BW公司工作分析实践中存在问题及对策

刘凤霞

摘要：本文是以BW公司技术岗位为调查对象，采用访谈法和观察法对BW公司工作分析应用现状进行分析，找出BW公司在工作分析实践中存在的问题，并提出相应的改进措施和建议。

关键词：工作分析 技术岗位 问题 对策

工作分析作为人力资源管理的基石，它既决定着公司定编定员、招聘选拔、绩效管理、薪酬福利体系设计，又影响着企业员工培训和职业生涯规划。越来越多的企业开始重视工作分析，但是在工作分析在企业实践过程中存在很多问题，导致实际效果并不明显。本文以BW公司为研究对象，通过对其工作分析现状进行调查分析，发现问题并提出改进建议。

一、BW公司工作分析现状调查

本文以BW公司技术岗位为调查对象，遵循特殊性到普遍性的规律，通过局部调查结果反映公司在工作分析实践中存在的问题。

技术部是BW公司的一个重要的部门，该部门主要负责弱电系统网络服务器等高端IT设备的维护运行、弱电系统的巡检、维保、抢修的工作。根据不同设备的状况，为各种设备设定了不同的维护时间标准，包括年检、季检以及月检。

本次调查采用访谈法和实地观察法，调查对象是BW公司的技术岗位员工，包括经理、维修主管、工程师、技师、维修员，共调查60人。调查内容主要包括BW公司技术岗位人员对本岗位工作分析现状的了解与参与程度，对工作分析所形成工作说明书的理解，以及工作说明书在实际中的应用情况等问题。

1. BW公司技术岗位工作分析应用特点

通过对BW公司技术岗位领导及员工进行访谈，了解到该公司对工作分析非常重视，领导层能认识到工作分析对公司的管理有着重要的作用，并且对人力资源部门进行工作分析这项工作也给予了支持和鼓励。

BW公司针对不同岗位员工的工作岗位特点，进行了不同的职前培训，培训期间对工作说明书内容进行说明和讲解，清楚地呈现出一份岗位工作说明书给员工。这样就使员工也了解到工作分析的作用和意义，会对自己工作的性质任务、职责权限、岗位关系、劳动条件和环境、以及承担本岗位任务应具备的任职资格等更加明确。因此，公司员工对工作分析这项工作也给予了理解和配合。人力资源部门得到了公司领导以及员工的支持后这项工作才得以顺利展开，并在公司的运营中发挥着重要的作用。

2. BW公司技术岗位工作分析实践中存在的问题

（1）存在收集信息方式单一、信息片面问题

BW公司虽然对工作分析这项工作非常重视，派专员来落实此项工作，但是在收集信息时只选择了访谈法一种方法，并且访谈对象多数为主管和主管层级以上的领导。这样的方式使得收集的信息所反映出的情况较为片面。

技术岗位员工平日的工作非常忙碌，主管也会共同参与部分的日常工作，所以人力资源部门没有条件，也没有充足的时间，对这个岗位上的每个员工进行信息的收集工作，而选择了对主管及经理进行访谈的方式来收集技术岗位员工的相关资料，并在整理之后制定了工作说明书。人力资源部门认为，经理对该岗位的工作内容熟悉，也清楚部门内各个职位之间的关系，为了节省时间，节省人力物力，就把调查对象确定为主管及经理层人员。

（2）存在岗位职责不清的问题

经理虽然管理着整个部门的人员，但是也存在对各个职位之间的工作内容不明确的情况。这样就容易产生信息模糊以及错误，使得责任人不明确、分工不明确、职责相互重叠、职责遗漏、职责超出岗位的要求等情况。这样会导致在日常工作中各岗位人员因职责不清等原因产生疑问，发生争执。也会引起推卸责任以及争抢功劳的情况。同时也存在着根据现有人员的情况来制定标准写入工作说明书这种情况，严重缺乏客观性、公正性和科学性。

