企业会计电算化与内部控制问题研究

蔺洁

摘 要：本文分析了会计电算化下内部控制存在的主要问题，阐述了提升会计电算化和内部控制契合度的主要路径。

关键词：会计电算化 内部控制

一、企业会计电算化与内部控制管理过程中存在的主要问题

首先，会计电算化运行过程中职责划分不清。企业在会计电算化条件下的职责分工沿用传统会计工作环境下的职责分工，没有针对会计电算化的特点进行职能划分，这就使得内部控制管理制度和会计电算化管理需求出现脱节和脱轨的情况，职责划分不清已经成为显著问题之一。会计电算化的运用，使财务人员从繁杂的传统手工制作中脱离出来，无纸化办公和数据的统计应用个有利于企业经营管理数据的快速检索和分析。但同时，电子信息的可修改性和修改后无痕迹性的弱点，造成会计人员超越自身权限进行操作，实际工作中，无权操作和顶替操作的现象比比皆是，这都是权责划分不清的直接体现。

其次，会计电算化的维护环节漏洞颇多。会计电算化下的日常维护仅仅停留在计算机软件维护和硬件维护的层面上，而这对于维护财务数据的安全是远远不足的。当电算化系统出现问题的时候，财务人员大多会求助于计算机维护人员，而这种请求大多是没有经过正式的管理制度和操作渠道来进行正规的申报和记录，这使得会计数据遭受风险的可能性大大增加，企业管理离正规化和规范化的道路渐行渐远。

再次，会计电算化背景下档案保管存在问题。企业在实施电算化之后信息安全问题成为最重要的一个问题，而电子信息的档案保管直接关系到信息安全和稳定。但是很多企业在档案管理上表现出较多的问题，其中最为主要的就是企业领导对电算化档案管理的重视程度不足，缺乏足够的应对风险的意识，很少有企业委派专门的工作人员来对电算化档案实施专门的管理，这就导致差错出现的时候很难问清责任。有些企业不能及时对会计数据进行备份，导致了备份不及时和备份出现疏漏的情况时有发生，如果计算机出现问题，企业可能就面临着数据全部丢失的风险。另外，一些企业没有购买相应的杀毒软件，数据库受到入侵和毁损的机会大大增加。

第四，会计电算化的实施，与其他部门管理之间相互脱节。因为财务软件和其他管理软件数据库的不兼容，造成很多数据尚需工作人员逐步导入，或者还是保持传统的手工操作。如人力资源的工资核算、各部门的费用报销系统、计划部门的计划管理等工作，无法实现数据的自动链接，导致会计信息处理流程的优势难以体现。目前的会计电算化系统尚不具备自动完成数据转换、形成会计数据的能力，使得会计人员的数据输入工作量大大增加，工作负荷不减反增，人工的核算和收入使得一些简单的计算错误和逻辑错误频发，会计电算化中的内部控制难以发挥应有效用

第五，会计电算化缺乏基本的内部审计监督。企业内部控制一个重要环节就在于会计电算化中的内部审计监督。内部审计人员应该在会计电算化的审核、监督和指正工作中承担主要责任、发挥主要作用。会计电算化系统的管理和控制需要内部审计人员的全程参与，内部审计人员应该具有独立性，对会计电算化薄弱的地方进行指正，提出自己的修改意见，让电算化的控制和管理逐步走上正轨。但是目前会计电算化中的审计监督工作落实情况较差，监督的不到位使得内部控制管理水准一直得不到提升。

二、加强会计电算化下内部控制制度的措施

第一，企业要建立和会计电算化环境想适应的内部控制制度。首先，会计电算化人员应该严格地按照相关的操作规范和内容进行操作，切忌无权操作和越级操作，系统软件的相关密码要严格地保管并定期予以更换，避免可能得操作风险。其次，操作人员应该注意机房安全的维护，不能在计算机开机的情况下就擅自离开机房，如果相应的工作人员要离开机房，就必须锁好房门和机器，不可心存侥幸，给不法分子可乘之机。再者，在计算机软件和硬件需要维修的时候，会计电算化人员必须现场监督，不能全权让计算机维修人员代劳，维修人员来检测的时候必须将证件携带齐全，不可含混而過。最后，会计电算化的操作记录需指定专人进行进行记录，对计算机出现规章和维修的情况也要进行记录，保证会计电算化操作、修改和维修的时间、人员都能得到及时的记录。

第二，要选择正确的会计电算化软件。在信息时代和技术时代的大背景之下，企业会计核算工作的好坏受到会计软件优劣的直接影响，所以会计软件的选择成为企业管理的重要内容之一。企业要想建立完善的会计电算化内部控制系统，首先需要选择恰当的会计软件。在选择会计软件的时候应该着重考虑其安全性、稳定性和实用性，切不可因贪图短期的利益而选择那些质量很差的财务会计软件，在选择电算化软件的时候应该将国家的相关要求考虑在其中，如果是外资企业就更加要做好和我国会计电算化软件的接轨，避免在管理过程中不必要的一些麻烦。

第三，应该明确会计电算化操作中的权责关系。在设置会计电算化内部控制制度时应该建立有效的管理制度，保证合理的权责分配。这样企业内部控制制度和环境能够得到很大程度的改善，会计工作才能做到岗位明确。企业在实施会计电算化之后会计岗位就划分为传统基本会计岗位和电算化岗位两个部分，要在二者之间做好分工并实施有效的结合。会计主管、出纳和核算、会计档案数据管理属于传统会计岗位范畴，电算化系统的操作、维护、审核和主管工作属于电算化会计岗位的范畴，做好分工和明确的权责划分是十分必要的。

第四，要做好会计电算化的监督工作。会计电算化审计监督工作是会计电算化监督的重要组成部分，内部审计应该成为企业内部会计控制系统的重要手段，会计监督应该以此作为突破口，企业需要定期对会计资料进行审查，遵守相应的法律法规，使得会计信息真实合法。最后，企业还可以运用网络，进行联网审计，这样需要运作时在审计部门进行检测机的安装，然后采用审计程序进行专业检测，审计人员可以通过相关的操作就可以对财务部门的计算机进行检测，并及时的进行审计。

参考文献：

[1]高春丽.企业会计电算化管理中的内部控制存在问题与对策[J].中国电子商务，2013.

[2]袁阳阳.会计电算化管理中的内部控制研究[J].现代营销，2013.

[3]王瑞.企业会计电算化管理中的内部控制存在问题与对策[J].现代信息经济，2010.