现代人事档案管理存在的问题与对策

张小艺

摘要：不论是企业还是机关事业单位，人事档案都是重要的人才信息载体，是选拔任用人才的重要信息来源和参考依据。随着社会的不断进步和发展，现代人事档案管理存在的问题日益突出，影响着我国现代人事档案管理的正常有序开展，降低了人事档案管理的办事效率，进一步影响了单位的长远发展。本文从现代人事档案管理存在的问题和不足出发，研究解决问题的对策和措施。

关键词：现代人事档案 管理 问题 对策

人事档案管理是人事管理活动的重要组成部分，记载了个人在各方面的表现，以个人为单位组织整理起来的，是考核个人工作状况、学习状况、奖励惩罚、思想品质等情况的原始记录。人事档案管理是在收集、整理、保管人才档案后进行的管理活动，对开发人才具有重要作用。

一、人事档案的作用

在现代人事管理活动中，人事档案的作用主要有两方面的表现：

对员工而言，档案具有的真实性和可靠性，远远高于其它任何资料，它的法律效力非常强，其它资料无法与其相比。无论是考试、就业、出国，还是办理社会保险、离职、退休等手续以及开具证明材料等，都需要档案材料为依据。

对用人单位而言，人事档案承载着重要的人才信息，是单位了解人才的最基本和最主要途径。通过利用档案信息，单位可以清楚准确地了解员工以前的精力，考察其思想品德、工作能力等各方面，全面地了解一个人的基本信息情况和综合素质，是选拔任用人才的重要手段和工具，对培养和开发人才具有重要价值和意义。

二、现代人事档案管理中存在的问题和不足

1. 对现代人事档案管理的认识比较薄弱

人事档案管理工作，与其它工作不同。不同于业务管理工作，直接影响单位效益和业绩发展；不同于技术管理工作，为单位的发展提供技术支持。它只是在默默地工作，不容易引起人们的重视和注意，也不容易引起单位领导的关注，甚至有些人片面地认为人事档案管理工作是简单的文书工作，只要保管、整理、分类好各种档案，保证档案信息不泄露，应付好上级或外界的查档、外调就可以了。这种对人事档案管理工作的认识是不正确的，非常的薄弱，且存在误区。

2. 现代人事档案管理手段较落后

从当前的人事档案管理现状来看，很多单位的人事档案管理人员并没有具备相应的专业知识和专业技能，也没有得到专业的人事档案管理培训，不是太了解人事档案管理的基本业务操作，甚至有些人事档案管理人员是兼职的，因此投入在其中的精力肯定是有限的，不能很好地推动现代人事制度改革的深入和落实，也很难从容地应对单位内部对人事调整、岗位变动等引起的档案管理工作。另外，在人事档案的管理设备上，也存在着一定的问题，相对来说，比较简陋和落后。没有很好地将档案保存在单独的房间里，缺乏基本的管理和保管措施，甚至没有防火、防潮、防盗等保护手段，停留在较低的管理水平上。

3. 现代人事档案内容质量较低

人事档案是每个人基本信息的说明书和记录仪，应该能比较全面地反映一个人的基本情况，达到“见档如见人”的效果。但现实情况却不尽如此，很多人的人事档案内容较少，信息量不足，个性特征信息不足等，可利用价值较低。即使在档案里含有考核评价材料和鉴定资料等，但往往千篇一律，没有独特之处，内容和形式雷同，不能真实地反映一个人的情况。人事档案在观念上存在着一定的偏差，比较重视政治表现、家庭状况、社会关系等，对一个人工作情况的信息记录相对来说欠缺，比如管理能力、心理素质、技术特长等方面的情况，记录内容比较有限，需要补充。

