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请示理由部分的写作

2016-08-04李会敏

青春岁月 2016年4期

李会敏

【摘要】请示是向上级请求指示、批准的文种,要想实现请示目的,写好请示理由是关键。写请示理由首先要明确理由写什么,主要是情况和困难;第二要明确理由要怎么写,简单说就是“准、实、足、透”。明白这两点才能写好请示的理由。

【关键词】请示;请示理由;上行文

请示是一种报请性上行文,《国家行政机关公文处理办法》规定:“‘请示适用于向上级机关请求指示、批准。”它的应用范围很广,使用频率也很高。其根本目的都是希望得到上级的肯定,提供相应的指示、批准或帮助。因此,写出一则好的请示十分必要。

请示正文通常包括三部分:请示理由、请示事项、结束语。其中请示事项是请示的重点内容,是请求上级机关给予指导、批复、帮助的具体事项,也是请示写作的目的所在。然而事项是重点,理由却是关键。这部分写得成功与否,是请示是否合格、能否得到批准的关键所在。那么如何写好请示理由这部分呢?

一、理由写什么

请示理由部分主要由两方面内容构成:目前的情况、存在的问题及解决问题的必要性。在写作请示理由时,必须要将这三部分内容表述清楚,这是后边请示事项的基础。

××单位关于增拨技术

改造资金的请示

××主管局:

正当我单位技术改造处于关键阶段,资金告罄。前次所拨资金原本缺口较大,加之改造过程中出现了新的技术难题,需增新设备,以致资金使用超出预算。由于该项技术是我局所属大部分企业所用的核心技术,如改造不能按期完成,势必拖延全局技术更新的进程,进而影响各单位实现全年预定生产指标和利润。目前,我单位全体技术人员已充分认识到市场经济的机遇和挑战,正齐心合力,刻苦攻关。缺口资金如能及时到位,我们保证该项技术改造按期完成。现请求增拨技术改造资金××万元。

妥否,请批示。

××单位(公章)

××××年××月××日

陈述情况是请示理由一个很重要的组成部分,也是整篇请示写作的开端,俗话说:“万事开头难”,开头写好了文章等于成功了一半。例文就很好地做到了这一点。开头第一句话点明单位当前的情况,开门见山,一目了然,简明扼要。接下来又对当前客观情况进一步解释说明,客观、简洁、明确,几句话清楚地将写请示单位的情况呈现在上级机关领导面前。存在的困难是请示事项的直接依据。例文在叙述了基本情况之后,紧接着将困难摆了出来“资金告罄”,然后又将造成困难的原因进行了说明,这样可以让上级机关做到心里有数。

上级机关的下属单位不只一个,而每个单位也都会遇到各种各样的问题,那么为什么上级机关要帮助“你”这个单位解决“这个”困难?这个时候,就需要将解决困难的必要性列出来了。例文第一段第三句话就对为什么要解决这个困难进行了说明:资金不足不仅会影响“技术更新”,甚至会影响“各单位实现全年预定生产指标和利润”,这样看来,困难的解决十分必要且紧迫,如果不解决,不只会影响本单位,甚至会影响到“各个单位”,这样严重的影响势必会引起上级机关的重视,对于所请求的事项也就不会视而不见了。

二、理由怎么写

仅仅知道了理由部分要写的内容还不够,俗话说“文质彬彬”,再充足的理由如果没有一个恰当的表达方式,让人看了似是而非,那么这个请示也不会达到理想的效果。因此理由该怎么写,如何开头,从哪切入,情况叙述如何将要写的内容准确、简明、恰当地表达出来,还需要斟酌。

1、分亲疏,抓主要情况

在写本单位当前情况时,要分清哪些情况必须写,哪些情况可以写,哪些情况不需要写,要分清“亲疏远近”,紧扣请示事项这一着眼点,准确地摸清本单位、本地区目前所面临的实际情况,现处于一个什么样的状态,遇到了一个什么样的问题。写作时,要分清主次,抓问题的症结,抓主要矛盾,力求客观、简洁、准确,而不能眉毛胡子一把抓。例文中对当前情况的叙述就写得准确、简洁、明了。开头第一句直接陈述,开门见山,直接将当前最重要,与请示事项紧密相关的情况写了出来,虽是概述却并不笼统、含糊。

2、重事实,写真实困难

在陈述困难时,有些单位出于“求成”的心理,会将困难夸大。心情可以理解,但是做法并不提倡。实事求是,是困难陈述的一个重要原则。夸大困难,某种虽有助于得到上级机关的重视,但也容易弄巧成拙,最后非但不能解决实际困难,反而有损本单位的形象,甚至受到上级机关的批评。

另外,在陈述困难时还应注意一点就是不要笼统含糊,一笔带过。如“因工作需要,我县急需购买小轿车一辆,请批准拨款×万元”。因为任何请示都是因工作需要才写的,所以这里的“因工作需要”等于没说,这份请示就等于没有理由,这样的请示上级机关不可能批准。例文中对于困难的阐述就很明确,指出是遇到新的技术难题,需要添新的设备,才造成了资金短缺,需要上级予以帮助。把困难明确摆出来,也利于上级考虑如何给予帮助,给予什么程度的帮助。

3、理据要充分,写明可行性、必要性

在讲明情况,摊开困难之后,就要陈述解决该困难的必要性和可行性了。一般有政策上的依据原因和事实原因。政策原因可略写。只要写出上级有关文件和指示内容即可;事实原因要详细写,从事实的必要性、迫切性、关系的重大性等方面说明。因为事实原因较复杂,必须有充分依据,才能使理由站得住脚,才能达到请示的目的。

如“因工作需要”之类的原因,叙述过于苍白,根本感觉不到请示的必要性及紧迫性,既然不必要且不着急,那么又如何说服上级机关批准这个请示呢?因此这个时候就要把理据一一列出来:因机构合并、人员增多、用车量大增,原有车辆有的已到报废年限,有的还在带病运作;按政策规定,我县应该配备多少辆何等规格的公务用车,可现在远没有达到这个标准等。将这些理据写出来之后,上级机关会觉得购车这件事从政策上来说,合情合理;从现实情况来看,有的已到报废年限,有的还带病运作,如果不换车不仅影响工作甚至可能会出现安全问题,如此购车也就十分必要且紧迫了。

例文中第三句,首先将这项技术的重要地位摆出来,然后将如不能按期完成的后果列了出来,而这个后果不仅仅是拖延技术更新进程,最严重的是会影响到“各单位”的“全年”的“生产指标和利润”。可以看出,该技术如果不能继续下去,将会产生大范围、大区间的影响,资金帮助迫在眉睫。在最后,还从情感的角度出发给予了得到帮助之后的保证,形成叠加烘托效应,理据充分而恳切。

三、结语

在写作请示时“请示”批准事项的理由写得好坏往往会影响到“请示”能否成功。通过对例文的分析,我们可以看出,要写好请示理由应着重把握四点:申述理由点的选择要准确,理由中困难陈述要实事求是,论证过程中理据要充分,说理要透彻明了。简言之,这部分写作要做到四个字“准、实、足、透”。即申述理由的点要“准”,申述理由的困难要“实”,申述理由的理据要“足”,论述要“透”。

【参考文献】

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[2] 王安应.怎样写好请示[J].秘书之友, 2008,10(1).

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[5] 郭媛媛.请示公文写作的禁忌[J].新闻与写作, 2008,15(4).

[6] 叶黔达, 柯世华.最新公文写作与处理规范·观念·技巧[M].成都:天地出版社, 2013.