利用邮件合并实现水文站流量测验记载封面的批量生成

颜小华　徐　兴　胡承超

利用邮件合并实现水文站流量测验记载封面的批量生成

颜小华徐兴胡承超

一、前言

瓜泾口水文站位于江苏省吴江市（现苏州市吴江区），瓜泾港与京杭大运河交汇处，东经120°39′，北纬31° 12′。该站流量测验为缆道流速仪法，每天施测流量两次，遇特殊水情时加测；全年实测流量在730次左右。装订每月生成的流量报表时，流量测验记载封面的施测号数、施测时间等信息都是人工统计填制，碰到闰年时容易造成错误，从而引起后续月份的连带错误。

邮件合并就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档。借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，可以轻松、准确、快速地完成上述相关信息的填制。

二、操作方法

1.准备数据源

这个数据源可以是Excel工作表，也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之，只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源，因为邮件合并就是一个数据查询和显示的工作。本文以Excel为例。

准备一个Excel数据库源表，为使数据源更具通用性，同时加入测站位置信息。当需更改站名时，第一次修改数据需变更第二行站名、年份、流域、水系、河名、市、镇、村几列数据，其余行都是绝对引用第二行数据。表中2月份天数系采用Excel函数得到。在E3列输入公式“=DAY（DATE（B3，C3+1，1）-1）”，就能得到某年2月正确的天数。解决了2月天数问题，接下来就是生成开始、结束施测号数。以2月份为例，在F3列输入公式“=G2+1”，G3列输入“=G2+E3*2”，2月份填好后，双击填充3～12月数据，表1为最终生成的瓜泾口用于邮件合并的数据源表。然后就可以将这12条记录按照指定的模板打印成流量封面。

表1　江尖水利枢纽管理所管理运行档案类目设置情况表

2.准备模板

模板文件就是即将输出的界面模板，这里以Word2010文档为例。

图1是一个模板文件“Template”，就是流量测验记载的封面模板。其中，“流量施测号数”“施测时间”等是需要填数据的地方。

图1　流量测验记载封面模板图

3.邮件合并

（1）打开word模板，切换到“邮件”分组。在“开始邮件合并”分组中单击“开始邮件合并”按钮，并在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令。

（2）选择当前文档格式为信函，点击下一步，选择“使用当前模板”，点击下一步，选择第一项“使用现有列表”，再点击下面的“浏览”选取对应的数据源。

（3）点击打开数据源后，点击选项，勾选表格、视图、系统表、同义词，点确定，完成数据源的选择。

（4）插入域，将光标放在“瓜泾口”前面，点击“插入合并域”下拉菜单，选择“站名”，完成这个域的插入，按同样方法继续插入其他域，直到完成这个步骤。

（5）开始邮件合并，点击“完成并合并”按钮，选择“编辑单个文档”，可以选择一张张预览，满意后直接批量打印。图2为完成邮件合并操作后的Word文档（以域代码显示）。

图2　完成邮件合并图

三、结语

瓜泾口水文站利用邮件合并功能实现了流量测验记载封面的批量生成，不仅减少了人为操作失误，还提高了工作的质量和效率。以该站的数据为模板，可推广应用到其他测流次数相对固定的水文站■

（作者单位：江苏省水文水资源勘测局苏州分局 215000江苏省水文水资源勘测局无锡分局214000江苏省水文水资源勘测局淮安分局 223001）