基层水利站所科技档案管理探讨

2016-09-02李娟吴钢贝乐

治淮 2016年6期

李　娟　吴　钢　贝　乐

基层水利站所科技档案管理探讨

李娟吴钢贝乐

一、基层水利站所科技档案管理的概念及重要意义

基层水利站所科技档案是指基层水利工程管理单位以及管理人员在管理中直接形成的，具有一定保存价值的文字、图表、音像、光盘以及其他各种形式的载体材料。基层水利站所科技档案管理工作是对科技档案进行整理、汇总、保管的一项工作，是基层水利站所的基础性工作之一。随着基层水利事业的不断发展，科技档案的有效管理将体现出更加重要的作用。合理应用水利科技档案，充分发挥档案的自身价值，不仅是档案管理水平的体现，也为工程管理、规划设计、经营收入等提供多方面的综合性服务，更为水利事业的发展和国家长远的经济建设提供了可靠保障。

二、江尖水利枢纽档案管理概况

江苏省无锡市城市防洪江尖水利枢纽工程位于江尖大桥与黄埠墩之间的古运河上，枢纽轴线与江尖大桥之间距离约355m，工程主要包括60m2/s泵站一座及总净宽75m节制闸一座。工程于2004年9月开始建设，2006 年7月建成，总投资约1.88亿元。

江尖所配有专门的资料室，配备了档案柜、电脑等基本的档案管理设备，并有一定的防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施，安排了兼职的档案管理人员，形成科技档案资料的积累、整理和归档等一系列程序。至投入运行以来共形成基建档案资料126卷，管理运行档案材料145卷，设备档案资料27卷。其中，管理运行档案分为日常管理类、泵站管理类、水闸管理类、养护类、检查类等5个一级类目，以及20个二级类目（详见表1）；设备管理档案分为主机泵、闸门金属结构、液压系统、高低压电气设备、清污机拦污栅、自动化系统、技术供水系统、排水系统、消防系统、其他等10个一级类目，以及13个二级类目（详见表2），并按时间先后设置流水号，每一件设备形成一个案卷。

三、基层水利站所科技档案管理工作存在的主要问题

尽管科技档案工作十分重要，但是一直以来，在基层水利站所科技档案管理工作一直处于弱势地位，甚至处于被忽视的状态，导致科技档案管理不规范、档案资料不完整或无连续性，甚至一度出现断档现象。

近年来，很多基层水利站所与江尖水利枢纽管理所相似，初步形成了较为合理的基层水利站所科技档案管理模式，但在实际工作中，还是存在着以下问题：（1）重视程度不够，档案基础工作尚不到位；（2）科技档案管理规范化程度不够；（3）声像照片、实物类档案归档率不高；（4）新技术、新设备利用率低；（5）编研材料较为匮乏。

表1　江尖水利枢纽管理所管理运行档案类目设置情况表

表2　江尖水利枢纽管理所设备档案类目设置情况表

四、做好基层水利站所科技档案管理的几点思考

1.提高对科技档案有效管理的认识

要进一步明确档案工作的责任和义务，将科技档案管理工作纳入日常工作议事日程及岗位责任制中，并切实解决科技档案工作中存在的实际问题。将科技档案管理工作纳入年度工作目标，解决人员配备、库房建设、业务经费等问题，为科技档案管理的发展提供良好的平台和有力的组织保证。

2.规范科技档案管理机制

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是推动科技档案管理规范化发展的关键。档案员要按规定进行整理立卷，并统一进行编目归档，保持档案的有机联系，认真落实档案与工程同步管理要求，建立科技档案统计台账，做到账实相符。明确相关档案管理人员的岗位职责，加强档案管理人员业务培训，经过培训的管理人员可以更好地担负起基层水利站所档案搜集、整理、归档和管理工作，保证档案的准确性、完整性、科学性。

3.推进科技档案现代化管理的水平

积极推进计算机技术在基层水利站所科技档案管理中的应用是十分必要的。首先，要尽可能优化硬件设施，配置电脑、扫描仪、复印机、刻录机、摄像机、移动硬盘等专用设备，为全方位记录水利工程运行及管理中形成的各项数据提供更加完整可靠的手段。其次，伴随这些新型存储介质的出现，产生了许多新型载体的档案，如声像档案、电子文档等，档案管理对象由传统的纸质文件转向多媒体管理。新型载体的档案在形成、利用、存储等各方面都有不同的特点和要求，这就需要档案管理人员必须提高自身业务水平，掌握先进的计算机技术，适应档案管理发展的新趋势。

4.充分利用科技档案服务中心工作

基层水利站所的科技档案必须与工程管理中心工作密切联系，并服务于中心工作。以维修养护工作为例，通过对历年开展的维修工作资料的整理、归档和保存，当设备、设施再次发生类似问题时，通过保存完好的科技档案资料，立即可以查阅到历年相关维修工作的方案、经费，甚至零配件图纸等，大大提高工作效率。

5.加强编研资料的收集、整理

编研工作是一项专业性、研究性很强的工作，是由若干工作内容组成的系统工作，这项工作的成效很大程度取决于开展工作的组织措施和编研人员的素质。基层水利站所需加强专业编研人员的培养，形成科学编研工作规划，依靠科学的管理，不断总结编研工作经验，不断加强编研资料的收集和整理。