京沪高速铁路建设项目竣工档案编制工作的体会

2016-08-29李林信中国水利水电第十工程局有限公司四川成都610072

甘肃科技 2016年13期

李林信（中国水利水电第十工程局有限公司，四川　成都　610072

李林信
（中国水利水电第十工程局有限公司，四川成都610072

对于施工单位来说，档案管理工作是项目管理的一项重要而最关键的内容。笔者亲自参与京沪高速铁路项目竣工档案的收集、分类、编目、组卷和排架等竣工档案的编制工作。现将在竣工档案编制工作中的几点体会与心得进行总结，为以后项目科技档案管理相关人员参考。

京沪高速铁路竣工档案编制管理体会

随着科学技术的不断进步，项目管理工作的不断提升，档案管理工作已趋于信息化、系统化、统一化和规范化。对于京沪高速铁路是我国第一条具有世界先进水平的高速铁路，是世界上一次建成线路最长、标准最高的高速铁路，也是我国建国以来继三峡工程之后的又一次投资规模最大的建设项目。项目竣工档案管理的编制与管理工作更是要求具有完整性、系统性、准确性、及时性，竣工档案不仅仅是项目在建设过程中的真实记录，而且是项目施工进度过程控制、技术管理、质量管理、成本控制、安全文明施工及合同管理等部分的重要依据和指导，是项目施工的直接成果之一，因而提高竣工档案编制工作已成为工程项目档案管理工作中一个值得重视的重要部分。

1　项目竣工档案特点

1.1竣工档案编制依据

1.1.1依据国家相关规范

为实现档案实体管理的规范化、标准化、科学化和现代化，使档案资源和档案信息管理工作适应现代企业制度，并更加有效地为项目“建设、生产、经营三位一体”管理服务，根据项目职能活动特点和档案构成实际，依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国有企业文件材料归档办法》【2004】4号、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档【2002】8号）、《铁路客运专线竣工验收暂行办法》（铁建设【2007】183号）、《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设［2001］117号）、《铁路归档文件整理细则》（办档【2003】14号）、《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）及其他有关规定。

1.1.2结合项目文件构成实际情况

京沪高速铁路项目竣工档案编制工作除了参照国家相关规范，主要依据业主单位编制的“关于印发《京沪高速铁路股份有限公司竣工文件编制立卷归档管理办法》（暂行）的通知【2010】19号”和施工单位编制的“京沪高速铁路项目管理文件制度”。

1.2项目竣工档案编制要求

项目竣工档案有其自身的特殊性，一方面必须如实反映项目施工的整个过程，不能有任何增加、减少、遗漏和更改；同事又要对其进行精心组织，规范归档制度，科学分类，以便于今后工程使用过程中查询、检索和编研。因此，对于项目竣工档案编制工作总体目标要求是应保证项目竣工档案的“内在质量，注重提高外在品质”，进而进行集中统一管理。

京沪高速铁路项目文件在归档方式上采用物理归档，在归档时间上采用定期归档和实时归档相结合。京沪高速铁路项目竣工档案编制工作中的竣工档案指的是科技档案部分，形成由“业主单位、设计单位、监理单位、施工单位”四位一体的领导责任制，整个竣工档案形成及监管过程如图1所示：

图1　档案形成及监管过程

2　提高项目竣工档案编制质量和效益的几点体会

2.1强化项目施工单位竣工档案编制工作的管理

1）建立、健全项目档案管理机构，分工明确、责任落实到个人，杜绝重建轻管或者是只建不管的普遍思想。根据京沪高速铁路项目现场施工情况需要，项目部将部门分为工程部、质量部、安全环保部、计划合同部、实验室、测量队。这些部门统一由项目总工程师领导，由项目总工程师负责提出档案竣工编制总体计划、总体要求，并指导、监督和定期按照目标结点进行检查等，从领导层开始重视起来。根据以上分工，各部门目标清晰、分工明确、责任到人。要求相关人员按时按量完成施工任务，及时填报相关报表，通过验收和返回的资料应及时完整地交质量部归档管理。项目部还专门设置一名专业档案管理人员，及时将资料进行分类，统一归档。

（2）各部门间相互沟通，相互协作。这里各部门沟通除了指项目施工单位内部沟通，还指与业主、监理、设计相关单位对口部门的沟通。各部门间加强技术协作的同时，应加强相互间的监督与检查力度，制定相关制度，以求达到最佳效果。完成的资料通过质量部检查后，及时填报质检报表，并交工程部核查，以确保竣工档案准确真实反映施工情况，最后由质检部上报监理验收。

（3）加强资料的过程控制管理。

（1）提高竣工档案资料形成过程的完整性。不完整的档案会导致片面性，不能系统、全面的反映单位工程的实际状况。京沪高速铁路项目由项目领导牵头开展了所有相关人员的档案管理专题会议，编制项目档案管理制度文件，明确责任分工。并严格项目收发文登记制度等，使施工资料管理工作做到“收发文有存档，检查有根据”。同时，建立了相应的借阅制度。

