信息时代档案管理工作面临的问题及对策

韩吉明　史红波

[摘 要] 信息時代的档案管理工作是基于计算机技术与信息化技术合二为一的信息化档案技术。信息化档案技术区别于传统的档案管理，更加有利于信息技术的发展。然而，随着信息技术的不断发展，在运用到档案管理工作过程中，出现了一些问题亟须去解决。

[关 键 词] 信息时代；档案管理；问题；对策

[中图分类号] G271 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2016）24-0173-01

作为记录国家机关、社会团体或个人的资料，作为一种查询用途的途径，档案管理部门需要各尽其职。如今，随着档案收纳、记录的信息量越来越大，信息的日益全面，给档案管理工作带来了很大的工作量。在信息化时代背景之下，档案管理部门也逐渐意识到信息化的管理趋势，不断将计算机网络技术以及通讯技术运用到实际工作中。

一、档案管理工作的重要性

档案是国家机关、社会团体或是个人在社会活动过程中形成的资料，这些资料包括文字、图表、声像。科学且规范的档案管理工作，在一定程度上决定了一个单位的业绩以及管理水平。档案记载了一个单位的优秀成果，有利于对其单位进行科学分析，从而找到优缺点，扬长避短，这是制定发展方向的好教材。不断地更新档案管理工作的理念，探索新型的档案管理方式，有利于更全面地反映单位的整体经营情况。通过档案管理工作与单位的经营管理相结合，可以在一定程度上决定本单位的发展前途。所以，做好档案管理工作，有利于促进社会经济的不断全面发展，从而提高单位在市场中的竞争力。

二、信息时代档案管理工作面临的问题

（一）投资较大，管理不科學

将档案管理由传统模式向信息化转变的过程中，会产生很多投资费用，比如购买相应的计算机设备，并构建办公网络、复印机以及扫描仪等信息设备。由于档案的严密性，如果要在办公区域构建办公网络，要同时考虑内部网络以及外部网络的连接，对于网络的安全性有着较为严苛的要求。所以，需要一些专业的网络维护人员，且电子设备也要与时俱进，使其后续费用不断增加。这在很大程度上造成档案管理机构不愿意向信息化档案管理转变，因为机构部门看不到利益的希望。

（二）档案安全性及保密性有待提高

信息时代的档案管理工作要求从人工手工录入不断地向计算机技术转移。当然，计算机的介入解放了大部分的劳动力，但网络也存在一定的风险系数。比如，一些不法分子会利用计算机网络中的漏洞对原始电子档案进行破坏，从而使原始电子档案的真实性受到严重的毁坏。与此同时，如今越来越复杂的数据、种类繁多的文件，会使计算机网络受到死机问题的影响，同样会使电子档案的安全性及保密性受到威胁。

（三）缺少信息化档案管理工作人员

档案管理人员在档案管理工作中有着十分重要的作用，是管理工作的实施者。目前，档案管理工作人员虽然具备了一定的专业技能，但是缺乏一定的信息素质，而且由于不熟悉一定的网络环境，他们很难掌握计算机的操作，从而无法进行信息化的管理。

三、信息时代档案管理工作的对策

（一）加快档案信息化的基础性建设

为了加强信息化档案管理的水平，要大力加强对档案信息化的基础性建设。可以建设数字化档案馆，比如，建设档案馆库房、档案馆馆藏、检索工具、规章制度等，从而在一定程度上推进计算机档案管理的步伐，促进计算机信息技术与档案管理工作的结合，逐步提高档案信息化水平。

（二）建立健全档案信息安全保障体系

档案的安全性是档案管理工作中十分重要的部分，但是在当代的管理过程中受到了严重的威胁，急需不断加强档案的安全性，因此必须建立健全档案信息安全保障体系。对此，可以不断加强对计算机网络的建设，从而在一定程度上增强计算机网络的秘密性，使用时需要输入密码，从而提高安全性。除此之外，档案管理工作人员还要定期对计算机的运行系统进行检查维护，从而保证计算机可以正常地运行，使原始电子档案不受到损坏。

（三）加强档案管理工作人员的信息化培训

如今，档案管理人员的素质较低，不能适应高速发展的信息化要求。而信息时代下的档案管理工作，不仅需要管理人员拥有积极的工作态度，还要有熟练的档案管理技能，熟练掌握信息的输入及记录操作，并能对突发状况及时处理，从而提高档案管理效率。因此，档案管理部门要定期对档案管理工作人员进行培训，从而不断提高其专业素质和工作能力。

信息时代下的计算机网络技术日趋成熟，这不仅给档案管理工作带来了机会，也给予了前所未有的挑战，不断出现投资较大、管理不科学、档案安全性受到威胁、档案管理工作人员专业性不强的问题。因此，需要从加快档案信息化的基础性建设、建立健全档案信息安全保障体系、加强档案管理工作人员的信息化培训来确保档案管理工作的顺利进行，从而不断提高档案管理工作的效率以及质量，为社会、个人提供更优质的档案服务。

参考文献：

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