新型載体档案的保管与防护

王中影

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）07-000-01

摘 要 档案保管是指根据档案的成分和状况，所采取的存放管理和维护完整与安全的措施，是档案搜集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用六个环节中的一个重要环节。档案保管工作在整个档案工作中具有重要作用。档案保管工作质量涉及档案管理工作物质对象的质量，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。

关键词 新型载体 档案 报关与防护

维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，更是档案保管工作的中心任务，这是因为档案保管工作环节，是实现维护完整和安全的重点环节和主要手段，也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。

一、严格把握存档质量

选择优质材料记录信息，在可能的情况下，在制作存档的非纸质文书档案时，要尽量选择优质材料。制作过程中应保证质量，存档磁带应在无尘、无烟、温湿度恒定的环境中录制。对于有些现场录音，达不到这一要求的，可通过较好的录制设备和录制技术方法来弥补不足。

（一）保存过程中的检査和处理

入库前检査。对存档磁带， 除检査所记录的信息和文字说明是否齐全、完整外，还要从外观上检査磁带的质量。保存期间应定期检査和处理。保存期间，磁带应每半年重绕一次。这样，不仅可以在重绕中检查磁带保存状况，而且可以防止磁带的复印效应、霉变和由于弹性疲劳而引起的几何变形。卷绕时，应以恒定的张力和正常速度走带，中间不能停止，否则磁带卷压力不均匀会影响录放效果。任何一种存档的新型档案制成材料，在保存期间，都应尽量减少使用次数。因为，使用一次寿命就减少一次。

任何一种材料在使用时，如果存储条件与使用条件的差别较大，特别是温差较大的情况下，必须使其有一定的时间过渡平衡，不能立即取出使用，也不能用完立即存档，以免损伤记录材料。任何一种材料在使用时，都须事先做好准备，检査仪器设备有无故障、是否正常、是否清洁。在使用时， 要掌握使用规则程序，注意有关事项，以免因操作不当而损坏材料。

二、严格库房管理

（一）对库房的选择和要求

新型档案制成材料在保存中易受环境因素的干扰，且对温度、湿度要求比纸质更严格。因此，对存储的大环境——库房，便有特殊的要求。

新型档案制成材料应选择全封闭式带空调的库房，这样便于控制库房的各种存储条件。如条件不允许，也应选择密闭程度较高的库房。各种材料应分库保存。即纸质与非纸质分开；磁性材料与感光材料分开； 黑自影像与彩色影像分开，以免让各自的挥发性物质相互感染和影响。库房的内壁、地面应特别处理一下，使其不吸尘，本身也不产生灰尘。但千万注意，不能用有挥发性气体的物质来装修库房，以免有害物质产生化学反应而影响存档材料的质量。

（二）严格控制库房的温度

下列适宜各种材料存储的温度标准，可参照执行。磁带：温度15℃-21℃；相对湿度35%-45%。软磁盘：的库房在温度10℃-50℃；相对湿度20%-80%。硬磁盘通常是随机存储，而机房都有空调，温湿度可参照机房温湿度标准。光盘的保存温度在20℃左右，相对湿度50%左右。长期保存的感光材料片，一般要求为：温度2℃-10℃，相对湿度15%-40%。

（三）保持库房的清洁卫生

库房应配备一定的除尘设备，定期打扫，以提供一个无尘、无有害气体的环境。库房应禁止吸烟，防止烟雾污染胶片和磁带。

三、严格选择包装材料

包装材料是和新型档案制成材料接触最为密切的物质，可以说是存储的小环境和屏障。因此，对包装材料的选择必须有严格的要求。

（一）一般包裝材料的要求

档案包装材料的要求具有良好的化学稳定性，不含有酸性及氧化剂或还原剂。各成分之间不应发生任何化学作用，并具有一定的机械强度和结构稳定性。目前用于包装的材料主要有纸张、塑料、金属和木质材料。

（二）用于胶片的包装材料

用于胶片的包装材料不同质地要求不同：纸质材料应选用中性偏碱纸； 塑料包装物应选用与片基相同性质的塑料物质；金属包装材料应选用铝合金、不锈钢以及经防腐处理的金属材料；唱片包装纸袋，塑料装具，都不能用有挥发性物质的材料，以免引起化学腐蚀。唱片的存放柜最好不用木质柜， 特别是不要用柏木、松木、樟木等含有挥发油的木质材料制作的柜架。

（三）包装方式的选择

档案的包装方式有开放式、密闭式和全密封式。不论采用哪一种，都要保证防尘、防有害气体和一定条件的温湿度。其中密封式有很多的优点，但要注意在湿热情况下，不能只顾密封而不注意观察湿度的变化。通常情况下，为保证密封袋或柜架中的湿度能控制在一定的范围内， 可放置一些干燥剂和吸潮剂， 以控制湿度。

四、适当选择存放方式

新型档案制成材料在保存过程中， 如果存放方式不科学，会造成材料内的相互挤压，重力不均，载体变形，信息还原失真等，从而影响使用。存放方式通常有两种：横放和竖放。磁带多采用竖放。竖放既方便检索，又可避免重力作用而使磁带倾向一边，影响磁带正常运转，也可避免带基边缘的损伤。感光胶片无论是卷式还是平片，最好是竖放，以免胶片受压受潮。如果卷式片一定要平放，必须将片轴架好，以免片轴下部的胶片受压。