（2）确保竣工档案资料形成过程的真实性、及时性。档案资料的真实性和及时性，就是要求及时收集施工过程中的一手资料，在工程一开始就要从原材料、构件、半成品、成品和施工过程中的各个施工环节收集资料。比如：进出场设备记录、原材料检验记录、半成品检验记录、成品检验记录、单元工程工序验收资料、隐蔽工程验收记录和试验记录、工程技术核定单、设计修改通知单、工作联系单等，做到边施工、边验收、边收集归档，把握好过程中的各个环节，确保竣工档案资料的真实性，有效避免以“回忆录”形成收集资料。

2.2建立、健全归档制度、明确收集范围，科学分类，统一集中保管

竣工档案编制整个过程中，各项管理制度健全，各参建单位职责、归档制度及收集范围明确，分类存放。京沪高速铁路在项目竣工前期的资料收集过程中，就严格按照档案馆的工程竣工档案检查清单顺序分类归档；对于施工中与政府、业主、设计、监理等相关单位的来往函件虽在施工过程中不归档，但在日常业务中业务中也要进行分类整理，最后工程竣工验收时再进行统一归档；对于用于施工中的各种表格根据监理单位提供的划分标准分单位工程、按编号放好。便于迅速、准确使用，再根据单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

2.3重视竣工档案编制人员的业务素质

竣工档案编制工作是档案管理工作中一项复杂的项目，从事此项工作的人员必须具备综合业务能力，只有在了解工程结构的组成及作用之后，才能有条不絮地进行整理，并且能及时发现资料中存在的问题，便于及时查找、补齐。同时竣工档案的编制人员，还要了解工程资料归档的规范和业务的特殊要求，才能按工程资料归档要求做好竣工资料的目录编制和装订。京沪高速铁路项目在监理的牵头下定期对档案员进行档案业务培训和考核，项目部还外派技术骨干进行业务再学习，开展以老带新、示范帮助活动，全面提高档案员业务素质，提升档案员日常管理水平。

3　提高竣工档案编制工作质量与效率还需要注意的事项

3.1建立检查、约束的自我监督机制

从绩效考核制度和激励机制入手，将竣工档案编制工作纳入基建工程目标管理，并将其作为工程相关部门的职能范围和总工程师、技术人员的岗位责任制，是项目管理工作的重要组成部分。项目明确责任指标，严格考核，并将竣工编制工作列为先进评比的条件，不断强化相关部门收集原始资料的意识。

3.2汇总、审核竣工档案

在竣工档案即将形成时，及时检查清点报验资料中有无保漏、书写错误等情况；将所有工序评定表的点数汇总并计算填写工序质量评定汇总表、分部质量评定表、单位工程质量评定表，所有工序、分部和单位工程的合格率都在这三种表格中反映，完成后需监理及业主方的签字盖章手续。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图按相关规范统一的档案清单顺序整理、汇总到一起。同时，在建立资料的过程中由对口部门的人员进行审核，即当施工过程在某一阶段时应由项目负责人进行审核，竣工验收之前根据档案类目由业主、监理的对口部门进行审核。

3.3加强竣工档案文件数字管理

随着人类社会进入信息化以来，信息化浪潮不断冲击人们生活方方面面，当然也给档案管理工作带来了机遇和挑战。在计算机环境下，把数据录入、鉴定、数字化加工、整理、数字化归档等形成一条流水线。档案数字化冲破了档案实体管理的瓶颈，使档案竣工编制工作更加完善。当然，竣工档案文件后期进行的电子文档备案是一项竣工档案数字化工作重点，目的是避免出现因计算机问题造成重要文件丢失。

3.4提高项目声像档案管理质量

虽然很多项目对声像档案都有或多或少不同程度的记录，但对声像资料的形成、收集、制作、保管都不太重视，造成声像档案流失，致使竣工档案不完整。竣工档案材料有文字、图表、计算机、声像等不同形式的载体记录，但声像是最富有形象、生动特殊载体材料，特别是在隐蔽工程中突显出来的作用更加明显。因而，从工程开工至完工过程中的各个阶段形象面貌及节点目标面貌进行及时拍摄记录。

3.5保证竣工档案编制人员稳定性

施工单位人员流动性大，很多项目自始至终往往不能由一人主要负责一个项目的档案管理工作。人员变动时，资料交接不清楚，不齐全，资料失散严重，使资料的准确性，完整性得不到保证。因此，施工企业在成立项目部之初，应组建竣工档案编制小组，并确保人员组成稳定。如有特殊情况需要工作调动，必须将其所负责的全部资料移交清楚，并办理交接手续。