汇文文献信息服务系统改进与升级

2016-09-06经验人张志毅蒋大伟

中国科技信息 2016年7期

经验人：张志毅　蒋大伟

汇文文献信息服务系统改进与升级

经验人：张志毅蒋大伟

本文就汇文文献信息服务系统中借阅模块与委托模块在工作过程经常出现的问题，提出对汇文系统升级与优化的改进方案，并就一些图书馆管理上的问题和应采取的对策进行探讨。

汇文公司现在的主打产品“汇文文献信息服务系统”自1999年起在全国范围推广，到目前为止已为国内近700多家知名高校和公共图书馆所选用，其中包括教育部公布的39所“985”学校中的15所，116所“211”学校中的50所大学。汇文对系统目前已经是图书馆界占据份额最大图书管理系统，得到了全国广大用户的一致肯定和推崇，汇文软件在很短的时间内迅速成长为全国图书馆界公认的著名品牌，汇文系统显示了良好的适应性和市场竞争力。

汇文图书馆信息服务系统的设计是基本符合我国图书馆的工作习惯及流程的。汇文系统通过不断升级该进，现在已经进入Libsys5.0版本。作为国内最早使用汇文系统的南京大学图书馆在使用汇文图书管理系统的过程中，积累比较多的使用经验。在汇文系统的使用过程中发现问题，对系统的升级特别是流通借阅管理和流通借阅改进提出了很多有益改进的意见，汇文系统也做出积极的回应，努力地进行了改进升级，用户也给出了正面评价。

汇文系统在升级时，一方面要考虑方便用户使用，注重优化系统，同时应针对在图书馆具体应用过程中所发现的问题逐步加以改进，使系统功能更符合图书馆的工作规律和需求。

总体来讲，汇文系统的使用是顺利的，功能也越来越多，用户的反馈也是正面的。但是从我们用户角度来说，依然觉得有需要改进之处。

委托借还

这些年来，高校的新校区的建立，使得名义上的同一所高校，在区域上分成多个校区，如何在这多个校区间合理地分配图书馆馆藏资源，更好地和更方便地满足读者对图书借阅的需求，如何让图书馆的资源在多个校区之间进行有效的流动，是图书馆需要解决的问题。正是在这个需求之下，汇文公司设计制作了图书借阅管理委托模块。委托借还模块实现了各校区读者对异地分校区图书的借还。

图书异地委托使读者摆脱了时间和区域的限制，可以让读者感受到图书馆提供的便利、快捷的个性化服务，是解决信息供需矛盾的有效途径。图书委托服务的顺利实现提高了图书馆服务水平和用户满意度，最大限度地发挥了馆藏信息资源的作用，提高了图书资源的利用率，很大程度上缓解了师生因文献分配尚未做到最优所带来的种种矛盾。

委托借阅程序分为以下两种，1：委托；2：被委托。读者通过信息查询系统查询到分校的图书信息，如果本地没有信息显示的图书，则可以通过委托模块委托分校的图书，模块首先输入委托图书信息，如果对方校区所需图书在馆，则点击确认，模块提示委托成功。被委托图书馆接到委托信息后，经过以下程序，通过申请清单——图书划到——到书清单打包——整个流程自然衔接。

在使用过程中，笔者发现，有的读者在委托借阅之后，借阅权限实际上已达到虚拟的最大册数。在委托之后，该读者又去借阅了其它图书，此时该读者实际借阅册数已满。而工作人员在查找到该读者所委托的图书之后，在委托模块上无法进行划到处理，系统显示的是没有满足该条件的图书。对工作人员来说，是浪费了时间和精力。相对应，由于委托成功，而图书实际并没有划到，这时某些读者会认为是图书馆管理问题导致自己需要的图书没有划到，并不知道是自己最大借阅册数已满所致。

笔者设想认为，针对该问题，借阅模块可以进行以下改进。读者在委托之后，如果虚拟借阅册数已满，而后该读者又去借阅其它图书，在该读者进行借书证扫描时，系统可以发出提示：举例如图1所示。

