的主体责任，力争从公路工程建设单位的顶层设计上，就注重加强公路工程档案工作，为公路工程档案的健康发展奠定基础。

（作者单位：临沂市兰山区公路管理局）