加强信息化建设 建立仪器设备信息可追溯性管理

王洋洋, 张黎伟, 黄　凯, 周勇义

(北京大学 实验室与设备管理部, 北京　100871)



加强信息化建设建立仪器设备信息可追溯性管理

王洋洋, 张黎伟, 黄凯, 周勇义

(北京大学 实验室与设备管理部, 北京100871)

基于现有信息化系统和仪器设备管理制度搭建基础平台,创新性地将产品质量和安全体系中的可追溯性借鉴到仪器设备管理信息化过程中,实现了基于数据的面向业务流程的仪器设备管理信息化,对规范仪器设备管理、提高仪器设备使用效率具有积极的促进作用。

仪器设备管理； 可追溯性管理； 信息化建设

仪器设备是高校教学、科研、人才培养工作中不可缺少的物质基础[1]。随着国家科教兴国战略的深入推进,在“211工程”、“985工程”、世界银行贷款和其他各类科研项目的支持下,高校仪器设备水平有了显著的提高,仪器设备的存量不断加大,增速逐渐加快。仪器设备的快速增加,极大地增强了高校人才培养与科技创新的条件与能力,同时也对高校仪器设备管理提出了越来越高的要求[2-3]。仪器设备管理不仅要保证国有资产安全,更要注重管理效率和仪器设备的使用效率,仪器设备管理水平的高低将直接影响到学校各项工作能否顺利开展。通过信息化建设支持、规范管理业务流程是一种行之有效的管理方法[4-7]。

以多年管理实践为基础,北京大学近年来着力加强了仪器设备信息化管理相关系统的建设,已成功搭建实验室与设备管理信息系统、“985工程”、“211工程”经费管理系统、大型仪器开放测试基金系统、实验室与设备共享查询系统等若干个信息管理系统,这些系统的开发完成和应用有力推动了我校在仪器设备管理工作中行政成本的减少和工作效率的提高,更加充分、有效地实现信息共享,在我校创建世界一流大学的进程中发挥重要的支撑保障作用。

目前,成熟的信息化系统协助设备管理人员高效地完成设备采购和经费使用、设备建账和处置、大型仪器开放共享等方面的管理工作,但这些系统在创建之初着重针对各自业务管理流程进行设计,系统间数据互联互通相对薄弱,存在数据信息独享的问题。比如,对于大型仪器开放测试基金系统的一台大型仪器,开放测试基金系统仅维护该仪器的基本属性信息和开放使用情况信息,该仪器的论证、采购、使用情况等信息在开放测试基金系统中是不可见的,而论证、采购信息是北京大学经费使用和设备采购进程管理系统中的核心信息；同样,仪器及同类仪器的使用情况信息是实验室与设备管理信息系统的关键信息，然而使用情况信息对于其他的信息化系统是不可见的。因此,通过在这些系统中建立桥梁,使各系统中仪器信息互为可用,建立仪器设备的可追溯性管理,对评估开放测试基金的仪器使用效益、为大型仪器论证和采购提供数据保障、为购买、使用大型仪器提供数据支持、完善仪器设备管理业务流程等方面将起到重要作用。

1　可追溯性

“可追溯性”概念的提出源于对产品质量和安全的要求,在ISO 8402《质量管理和质量保证—术语》[6]中做了如下定义:根据记载的标识,追踪实体的历史、应用情况和所处场所的能力。从广义上看,追溯分为前向追溯和后向追溯[7]。前向追溯即顺着供应链方向,跟踪每一个关键点,找到某批次产品的准确位置,预测可能出现的质量隐患。通常用于确定问题产品在供应链中所处的位置,以便及时追回不合格品,尽可能减小损失。后向追溯即从客户端往后回溯,跟踪供应链的每一个关键点。在产品的设计、制造、销售等过程中,“可追溯性”作为安全质量的一个重要控制要素,有助于产品质量事故原因的查找、分析和处置,也有利于避免潜在问题的发生[8-9]。通过建立仪器设备信息的可追溯性管理,形成仪器设备管理流程的无缝连接,有助于在从前向追溯和后向追溯中获取仪器设备管理各阶段的数据信息,从而规范、优化仪器设备管理流程。

