论大数据时代背景下的档案管理创新

随着网络技术的迅猛发展，全球数据信息量呈指数式爆炸增长，全球信息化大潮里，信息资源开发利用水平的高低已成为衡量一个国家强盛程度的重要标志。作为国家信息资源的组成部分——档案信息资源在这个时代潮流中，积极置身于社会主义市场经济主战场，在我国社会主义精神文明建设中发挥了越来越重要的作用，为当代中国社会的发展、进步和繁荣做出了突出贡献。对于档案管理而言，要在互联网时代利用自身特点和新技术，为专业和事业的创新发展发挥更大的作用。

1 大数据时代的来临

伴随着国家信息化建设的不断深入，科技的发展和多媒体技术的普及，云计算、移动互联网等新技术和新应用的不断涌现，当今社会每天都会产生大量的数据，信息量越来越大，数据快速膨胀的趋势不能改变，世界已经进入了大数据时代。什么是大数据呢？大数据顾名思义是指巨量数据资料，对于“大数据”，研究机构Gartner给出了这样的定义：是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。百度百科给出的大数据定义，是指所涉及的资料量规模巨大到无法透过目前主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理，并整理成为帮助企业经营决策的资讯。从定义中我们可以看出，掌握大量的数据信息只是一个基础，如何对这些巨量的数据进行专业化处理，提高对数据的分析加工，最终实现数据的“增值”才是大数据时代的意义。全球知名咨询公司麦肯锡这样解释大数据时代：“数据，已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。人们对于海量数据的挖掘和运用，预示着新一波生产率增长和消费者盈余浪潮的到来。”

大数据时代的到来标志着“信息社会”终于名副其实，我们收集的所有数字信息现在都可以用新的方式加以利用。在大数据时代，它所带来的信息风暴正在改变着我们的生活、工作和思维方式。大数据时代最大的转变就是，放弃对因果关系的渴求，而取而代之关注相关关系。大数据的挖掘及分析给企业科学决策、政府节约开支、提高公共服务能力、文化教育创新等提供帮助；大数据的数据挖掘技术可以为实现网络信息服务的智能化、个性化与精品化提供支持工具。因而，大数据时代的来临相比其它信息技术而言更契合档案管理工作的需要。而在数字技术的发展中，数字融合——将媒介传播的文字、声音、图像、图片等各种视听资料进行统一的数字编码，为档案管理行业进入大数据时代奠定了基础。

2 大数据时代下档案资料创新管理的思考

大数据时代的档案管理应该向社会化、多元化、开放性和先进性发展。处在大数据时代的档案管理如何发展，怎么样让大数据带来大价值？这是档案工作者必须面对和思考的问题。

（一）全面数据化，建立“全数据”概念

现如今数据的规模更重要，也就是说要掌握大量的数据，而且要有能力轻松地获得更多的数据。 近年来，随着技术的发展，档案管理也进入了数字化行列，许多档案管理单位也都相应建立了信息管理系统。档案要想在大数据背景下发挥更大的作用，必须要建立大数据的发展目标，要在媒资管理系统中建立“全数据”的发展框架。首先，在收集存储方面，一要在信息管理系统中对产生的全部信息进行采集，所有信息记录应一并纳入到媒资管理系统中；二要对收集保存的历史音视频档案资料进行数据化转储后，全部导入到媒资管理系统中；三要将各种形式、各种途径获得的音视频资料都纳入到媒资管理范畴内。其次，将各种音视频相关的信息通过处理技术转换成计算机可以识别和分析的数字化数据。对大量历史数据的相关性分析可以预测未来数据的情况，积累的数据量越大，预测的准确性就越高，对于未来数据的把握同样是一种获得有效竞争力的方式。第三，在资料数据化的基础上，还有一个关键的步骤，就是要进行利用关键词检索的科学编目。虽然很多机构在编目方面取得很大的成就，但就整体而言，编目工作仍存在简单粗糙的现象，给检索带来了很大的不便。制作人员面对庞大的素材库，看似拥有了更多的选择空间，但如果编目不够科学具体，会因精力有限而造成资源冗余和时间浪费。在这方面，很多单位都已经进行了有益尝试，并取得了可资借鉴的成功经验。

（二）利用大数据满足多元化的利用需求

档案资料既是我国社会、经济发展全过程的真实写照，也是相关行业发展中不可或缺的重要媒体资源， 是我国档案管理事业发展所积累下的最重要的有形资产，拥有巨大的政治、经济、社会价值。档案管理应该深度挖掘档案资料信息资源，开展大范围、多渠道、多形式的利用服务，应该以“藏”为主向以“用”为主转变，从“被动服务”向“主动服务”转变。首先，挖掘档案信息资源手段要多形式，对内在价值的开发要结合各种手段，结合数字技术和多媒体技术的方式。其次，档案资源的服务要大范围。档案资料除了服务于本部门、本单位外，还应为同行业利用、学者研究以及社会文化产业发展通过便捷、有效地服务。另外，档案资料的服务应走多渠道。通过档案资料的方式有直接通过和间接通过等多种，除了传统通过利用的方式外，还应借助于新媒体技术快速发展的机会，多渠道扩宽档案资料的利用。在知识经济时代，让档案资源迅速转化为知识资源，将是今后档案资料管理工作的发展方向。

（三）构建数字网络为基础的档案资源共享系统

多年来，在广电行业内部一直存在着以节目交流、交换为主要方式的资源共享，不断增加的频率、频道，以及网络广播电台等新媒体对档案资料也提出了新的需求。然而，档案资源开发利用仍面临一些挑战。例如，档案资源的共享问题。由于各广播电视机构独立进行、管理各自为营，形成了档案资源的信息孤岛，加上档案资料的不规范，没有统一标准，使得信息无论在内部共享还是各省市单位间共享，都造成了很大的壁障和困难。

目前，数字技术、网络技术的发展，为档案资料的共享奠定了重要基础和条件。利用大数据技术，将档案内容科学编目，使之更易被查找和使用；构建以数字网络技术为基础的档案资料共享系统就具有重要的现实意义。建立节目资源共享机制就是要以技术为手段、解决当前标准不统一、管理模式不统一、数据库相互不连通等问题，使档案资源形成从中央到地方的信息资源网络，实现快速有效的利用。

1、要建设档案资源共享网络

目前，很多单位都纷纷建立或者引进了专门的档案管理系统，开展信息资源网络化建设工作，可以以此为基础，加强我国档案资源的整合。但目前各地的档案资料管理方式以及引入的媒资系统都是多样化的，各系统难以互联。因此，相关行业应制定统一规范的系统和数据库标准，建立起档案资源共享网络。确切的说，档案资源共享体系建设应是完整的概念，必须高度重视检索网络、资源体系以及传送网络之间的相互依存关系，统筹兼顾，协调性地推进共享发展。

2、要搞好网络环境下档案资源建设

档案资源建设应遵循共享性与互通互联的原则。各单位所形成的档案资料在载体、形态和管理上有差异，尤其是分类、著录等细节管理上所依据的标准和规范不同，给共享网络的建设带来了难题。要实现档案资源的共享，首先应该进行资源的整合规范。在资源共享、互通互联的原则指导下，将不同类型、不同载体、不同来源、分散管理的资源集中起来，构建档案资源系统。

总之，面对浩如烟海的档案资料，应当加强对管理工作的重视，利用大数据的技术对档案进行科学管理和利用，让档案资源迅速转化为知识资源，在推动行业发展过程中、在社会公共管理事业中发挥更加重要的作用。

作者简介

吴再亮（1985-），男，山东省枣庄市，助理馆员，大学本科，研究方向：档案。