干部人事档案管理中存在的问题及对策

王家龙

干部人事档案是考察和了解干部的重要依据，是维护干部合法权益的重要凭证。同时，干部人事档案对干部人事工作有较好的规范和监督作用，也是研究组织干部工作规律的重要史料。近年来，按照科学管理、制度管理、规范管理要求，各地都在规范干部人事档案管理，提高档案管理水平，维护档案的真实、完整和安全，干部人事档案管理已初步达到“妥善保管、有序存放、安全运行”的科学管理方式。但在当前自上而下的干部人事档案审查过程中，也暴露出了干部人事档案管理中的一些问题，急需解决和完善。本文试就干部人事档案管理的有利因素、存在的问题及对策，结合档案工作的实际，进行阐述和探讨。

一、干部人事档案管理的有利因素

1.有较为成熟的人事档案管理体系。中央组织部和国家人事部门，以及地方各级各系统组织、人事部门大都统一管理人事档案，有专门的档案室，并按规定配备有专职或兼职档案管理人员，自上而下形成较为成熟的档案管理体系。

2.有完善的管理制度和实施细则。为使人事档案管理有章可循，中组部、原人事部相继制定颁布了一系列档案管理的条文款项，各地区结合实际出台了相应的实施细则，使档案管理更系统化、规范化。

3.有统一的细化分类标准。全国范围内的干部人事档案基本按照统一的十大类进行分类，上下一致，便于整理审查，这说明我国在人事档案的案卷质量、鉴定、保管等方面，较之以前有较大进步。

4.有可靠的人员队伍保障。建立了档案工作人员管理培训制度，定期开展档案人员业务培训，提高了干部人事档案管理人员的政治、业务素质，使干部人事档案管理有了可靠的人员队伍保障。

二、干部人事档案管理存在的问题及原因

1.档案材料内容不完善，前后记载不一致。人事档案的履历表和各类任免表、登记表中的家庭成员栏内，家庭成员填写不完整；有些姓名前后不一致或写法不一致，出现同音不同字的现象；有些人事档案没有及时归档，材料不齐全；有的缺少年度考核表；有的工资变动材料不连贯；有的职务任免材料不完善，也有学历学位存疑、党员身份存疑、学历造假等严肃问题；干部三龄两历不准确的现象也较为普遍。这些问题，都直接影响了人事档案的利用。

2.档案发挥效用水平低。一是有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况，极大削弱的干部档案的参考价值。二是干部人事档案在干部人事的任免、调动、晋升中的影响力和执行力不够， 没有充分发挥档案应有的考察依据的功效。三是过分将重点放在了人事档案的保存、存档功能上，“档案”被当作堆积的非必需品，忽略了对它的开发利用，缺少灵活性和前瞻性。究其原因主要是缺乏档案资源的系统化管理与利用的运作机制，使档案信息资源在社会发展中的作用没有很好地凸显出来，没有实现干部人事档案在改革实践中的最大社会效益。

3.领导的档案管理意识不强。第一，认为每个人档案存放的资料都大同小异，考察干部通过平常表现及业绩即可，人事档案没有多大存在意义，未在档案管理上给予资金支持。这是一种误区，也体现出干部档案材料内容的单一、参考价值不高等问题。二是认为干部人事档案是一项简单收存材料的工作，只要保证档案不丢失、不泄密，能够及时给档案使用者提供相关的资料就可以，无需费太多心神。三是档案的利用率不高。虽然口头上强调干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中并未给予足够重视，认为干部人事档案只要能应付外调、上级检查就不算重大工作，因此不到上级工作任务下达便不过问干部人事档案管理部门工作状况，不布置任务，不进行工作规划，对档案工作现状不了解，不关心，不督促部门档案工作人员提高效率，不能合理配置资源，致使档案工作人员消极怠慢，档案管理工作进展迟缓。

4.档案工作人员工作不主动，存在应付心理，缺乏干劲，对更新和丰富档案的意识不强。第一，表现在认为缺材料、信息填报错误等问题都能通过之后的档案审理一一解决，因此把关不严，把工作拖到日后，事倍功半，效率低下。第二，在补充材料时审核不过关，给部分干部档案造假提供了便利条件。第三，人事单位存在的普遍的现状是几个人管理几千本档案，且与外界接触较少，思想较为禁锢。许多人事档案工作人员认为人事档案工作是既琐碎又没有技术含量的工作，档案的收发、取放、装补、审查，常年如一日，于是安于现状、墨守成规，缺乏定期计划，不能对在实践中发现的过时的和不适应目前信息化档案管理的旧思想、旧制度提出最直观最合理的建设性意见，因此干部档案管理同社会发展的新形势产生距离。