（3）工作说明书撰写内容与岗位实际情况存在差异

在工作说明书完成的初期，人力资源部门的人员收集反馈意见，并且根据公司发展的具体情况和职位的实际情况进行修订，这项后续工作进行了3个月之后，再在全公司范围内进行全面的使用和普及。要求员工按照岗位工作说明书来执行，并把工作说明书存入人力资源部档案中，作为其他人力资源工作环节，如招聘、晋升、绩效评定等工作的重要参考资料。但是在实际工作中，仍会出现员工工作说明书中的工作内容与岗位实际情况不符的状况。调查结果显示，在配合其他部门工作时，会影响自身的本职工作，占到调查总人数的45%；认为使用老旧设备员工工作量大于使用新设备的员工占比31.6%；认为工作繁忙时会因为人手不足导致无法严格按照安全生产要求进行工作占13.3%。

在试运行阶段结束后，没有进行后期的反馈修改工作，全权由上级主管和经理凭经验和观察来判定工作人员的执行情况，由技术部门领导层决定工作职责是否修改，因此，出现了短时间临时加入或删减职责。

（4）工作说明书编写完成之后不能根据情况的变化及时更新完善

工作说明书不能准确反映BW公司技术岗位员工的实际工作强度，其中对该岗位的定岗定员工作，部门内员工与领导之间的分歧较大。随着BW公司的发展和整个行业状态的变化，对该公司技术岗位员工的工作要求也有了一定的变化。最初编制的工作说明书不适合现在的情况，部门急需科学的定岗定员等分析工作。

由于技术岗位员工的工作非常复杂，存在着很多不确定性因素，主要的日常工作是维修，巡检设备及抢修设备故障，定期保养所管范围内的弱电设备。所以导致其实际工作内容有一部分不会清晰的体现在工作说明书中，也有部分的工作内容随着设备情况的不同而发生改变的情况。如随着设备使用年限的增加，故障也随之增加，工作则变得忙碌起来，原来的员工数量则不能按照规定完成工作，而工作说明书还是在新设备引进时进行编写的，不符合现在的实际情况。

二、改进对策及建议

1. 遵循工作分析的一般程序

编写工作说明书应该有以下几个步骤：首先，建立工作分析小组，制定工作分析计划。第二步，选择调查方法和工具。第三步，对小组成员进行操作程序的培训。第四步，开展调查工作并总结调查结果。第五步，编写工作说明书。第六步，修改工作说明书。由此看出，编写之前的准备工作尤其重要。

2. 科学运用工作岗位调查方法

BW公司所使用的访谈法相对比较适合其自身状况，但是访谈对象的确定出现了问题，建议把普通员工也一起纳入调查对象之中，并且分别选出具有代表性的不同员工，如选择从事同种工作的关键人员，工作绩效良好的和工作绩效一般的同事进行对比调查，这样反映问题比较全面和客观，据此得出的工作说明书能更好的与实际工作相结合。

3. 重视工作说明书的应用及反馈工作

BW公司技术岗位的工作分析结果在实际工作中的应用有赖于做好以下几点：首先，人力资源部门应该在工作说明书正式投入使用后，进行定期的回访监督工作，反馈其应用情况和出现的不足；其次，要对员工是否严格执行工作说明书的内容进行相应的检查；再次，应重视定岗定员问题，保障岗位工作顺利的展开。

4. 工作说明书要进行动态管理

工作说明书并不是一成不变的，它的编写其实是一个需要逐渐调整和完善的工作。因此，对工作说明书的管理就需要人力资源部门与各个岗位的领导共同完成。由各个岗位的主管领导主导进行，人力资源部门提供专业性的支持辅助进行，这样才能适应职位要求的变化以及公司整体的发展情况。

BW公司技术岗位的工作分析情况较为复杂，由于岗位的性质特点，员工工作内容受设备的影响非常大，而设备是一种消耗品，很容易出现故障，所以需要重新的了解BW公司目前的状况，来进行工作说明书的更新。