基建工程档案管理的思考

许莉萍

摘 要：本文围绕基建工程档案特性、作用及形成过程，分析基建档案管理形成过程中存在的问题的产生原因，从制度、人员、管理等方面提出各项应措施，从源头加强管理力度，注重流程过程管理，从而全方位保障基建工程档案管理的系统性、成套性、专业性，保证工程档案的齐全完整。

关键词：基建 工程 档案 管理

基建工程档案管理，是围绕工程项目所形成的一整套文件材料的管理工作，，它具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点。近年来国家建设项目档案管理也相应出台了各项管理规范和标准，基建档案管理程序日趋制度化、规范化、标准化。加强工程档案规范管理，确保文件材料的完整、准确、系统、真实，是更好的为工程顺利开展及和日后维护利用服务基础工作。

一、基建档案的内容及作用

1.基建档案是指从建设工程项目 立项、决策、可行性研究、设计、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程所形成的具有保存、查考利用价值的的各种形式和载体的历史记录。包括从规划、前期准备到竣工验收的的全过程的文字材料、图形（图纸）、图标、照片、电子文件、实物电子文件等。基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作。基建档案是工程管理、技术人员在工程项目建设活动中积累和创造的结晶。国家档案局与国家发展和改革委员会联合下发的《重大项目档案验收办法》规定：“项目建设单位应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目档案同步管理。”。进一步明确了档案工作在工程建设中的地位和作用。

2.工程项目档案是指自建至竣工验收过程中直接产生的，对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值，经过鉴定、系统整理且归档的项目文件材料。工程项目档案的形成过程决定了它具有较高的技术含量、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性。

二、基建档案管理中的薄弱环节

1.档案管理意识不强。项目档案工作是基本建设工作的重要环节，档案部门应与项目管理部门密切配合，明确工作职责，建立档案部门监督与项目职能管理部门、监理单位管理相结合、切实履行档案主管部门对建设项目档案实行监督管理和业务指导的职能。但基建工程具有工程周期长、流程复杂，同时基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，实际工作中往往只重视工程本身，轻视工程档案，制约了档案管理工作的持续发展。

2.基建档案管理体制不完善。项目单位基建档案管理体制以及领导的重视程度不够，反映在人员上不到位，许多单位没有专兼职档案人员，档案资料在形成过程中无专人保管，造成资料缺乏系统管理，影响了档案的使用效率。其次由于基建项目工地办公环境简陋，管理设施和办公设备无法满足档案管理的需要，制约了档案管理水平的发挥，间接影响档案管理的工作效率和经济效率。

3.基建档案管理模式。建设单位项目文件材料实行“三同步”管理，即下达项目任务的同时下达文件材料的归档要求；检查工程进度的同时检查文件形成情况；项目交工、竣工验收的同时验收项目档案的完整、准确、系统情况。同时建设单位在编制招投标文件和签订设计、施工、监理等合同协议时，设立专门条款，提出项目文件材料的收集范围、形成套数等要求。由于项目承接单位档案意识、管理体系等一系列问题导致项目基建项目归档标准不一致，档案收集程序不规范，没有采取现代化技术和手段管理项目文件材料，保证纸质和电子同步管理归档，导致档案职能部门没有履行监督、检查、指导等职能，造成基建档案管理措施不完善。

三、基建档案管理对策与思考

基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政部门多部门，单凭档案部门是无法完成工作的。工程建设单位要制定有关基本建设、工程管理的规章制度或实施细则，进一步明确管理部门、参建单位职责范围和义务。

1.领导高度重视、部门密切配合是推进基建项目档案管理的关键。建设项目档案按照“谁形成谁负责”的原则，有项目文件材料形成单位和部门负责，项目文件材料真实反映项目建设全过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签署完备。保证原件齐全。其次要加强档案人员高度的责任心和历史的使命感，积极主动做好各项基础工作，提高档案在基建工作中的地位，使利用者提高对档案及档案工作的认知度，自觉在平时工作中做好基础资料的收集整理工作。

2.完善管理体制，健全基建档案管理规章制度。将制度落实到实处，提高项目档案力度。按照有关规定，严格遵守《建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《建设项目档案管理登记办法》、《建设项目档案专项验收办法》，并结合本单位实际，制定一系列有关基本建设、工程管理的规章制度或者是实施细则，进一步不明确管理部门、参建单位的职责范围，保证项目档案系统、完整、齐全。协调内部各职能部门增强档案意识，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理网络。

3.加强基建档案的收集工作。

3.1明确提出各相关单位文件材料的归档范围和要求，档案人员介入项目全过程跟蹤指导服务，各单位建立健全项目文件材料平时收集归档制度，按照基本建设程序的不同阶段文件材料的自然形成过程，分门别类，及时收集。收集的项目文件材料应保持原件，若有因复印件应在复印件上加盖相关印章，并注明原件存放处后归档保存。档案部门做到与基建部门加强联系，认真落实基建档案工作的各项制度和规范，分工明确，责任到人。

3.2重视抓好资料的收集工作，坚持工程建设、竣工验收同步。应在项目文件材料管理列入项目工作计划，在制定项目领导责任制、编制招标文件和签订协议时设定专门条款，在对建设项目规模及概况了解的基础上，制定工作方案，确保工作有序开展。按照“四同步”的要求，工程进行到哪一步，档案材料的整理就跟踪到哪一步，档案部门的监督、指导工作就到哪一步。

4.做好同步管理和案卷管理工作。

4.1对项目工程档案的管理贯穿于整个施工过程，配合项目管理部门对施工资料管理进行监督检查，协同监理人员把牢“施工管理资料、施工质量保证资料、施工质量评定资料、竣工图编制”关口，保持文件材料自然形成规律。

4.2项目文件材料立卷遵循基建项目各阶段形成材料成套性的要求，做到科学分类，保持文件材料的内在有机联系，格式统一、字迹工整、图像清晰，，文件齐全、分类准确、方便利用。

4.3实行跟踪收集、动态收集、严把质量关，同做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。 做到点面结合、跟踪督办。

5.加强档案人员的业务培训工作。配备专兼职档案人员及资料员，并保持其相对稳定是做好项目档案管理的重要环节。组织他们参加相关专业培训，开展岗前培训，要求档案资料人员持证上岗，优化知识结构，了解基建档案管理知识，拓宽知识面。

6.加强宣传力度，提高档案意识。要结合建设项目的特点，采取多种渠道，通过业务培训班，办宣传专刊、开展档案知识竞赛活动，提高全员的档案意识，提高基建档案管理水平。

总之基建工程档案工作是一项复杂、系统工程，要求档案人员以满腔的工作热情全身心投入，按照档案管理的法规及行业标准，做到基建档案制度要全，执行要决；资料要全，内容要整；管理要及，立卷要范；才能真实反映基建工程项目的真实面貌。