人口和计生系统档案管理现代化的实践研究

纪晶

摘 要：随着现代科学技术的急速发展，人口和计生系统档案管理逐渐加入现代化元素，使其逐渐融入信息时代的大环境。本篇论文针对人口和计生系统档案管理的现代化实施进行探讨。

关键词：人口和计生系统；档案管理；现代化管理

人口大国是我国主要标签之一，人口问题也是我国一直关注的社会问题之一，人口数量大和人口老龄化就是人口两大问题。计划生育一直调整人口问题的主要手段，人口和计生系统档案管理的现代化水平是其手段有效性的关键之处。

1 人口和计生系统档案管理的现状以及问题

人口和计生系统档案管理体系建立以来，具有庞大的数据库，其档案管理是一个复杂繁琐的工作，尤其是改革开放以来，人流量波动过大，更加不利于人口管理，传统的人工管理已经不能完成这一沉重的管理任务，现代化管理是其发展的必然趋势，但是目前我国人口和计生系统档案现代化管理仍处于发展摸索阶段，存在很多问题。

1.网络化不彻底

人口和计生系统档案管理利用计算机信息技术和互联网技术的资源共享、远程控制等优势加快档案管理工作的效率是其改革的主要内容。目前我国大部分地区已经实施网络化管理，但是仍有部分落后地区引进互联网技术，导致部分地区人口计生数据更新滞后，人口计生数据不精确，不利于我国人口计生系统档案的统一化管理。

2.档案管理作用的不充分利用

档案管理工作的重要性并没有被部分地区政府重视，科学的人口计生系统档案管理是人口计生管理方向的重要依据，是对管理水平和成效的衡量凭据，是其科学研究的重要参考数据。但是在实际管理过程中，部分政府地区对于人口计生档案管理并不重视，对其档案数据背后所反映的信息并没有深度挖掘。

3.工作人员职业素养不与时俱进

部分地区人口计生系统档案管理大部分工作人员具有年龄偏高，女性偏多的特点，并且该职位的流动性过大，其工作人员并不具备档案管理的专业知识和现代化技术的操作能力。工作人员在其任职期间多数应付了事，没有认识到档案管理的重要性，从而造成档案数据失真、资料损失等问题，严重影响人口计生系统档案管理水平。

2 人口和计生系统档案管理现代化的改进措施

1.统一数字化的管理模式

实践证明互数字化的管理模式具有很大的优势所在，该模式结合先进的计算机信息技术和互联网技术，是信息时代的必然选择。部分条件不允许的地区政府国家予以技术和经济和人才上的支持，使其从硬件到软件都符合数字化管理模式的条件，扶持其逐渐实施数字化管理模式，最终实现统一数字化管理。

2.统一人口计生系统档案管理软件标准和程序

为了便于统一化管理，人口计生系统档案管理统一软件标准和程序，自从人口计生系统建立以来，其数据信息资料十分庞大而复杂，并且其涉及的领域也十分广泛，若是使用不同的管理软禁对其进行分类整理，则很难对其进行统一化管理。统一管理软件标准和程序的实施过程中主要包括两个方面：一方面是对市级、省级、县级和地区依次运用统一管理软件、统一格式、统一标准、统一程序、统一口径；另一方面是与之相匹配的人才现代化档案管理人才。政府针对相关工作人员进行计算机信息技术以及互联网技术的培训，为了保证档案管理工作人员具备计算机操作以及互联网运用能力，实施定岗培训、持证上岗、年度考评等政策，不断激励工作人员与时俱进，使其充分融入现代化的档案管理体系。

3.树立人口计生系统档案现代化管理理念

地方政府首先要树立正确的人口计生系统档案管理的正确理念，意识到其科学管理的重要性。首先是对领导进行培训，宣传人口计生系统档案现代化管理理念，使其充分认识到现代化管理的便捷，以及人口计生系统档案管理的各项功能，在下达指令过程中深刻贯彻现代化管理理念；其次是对其工作人员进行培训过程也应加入现代化的管理理念，从而使相关部门以及员工充分认识到现代化管理理念的重要性，并且认识到其多项功能，上下级共同协作实现其各项功能。

4.增加投入

人口计生系统档案管理想要彻底实现现代化的管理需要政府投入大量的财力、物力和人力。首先是是对各个地方政府配置现代化的设备，其包括计算机、光盘刻录机、投影仪、扫描仪以及统一的管理软件和程序；其次是从各个方面支持培育地方政府独立管理的综合型人才。现代化管理并不是简单停留在理念的层次上，其需要实际运用于人口计生系统档案管理，因此需要培育综合性人才，其比仅仅具备管理能力，还需具备现代化先进技术，充分发挥人口计生系统档案管理的各项职能。

5.实施规范化、标准化的现代化管理

档案管理从根本上说就是保证档案资料的完整性以及安全性，使其更好的为其它相关部门服务。档案管理的规范化和标准化的发展趋势是现代化管理的体现之一。档案管理工作严格按照政府规定执行，从档案管理资料的搜集、整理、鉴定、著录、保管等每一个环节都需对其进行规范化的操作；除此之外还需对之间遗留的档案资料重新进行归纳整理，对于可公开、利用率高和价值高的档案优先加工整理，设置关键词，分类分层次著录等去除糟粕取其精华，使其符合案卷整合的标准，进一步推动数字化、信息化的实施。

6.提高工作人员的综合素质

人口计生系统档案管理的工作人员应该具有一定稳定性和鲜活性。其应该设有固定的岗位，明确岗位的职责以及权限，该岗位工作人员，应该增加与其它部门的工作人员之间的交流，使其工作人员意识大自身工作的重要性，流动在整个工作环节中。

政府应该重视档案工作人员综合素质的培养，在其具备档案管理的同时，还需具备计算机信息处理能力，自身具备管理、创新和整合的综合能力。政府对人才的培育分为岗前培训以及继续教育两类，前者更加重视培育其工作人员的基本技能，后者则更加重视创新和新技术能力的培育，两者需要根据其自身的特点以及学习能力进行针对性的培训。

3 结束语

综上所述，人口计生系统档案现代化管理使其必然的发展趋势，其利用现代化技术，为人口计生工作提供更好的服务，提高人口计生档案系统的利综合利用率。

参考文献

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