5.干部本人无档案意识，对组织上索要个人档案材料时不配合。一是有些干部填写自传、政审材料、个人表现等材料时，滥用不符规格或易破损纸质；签字或填写个人档案材料时，不用蓝黑墨水或碳素笔书写，而是随意使用纯蓝墨水或圆珠笔书写。二是个别干部出于个人利益的驱动，在填写表格、材料时，出于各种目的，故意歪曲事实，弄虚作假，人为造成个人档案的失真失实，埋下产生历史遗留问题的隐患。三是对个人档案材料不负责任，不及时送交干部人事档案管理部门存档，私自保管；对组织上索要个人档案材料，不配合或不提供线索。

三、解决问题的对策

1.干部人事档案材料的收集要及时、主动、准确。收集工作要有时间观念，工作不能拖拉，材料不能堆积，要采取一切措施，尽快地将所形成的、新接收的人事档案材料收集整理起来。干部人事档案内容每年都会有新内容的增加，如干部年度考核、干部学历的变化、职务和职称的晋升、工资晋升与调整以及奖励处分等等，不断充实档案内容。及时收集档案相关材料，是贯穿于干部人事档案工作始终的一项经常性工作。对于不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料退回形成材料的部门进行补办，或者由干部本人补全应填写信息，确保材料齐全完整、手续完备，保证干部人事档案的权威性、准确性和真实性。

2.创新管理观念，强化规范管理。在创新档案管理工作中，转变思想是非常重要的一环。只有转变观念、实现了观念的创新，才有利于推进档案管理工作的创新，管理工作才能实现创新。当下各级组织人社部门都在积极对干部人事档案进行进一步的整理和认定，对涉及到干部本人的出生年月、参加工作时间、连续工龄、年终考核、工资调整晋升、学历、党团员登记表等主要资料，有异议和前后记载不一致或者矛盾的，要重新提供原始的以及连续的充分的彩色图片及影视材料。借助当前现代化电子化的设备使档案资料的记载更加丰富多彩，使档案管理不再黑白单调。因此当前急需创新管理内容，不能满足于当前保存的资料，而应该有目的、有计划地搜集档案资源， 档案资源才能做到实时、丰富、高质量，做到这些，档案室才能发挥应有的作用。

3.加强信息资源建设，开展资源整合。传统档案管理工作较多应用手工完成，随着我国进入信息化时代，社会也得到了较快发展，如果依然应用传统管理模式则会与当前社会脱节。我们要加大档案管理资金投入，重视档案管理软件的开发和应用， 利用自动化系统展示自己的要求和意见，发挥新时期计算机、网络技术的作用，保证管理手段逐步实现社会化、多元化与优质化。

4.要强化档案意识，增强档案管理人员的责任心。坚持高标准、规范运行是档案事业健康发展的必然途径，然而档案工作质量的保证在于人。一方面要加强对档案管理人员档案理论知识和业务技能的培训，鼓励其参加档案系统举办的各类继续教育培训班和学术研讨会，通过加强相关系统间的业务交流，使档案工作人员能不断掌握新知识，拓展新视野，促进档案工作水平的再提高。另一方面，要加强档案工管理人员职业道德教育。档案管理人员要具有对单位的责任感和爱岗敬业的奉献精神，面对较难收集的材料，要主动出击，积极想办法，尽可能使档案材料齐全、完整。

5.引进以人为本的管理理念。在档案管理工作中要切实做到以人为本，管理人员在管理工作中发挥着举足轻重的作用，工作人员的积极性和主动性是做好管理工作的根本。要考虑到档案管理人员的发展潜力，关心每一个工作人员的需求，激发工作热情，鼓励工作创新，使档案管理工作上档升级。

综上所述，干部人事档案管理工作的强化是人力资源管理社会价值的重要体现，也是机关事业单位深化人力资源改革的重要保证，因此加强我国干部人事档案管理工作是十分必要和迫切。