4. 人事档案信息开发力度不够

从目前情况来看，人事档案开发利用工作是比较被动的，只有当相关人员主动要求进行查阅时，才提供，缺少主动服务的意识，开发动力不足。有时候即便有查阅行为，也是提供党团信息、简历职称等比较表面的工作。在真正开发利用人才、选拔培养人才上等预测能力较弱。这些行为严重影响和弱化了单位挖掘内部人才的能力，忽视了人事档案的现实效用。由于人事档案存在着一定的保密性，查阅审批流程比较复杂严格，限制也较多。因此人事档案除了在提供职称鉴定、岗位晋升等方面的利用价值外，大部分时间是长期沉睡的。

三、解决现代人事档案管理问题的对策

1. 提高人事档案管理人员的素质

人事档案管理人员应紧密结合工作需要，跟上时代发展步伐，不断地充实和提高自己，努力掌握和学习计算机操作知识，熟悉网络和多媒体等新技术操作和应用，参加形式多样的业务能力培训，了解先进的管理技术，提高自身使用现代工具和应用现代技术的能力。积极学习人事档案管理方面的专业知识和专业技能，熟悉不同业务的要求，提高岗位应用和管理技能。只有不断地学习先进知识和技术，借鉴成功的管理经验，才能逐渐成为具有较强管理能力和实际操作能力的人，才能更好地胜任人事档案管理工作，也才能更好地开发利用好单位的人才，使其充分发挥工作能力，为单位做贡献。

2. 完善人事档案管理工作制度

人事档案管理工作比较复杂繁琐，需要有一定的规章制度来约束和规范，否则就会无章可循，比较混乱。加大宣传《档案法》的力度，增强民众对档案基本法律法规的了解，档案管理人员也必须要知法、守法，自觉宣传《档案法》。另外，国家也要尽快抓紧落实《人事档案管理法》，不断地促使人事档案管理工作走进法制化、正规化的轨道，朝着程序化、标准化的方向前进。单位在收集档案信息时，要严格要求档案材料的归档、转入、调出等程序，避免管理上出现漏洞，对档案造假、涂改者依法处置，严格执行人事档案管理规章制度，坚决追究人事档案管理人员的职责，杜绝违法乱纪的现象发生，严惩不贷。

3. 建立信息化的现代人事档案管理系统

为了能方便快捷地管理单位内部的人事档案，单位应根据需要建立一套适合自身的、完善的、人性的人事档案管理系统，将先进的科学技术和计算机网络技术融入其中，提高人事档案的可查阅性、连续性，拓宽人事档案的使用范围。沿用科学化、信息化的档案管理模式，方便档案管理人员能够及时地录入档案系统，更新、补充档案信息，提高人事档案管理的实效性。

4. 加强流动人员的档案管理

在流动人员的档案管理问题上，单位应完善规章制度，明确各项要求，制定应对流动人员人事档案管理工作的方案，建立健全收集流动人员档案信息的途径和方式，确保收集到的资料及时归档和更新。严格管理档案信息的查阅、传递、检查等，做好流动人员档案信息的及时补充和更新，对其档案信息应遵守相应的保密制度，不外泄。充分尊重流动工作人员的个人隐私，对其信息的收集、整理，不得拖延，应与其他员工一样，享受同样的对待。单位在对流动人员的档案管理上，应做到一视同仁，利用好人事档案信息，挖掘不同人才的潜力，让其为单位更好地做出贡献。

四、结语

我国目前人事档案管理模式还存在着一些问题和不足，对单位来说，人事档案管理工作相当重要，应充分认识到其对单位发展的重要作用和价值。随着社会的进步和时代的发展，现代人事档案管理方式和手段都需要不断地做出调整，确保人事档案管理工作达到一个新的高度，利用好现代科技手段，完善管理方法和管理手段，更新管理模式，从而更好地提高人事档案管理的工作效率。

参考文献

[1]王明丽.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].统计与管理，2016（3）

[2]马红波.现代人事档案管理存在的问题及对策[J].经营管理者，2016（4）

[3]曲歆彤.浅谈人事档案管理存在的问题及对策[J].山西青年，2016（4）