2　仪器设备相关信息系统

北京大学自1996年开始使用和推广实验室与设备管理信息系统,该系统在设备信息采集和信息共享、设备建账和处置业务工作流中发挥了重要作用。1996年实验室与设备管理信息系统开始在校级管理部门使用,1999年推广到化学学院、物理学院、生命科学学院等几个理科大院,2000年在全校推广。该系统上线长达17年之久,为学校仪器设备管理工作信息化、规范化做出了重要贡献[10]。随着设备采购规模的扩大(从1999年当年采购近2 000台设备到2014年当年采购18 000多台设备)和设备种类日益丰富,设备管理难度大幅提升。为适应新的管理需求,实验室与设备管理信息系统在2013年进行全面升级,优化了建账管理模式,突破了系统使用用户界限,用户范围从原来的院系级和校级两级设备管理员共计约200人扩大到全校教职员工共计约40 000人,大幅提高了建账流程准确性和及时性。同时,该系统与人事数据相结合,实现了系统实名认证和仪器设备实名确认,确保每一台仪器设备管理责任到人,使国有资产管理更完善、更规范。

2006年,随着国家对教育事业的投入大幅度增加,特别是“985工程”、“211工程”的经费支持,为了加强对设备购置经费的规范管理,北京大学经费使用和设备采购进程管理系统应运而生。设备采购是仪器设备进入高校的主要途径,是仪器设备全生命周期管理的关键环节。北京大学经费使用和设备采购进程管理系统涉及设备采购业务的全流程信息,包括用户购置设备的“211工程”和“985工程”经费管理、设备论证管理、招标管理、免税报关管理、到货验收以及退货处理等,并且在采购的前期和执行中提供项目经费控制功能,实现了经费的动态管理、设备采购流程管理和数据资源共享[11-12]。北京大学经费使用和设备采购进程管理系统不仅满足进行业务处理的校级工作人员的使用需求,同时开放Web查询服务子系统面向校领导、院系领导和各级项目负责人,使学校各级部门的领导和相关人员实时地了解设备经费的使用情况和设备采购的进展情况。该系统的使用使设备采购业务流程更规范、更高效,同时使“211工程”、“985工程”等设备经费的使用更合理、更透明。

为了促进和鼓励大型仪器设备的资源共享、开放共享、提高使用效益,北京大学设立了大型仪器开放测试基金,随着开放基金规模的扩大:开放经费从最初的几十万元增加到几百万元,开放仪器设备的数量从最初的30 多台增加到几百台,基金的使用者从数十人增加到千余人,开放测试基金管理面临巨大挑战。为提高开放测试基金的管理水平,2006年大型仪器开放测试基金系统设计开发完成并投入使用,该系统由面向全校师生的信息服务与管理子系统与校级信息管理子系统组成。该系统上线后,开放测试基金的申报、评审、使用、统计、结算等实现了信息化管理,增加了基金管理的透明度,在评审专家和申请者之间、在使用者与机组之间、在使用者及机组与管理者之间搭起了沟通的桥梁,方便了广大师生、机组人员和管理人员,提高了工作效率。

2014年,为提高仪器设备共享程度,使仪器设备信息面向全社会公开,北京大学设计并发布了实验室与设备共享查询系统。该系统分为实验室信息、实验室人员、实验室教学项目、全部仪器设备、共享仪器、40万元以上仪器、200万元以上仪器、本单位仪器8个模块,将我校的实验室信息与共享仪器信息及时、准确、全面地发布到公共网络,网络用户通过该系统查询学校各实验室的基本信息,共享仪器的名称、型号、规格、安放地点、负责人电话和负责人邮箱等相关信息。实验室与设备共享查询系统为仪器设备提供了对外展示、服务的窗口,为有仪器设备使用需求的科研工作人员提供了获取信息的通道,有利于我校仪器设备共享和使用。

3　仪器设备信息可追溯性管理

在上述仪器设备相关信息化系统中,与采购相关的信息存储和维护在设备采购系统中,与建账相关的基本信息存储和维护在设备管理信息系统中,开放共享信息分别存储并维护在共享信息系统和开放测试基金系统中。通过在现有各仪器设备管理系统内部之间建立信息通道,保证信息实时同步更新,从而有效确保了信息的正确性、完整性、一致性,实现了仪器设备信息的可追溯性管理。

