加强农业科技档案收集管理的几点措施探讨

李言庚　贾巡治

摘 要：农业科学技术创新是新时代农业发展的核心和首要任务，农业的科研事业进入了一个新的发展时期。尤其是近几年，出现了很多的农业科研成果和科研项目，对这些科技成果的记录档案的数量也在逐渐增加，档案利用的对象也变得越来越复杂。因此，农业科技档案收集管理工作也越来越重要，本文针对在实际的工作中农业科技档案管理存在的一些问题进行分析，并提出相应的解决措施，为从事档案管理工作人员提供参考。

关键词：农业；科技档案；存在的问题；解决措施

1农业科技档案收集管理工作中存在的问题

1.档案意识薄弱，没有健全的规章制度

一些单位领导对农业科技档案管理没有足够的重视，没有把它列入日常的工作中，使档案管理人员对一些工作很难开展。一些科技研究人员没有意识到档案管理的重要性，对归档资料缺乏主动性和自觉性，对档案要归档的内容和要求不了解，经常把一些不是归档范围的资料拿给档案部门，对一些重要的归档资料没有提供完整，所以在很大程度上为档案的管理工作带来很大困难，无法保证档案的完整性和准确性。一些单位没有采取切实可行的措施，导致档案材料归档质量不高。

2.总结性材料比较多，系统性材料比较少

档案管理是对科研成果进行反映和评定的技术材料，尤其是一些重要的核心材料以及关键性的技术材料，这些材料充分体现了科研成果的新概念、新思维以及新方法，它的归档和利用价值远远超出一般性材料。但是实际的归纳管理中，更多的是总结性、成果性以及获奖证书等方面的资料，缺乏研究过程中形成的各种载体的原始记录，比如，课题调研报告、试验记录、方案论证、测试数据、材料成分比例等，这些系统性的资料非常少，无法保证档案的系统性和完整性。

3.计算机辅助管理水平不高

随着科技的创新和计算机的普遍使用，档案的管理也要向网络化、数字化方向发展。网络管理模式越来越多，纸质档案的比重越来越少，新型的档案管理形式尤其是电子文件得到大家的认可。传统的纸质档案满足不了现代的需求，很多单位还是实行传统的手工操作，科技档案管理的信息化水平比较低，很少利用计算机进行档案管理，更没有建立有关的电子目录，注重对资料的传统保存，严重影响了档案的开发和利用。

4.档案设施陈旧，保管条件比较差

一些农业科研单位的档案管理环境和设施非常简陋，闲置的空房大多作为档案室，达不到防潮、防火、防虫的要求，满足不了通风、干燥、降温等要求，没有现代信息管理设备、空调等。对一些数码资料、录像资料以及录音资料与纸质资料混合保存，在一些高温天气或者没有季节没有办法降温、排除湿气，对档案资料很容易造成褪色、发霉等问题。

2 加强农业科技档案收集管理水平的措施

1.加强学习，提高认识

在工作中逐渐转变领导以及科研人员的思想观念，提高对档案管理的重视，依法办事，使大家能够真正的认识到科技档案的管理与生产、开发以及科研工作同等重要。为了使档案管理工作可以顺利的实施，单位应该成立档案管理小组、研究室，并明确档案管理人员，建立健全的档案管理制度。把科研材料的收集、整理、归纳列入档案管理小组的岗位责任制中，明确具体的工作内容以及具体要求，采取积极可行的措施，并建立奖罚制度，与年终奖、评先进、成果申请等相联系，在制度上做好保障。

2.树立服务理念，建立反馈机制

档案管理工作的内容和形式相对比较复杂，不同的使用会有不同的要求，随着时代的发展，对档案的利用方式也在发生着新的变化。所以要对档案管理工作树立服务理念，建立反馈机制。通过对过去档案利用情况进行了解，总结出利用规律，为档案信息资源的开发利用提供依据，。与利用者加强沟通和联系，及时了解档案利用的效果，并给出档案利用的评价和建议。通过这样的沟通和信息反馈，可以及时发现档案管理工作中存在的问题，并及时采取适当有效的措施进行控制和调整，进一步提高科技档案的利用率。

3.建立严格的管理制度

在每项科研项目结束以后对涉及的科研文件资料进行系统的收集和整理，由档案管理负责人对其进行审查、鉴定、验收，最后归档。对归档的科研资料都要有完整的审查手续，内容按照格式详细填写，字迹工整干净，资料图片清晰并装订整齐。一些重点的科研项目在验收和鉴定的过程中要按照分级管理原则，档案先由有关的档案部门进行审查和验收，没有经过档案部门验收的材料，各级科研档案管理部门不能继续办理，这项重点科研项目也不能申报成果奖同时该科研小组也不能申请新的研究课题。

4加强档案部门的自身建设，提高工作人员的综合素质

农业科研档案的管理水平主要取决于档案工作人员的工作能力。所以进一步提高档案人员的综合素质是非常有必要的。首先要对档案人员进行定期的培训和教育，为其创造有利的学习环境，学习档案管理专业知识，不断的开阔视野，提高自身的业务水平和综合素质。其次是档案人员要与课题研究人员保持良好的沟通和联系，及时了解科研研究动态，提醒科研人员要按照归档的内容和要求积累有关资料。最后是档案部门要建立健全的岗位责任制，明确岗位职责，建立工作考核制度，明确分工，奖罚分明，充分调动员工的积极性和竞争力。

5.多渠道争取经费，改善档案设备

单位预算应该拨出一部分用于档案管理费用，以保证档案工作的可持续发展。也可以采取对外实行有偿服务，比如，可以根据已经建立的档案资料开展技术咨询服务等，通过提供优质服务以争取额外的课题经费，确保条件好的科室资助，为档案管理工作提供基础保障。

6.加强档案开发，实现档案信息数字化、网络化管理

科技档案的收集管理工作实际上就是一种社会信息服务行业，对外提供服务，因此做好这项工作非常重要。首先要有丰富的科研资料，档案管理人员要与科研人员做好沟通，为他们提供档案盒，在课题研究过程中所形成的资料可以全面、完整的收集，方便以后归档。其次是编制科研档案，依据利用者对档案的不同需求，档案人员需要对科技档案进行开发、编制以及检索，可以快速有效为利用者提供想要的资料。最后是建立信息网络系统，对科研的最新动态或者发展趋势等，可以通过网络随时查询了解。网络信息的管理要做到安全性和保密性，对科研档案的收集整理和归纳等一系列工作要规范，统一标准才有利于电子化管理，方便档案的查询。

3 总结

通过以上方面的介绍，我们知道现代农业的科研成果越来越多，这也是社会发展的宝贵财富，因此做好农业科技档案收集管理工作非常重要，虽然在实际的工作中会受到很多因素的影响，但是只要在各个环节细心认真，保持良好的沟通，加大信息管理设备的投入，进一步提高档案人员的工作水平和综合素质，就能把农业科技档案收集管理工作给做好。

参考文献

[1]张文兰浅析新时代农业科技档案管理的几点思考[J].科技档案，2012（12）

[2]马爱芬农业科技档案规范管理和利用措施探讨[J].浙江农业科技，2012（08）

作者简介

李言庚（1970-），女，汉族，湖北省巴东县人，专科，助理档案管理师，从事档案管理工作。