读者根据自己的需要，做出取舍，这样既可以减少工作人员时间与精力的浪费，也可以较少读者对工作人员不必要的误会。

委托是否和预约一样有优先权，目前尚有争论。笔者倾向于委托一样有优先权。委托成功实际也是一种准契约，在委托成功之后，该读者就应该享有该图书的借阅权，这也符合先到先得的原则。

增加信息传递功能

目前读者联系图书馆服务部门，一般是通过电话、图书馆信箱，也有图书馆在探索微信回答的方式。

图书馆信箱由于存在滞后性，而负责回答的人员又不是一线的工作人员。受到对业务的熟悉程度和具体工作环境的限制，也很难对读者的提问做出令读者满意的答复，而对很多具体的业务问题还需要转到一线的业务部门，显然效率很低。

图1　

图2　

图3　

图4　

图5　

对于微信回答，笔者认为，现在不宜做过于乐观的评价。一是从读者的提问千差万别，机器作答很难满足要求，只能满足一般的提问；二是作为对读者的尊重，笔者并不看好这种应答方式。

南京大学图书馆在进行微信智能问答系统测试期间，给部分同学发送了消息，测试微信问答系统功能。存在的主要问题是：智能回答不准确，默认回答帮助不是很大，界面还欠友好。

微信可以作为一种辅助应答系统，但图书馆不可以对其给以过大的依赖和希望。

创造读者与一线工作人员直接对话的条件与环境

汇文系统整个系统都在局域网内运转，是一个封闭的生态圈，汇文系统并没有信息传递功能。笔者认为，基于互联网的思维，汇文系统有必要打开边界。未来的汇文图书管理系统，笔者希望不仅仅能够将图书馆与读者、部门与部门之间联系起来，甚至可以把图书馆与书商能够连接起来，把系统的外延扩大。

如果系统增加信息传递功能，将会使图书馆服务部门与读者的联系更加紧密，沟通更加方便，服务部门能够第一时间看见读者的诉求，这样既可以第一时间帮助读者解决困难，也可以最大限度弥补某些工作漏洞与失误，以求做出补救。图书馆服务补救的原则的即时性原则，补救反应的时间越短，越可以减少误会和消除误解。

读者使用链接的QQ号就可以与一线工作人员直接对话，或提问题或者寻求工作人员的帮助。工作人员可以通过QQ直接回答读者提问。当然这样的工作一般应该由专人来做，比如部门或者小组负责人。如此，一线工作人员与读者直接接头，比绕过工作人员，用馆长信箱解答读者提问来的直接，更加及时即时，效率更高；也比微信应答系统回答更加准确，也更温馨。

创造条件让读者有机会嵌入到图书馆管理模块系统中对图书馆提高管理质量将是个有益的促进。

增加各模块之间的联系窗口

增加各模块之间的相互联系，比如增加服务部门与采编部门、编目部门的信息交换入口，改变模块之间的平行架构，增加各模块相互之间联系与嵌入。系统的设想改变如图4、图5所示。

图书馆各个管理模块都是平行架构，各个模块之间增加并无交集，没有彼此传递信息的功能，编目、采访和流通服务部门之间无法交换信息。比如某本图书如果长期拒接或者找不到，读者会有很大意见，经常反应到馆长信箱，而工作人员对此也没有解决办法。图书拒借，原因其实很多，如丢失、被窃、破损缺页以致图书失去阅读价值等等。出现这些状况，读者服务部门应该把这些图书信息及时传递给采访部，采访部及时补购。而如果能够打通流通管理模块与采访模块的对接，增加部门信息通道入口，通过的链接，流通部门可以在尽可能短的时间内，直接把这些信息传递到采访部。

没有不需要升级与优化的操作系统。吸收用户的改进意见，完善用户体验，操作系统永远是不断升级优化中向趋于完善进程中前行。系统的开发和设计者不是图书馆的管理者和系统的使用者，他们不可能十分了解图书馆的需求，而重视用户的操作体验，可以从用户的反馈信息中发现问题。通过横向和纵向开发，或完善或弥补或开发新的功能，在这样的过程中，系统的功能和体验才会趋于强大与和完善。