我们以进口设备为例,通过建立采购管理系统、设备管理信息系统、共享查询系统、开放测试基金系统之间的互联互通,形成进口设备论证、招标、采购、建账、使用、开放、共享、处置的完整信息链路,保障进口设备论证招标、合同签订、海关监管等相关信息在设备管理期间的有效性、准确性和可追溯性,促进仪器设备管理流程规范化，如图1所示。

图1　仪器设备相关信息化系统

采购管理系统是进行仪器设备论证、招标、采购等业务流程管理的信息系统。该系统内部已建立了论证到招标、招标到采购的数据关联,即:每当有论证完成,系统自动给负责招标的管理人员发送邮件提醒,负责招标的管理人员将论证信息与招标信息关联起来；每当有招标完成,系统也自动给负责采购的管理人员发送个邮件提醒,负责采购的管理人员将招标信息与采购信息管理起来。在整个过程中,论证、招标、采购的信息形成一条连贯的信息链,有助于业务流程后端的管理人员完整、快捷、准确地获得前端信息,如图2所示。

图2　采购管理系统与设备管理信息系统业务流程说明

为了保障建账信息的准确性,我们建立了采购管理系统与设备管理信息系统之间的信息通路。采购完成后,采购系统将部分关键的设备信息共享到设备管理系统,如设备名称、型号、设备单价、进口设备监管日期、发票号等,同时发送建账邮件给仪器负责人,由仪器负责人补充功能特色、存放地点等信息并完成建账。设备管理信息系统将已建账标识写回到采购管理系统,这样仪器设备管理人员可以方便地获取已采购设备的建账进程信息,便于提醒未完成建账手续的仪器负责人尽快登记建账,确保账物相符。对于老师来说,通过信息追溯,仪器设备建账的时候减少了较多数据项的填写工作,节省了时间和精力。同时,通过数据的抓取和联通,有效避免了因为录入错误引起的修改、删除等操作,提高了数据的准确性,降低了数据维护的行政成本。对于业务管理来说,建账设备的信息可以追溯到论证、招标、采购过程中,同样,论证、招标、采购的信息可以追溯到建账设备信息中,通过信息的连接形成管理流程的无缝结合。

开放共享信息是开放测试基金系统与共享查询系统的核心数据,是仪器设备对校内、校外提供共享服务的重要桥梁。开放共享信息与设备建账系统建立连接之前,作为独立的信息库,常常面临数据更新不及时、各系统内数据不一致等问题。为保障开放、共享信息的及时性、有效性,我们建立了设备建账系统与共享查询系统、开放测试基金系统的数据连接,统一数据名称、数据格式和数据内容,使用“仪器编号”作为唯一标识符,每天定时从设备建账系统中将开放共享仪器设备信息更新到共享查询系统和开放测试基金系统,从而保障设备管理信息系统、实验室与设备共享查询系统、开放测试基金系统中相关数据的一致性、有效性和实时性。

作为大型仪器设备使用效益的重要评价标准,大型仪器使用情况调查数据信息每学年度收集并上报给教育部、科技部和北京市教委等上级主管部门,主要内容包括:仪器设备使用机时、发表文章、人才培养、承担项目、获奖、申请专利等。这些数据信息的收集、整理、汇总、分析,有助于我们了解大型仪器设备的状态、实际使用情况和科研产出等相关信息。此外,为了充分利用所掌握的信息加强对仪器设备开放使用的管理,在设备购置前的论证环节,我们要求申请仪器设备论证的老师提交承诺仪器设备购买后对外服务的使用机时,通过与大型仪器使用情况调查所获取的开放机时信息进行比较,对实际使用机时大大少于承诺机时的仪器设备重点检查,与仪器设备管理人员共同查找问题,提出建议解决方案。

4　可追溯性建立的安全保障

仪器设备信息可追溯性的建立基于各仪器设备管理相关系统之间数据的互联互通,相比于单个信息化系统,该系统对数据安全性的要求更高,以下列举仪器设备信息可追溯性建立的安全保障:

(1) 统一认证和授权管理。将信息录入系统前需要通过统一身份认证管理和授权管理2个模块的验证,只有通过学校统一身份认证且在系统中获得功能授权的用户才可以成功登录并将特定信息录入系统中。从而保证使用系统的用户身份是有效且可追溯的,并为用户授予与身份匹配的最小权限集合。

(2) 标记功能。对数据进行修改时会标记修改人使用的IP,修改人名字和修改时间,从时间、地点、使用人三个方面去标记数据,确保数据修改的合理性。

(3) 日志功能。将数据修改记录在系统日志中,有利于掌握系统数据变化情况,作为与修改数据核对的依据,确保数据变化的可追溯性；

(4) IP安全配置。系统与系统的信息交互建立在防火墙IP配置与数据库安全配置的前提下,只有指定IP,指定授权用户才可以完成信息交互,从信息化系统角度确保数据共享的安全性。

(5) 数据备份。每一个信息系统定期进行数据备份,从硬件方面保证数据安全。

5　结语

信息化建设是落实规章制度、完善工作流程、共享数据资源、降低人力负担、提高工作效率的有效方式。本文创新性地将产品质量和安全体系中的可追溯性借鉴到仪器设备管理信息化过程中,从面向业务流程的仪器设备管理信息化转换到面向数据的仪器设备管理信息化,利用信息化系统收集、整理仪器设备从购置论证、招标采购、建账建档、使用管理、效益评价到报废销账的全生命周期的数据信息,形成仪器设备完整的动态可追溯信息链,对规范仪器设备管理、提高仪器设备使用效率具有积极的促进作用。

References)

[1] 李小寒,加强研究提高仪器设备管理水平[J].现代仪器,2009(1):52-54.

[2] 凌辉,黄凯.强化流程管理提高仪器设备全生命周期管理水平[J].实验室研究与探索,2014,33(9);291-295.

[3] 李小寒,权利宁.大型仪器开放测试基金管理系统的设计与应用[J].实验技术与管理,2009,26(3):107-111.

[4] 高凤新,卢士香.高校实验室仪器设备管理和使用的信息化建设[J].实验室研究与探索,2014,33(5);272-274.

[5] 任金妮,高禄梅,孙宇.基于信息化视角的高校大型仪器设备开放共享机制研究[J].实验技术与管理,2014,31(3);224-227.

[6] 国际标准化组织.《质量-术语》 ISO 8402. [S].1994.

[7] 黄婕.制造企业产品质量追溯系统研究[D].武汉:武汉科技大学, 2006.

[8] 刘晓冰,李雯,郭毅,等.基于质量追踪溯源理论的机车产品安全质量管理系统研究[J].工业工程与管理,2013(1);6-12.

[9] 路瑶, 赵涛.制造型企业产品可追溯性的研究与实现[J].组合机床与自动化加工技术,2006(5):100-102.

[10] 张黎伟.北京大学实验室与设备信息管理服务系统的设计与实现[J].武汉大学学报:理学版,2012(10):224-228.

[11] 卞晶.基于经费控制的设备采购管理系统实现[C]//中国高等教育学会教育信息化分会第九次学术年会论文集.2008:319-321.

[12] 权利宁,陈光,邓昌明.北京大学经费使用和设备采购进程管理系统的设计与实现[J].中山大学学报:自然科学版,2009,48(增刊1):144-146.

Strengthening informatization construction to establish traceability management of instruments and equipment information

Wang Yangyang, Zhang Liwei, Huang Kai, Zhou Yongyi

(Office of Laboratory and Equipment Management, Peking University, Beijing 100871, China)

Based on the existing informationization systems and management system of instruments and equipment, the traceability in the product quality and safety system is used as a reference for equipment management informationization system. The realizaiton of data based and business process oriented equipment management Informatization improves the efficiency of instruments and euqipment management effectively.

instruments and equipment management; traceability management; informatization construction

DOI:10.16791/j.cnki.sjg.2016.04.067

2015- 08- 01

北京大学教育发展中心“北大研究”项目

王洋洋(1986—)，女，黑龙江，助理研究员，硕士，研究方向为设备管理信息化.

E-mail：Wangyangyang@pku.edu.cn

TP319

B

1002-4956(2016)4- 0239- 04