事业单位档案管理信息化建设研究

摘 要：随着信息技术在现代社会的普及，不同行业相继认识到信息技术对工作效率的提升意义，因而相继投身于信息化建设之中。事业单位档案信息资源管理亦应依托现代信息技术实现对档案信息资源管理工作的创新，以便能够提供更好的档案信息资源利用与开发服务。基于此种考虑，事业单位档案信息资源管理部门应当依托现代信息技术，创设信息化档案信息资源管理体系。为此，本文从档案管理信息化趋势入手，对事业单位档案管理信息化优势进行分析，并就事业单位档案管理信息化建设策略展开论述，以供参考。

关键词：事业单位；信息化；档案管理；现代化管理

21世纪，网络技术飞速发展，逐渐普及。在这样的背景下，对于事业单位档案管理工作而言，如何推进档案管理模式转型，如何实现便捷、高效的事业单位档案信息化管理，已经成为其所需要认真思考以及解决的问题。只有把握好这些问题，才能更好地推动档案信息化建设适应社会现代化需求，真正改变传统的事业单位档案管理工作的缺点和弊端，从而，在保障档案原始内容的前提下，真正优化事业单位档案管理方式。因此，对事业单位档案管理信息化建设的研究尤为关键，本文将对此展开详细论述。

1 档案管理信息化趋势

随着国民经济的高速发展以及社会公众生活水平的提升，公众对于档案信息资源的服务、利用与开发呈现出更为明显的个性化使用诉求。在这种情况下，加强事业单位档案管理信息化建设，成为了必然趋势。从档案信息资源的构成情况看，事业单位的信息化档案资源管理体系涵盖了各类报表文件、档案信息资源管理系统设置以及数据库建设等相关内容。在前述内容中，最为重要的便是档案信息资源管理系统设置以及数据库维护。有鉴于此，事业单位档案信息资源管理部门应当创设同其实际工作要求相匹配的档案信息资源管理系统，进而依托数字化技术以及互联网技术实现自身的信息化建设进程，从而使档案信息资源能够藉由线上服务实现资源共享利用以及远程数据传输交换等。通过信息化建设工作的落实与完成，将使事业单位的档案服务迈上新的台阶，进而实现对档案信息资源服务效率的提升。

2 事业单位档案管理信息化优势

事业单位档案管理信息化趋势具有诸多优势，其能够提高档案管理工作效率，并且可以提高档案的现代化管理水平。

2.1 提高工作效率

从以往的档案管理工作运行情况看，事业单位档案管理部门在档案管理过程中经常遇到“死档案”问题，此种问题具体表现为，尽管知道已经储存了相关的档案，然而因未能进行合理的归档建档工作，抑或是因检索工具缺失，使得档案信息资源管理部门必须投入较大的人力物力以及时间成本去进行相关档案的查找。信息化档案管理系统的创设，此种问题能够有效的得以规避，原因在于依托计算机技术，能够实现高速档案信息资源查找定位，从而在较短的时间内满足档案利用人员的使用诉求，这样能够降低档案信息资源管理部门的工作量，同时提升档案工作服务效率。

2.2 提高档案的现代化管理水平

档案管理现代化是现代社会档案管理工作的重要目标之一，而事业单位档案管理信息化能够促使档案工作现代化管理水平得以提升。在实际工作中，相关的档案管理工作人员要紧跟时代步伐，形成现代管理理念，树立科学管理、高效率管理的观念，改变过去重视管理、忽视档案利用的观念，改变过去等客上门的观念，将档案管理工作推向时代发展的大潮中，由被动服务转变为主动服务，由消极服务转变为积极服务，促进档案管理工作面向世界、面向未来、面向现代化。

3 事业单位档案管理信息化建设策略

事业单位档案管理信息化建设需要不断强化软硬件设施，强化制度建设，确保信息安全，加强人员培训。下面我们从这四个层面入手一一进行分析。

3.1 强化软硬件设施

档案信息资源信息化建设是系统性工程，必须依托完备的技术以及完善的硬件与软件加以实现，缺乏其中任何一方，事业单位档案管理信息化建设都难以为继。有鉴于此，事业单位有必要加大投入，为档案管理部门提供必备的资金支持，更新硬件设备，不断利用最新软件加以管理维护。唯有如此，方能创设现代化的档案信息资源管理系统，并保持技术的先进性。

3.2 强化制度建设

制度是一切工作得以顺利开展的首要基础。为了使事业单位档案资源信息化建设得以有序开展，事业单位内部应当制定相应的制度以便实现对此项工作的科学引导和保障。同时，事业单位应当制定规范的信息化安全保障制度，以免在档案信息资源信息化建设过程中出现档案遗失或者档案外泄现象的发生。除此之外，档案管理部门应当注重创设严格的工作责任制度，实现责任落实到具体的个人，进而提升档案管理从业人员的安全和责任意识，保障事业单位档案资源信息化建设工作得以实现良性发展。只有将一切制度有序化、科学化、严格化，才能使档案管理信息化进程得到保障。

3.3 确保信息安全

档案管理信息化建设的过程中，信息安全问题是不得不关注的一个重大问题。基于确保档案资源信息化建设进程的考量，事业单位应当定期安排专人对相关的档案信息化设施以及数据库建设等方面进行认真检查，发现问题应当及时加以解决。同时，基于保障档案资源安全性的考虑，档案管理部门应当为档案信息管理系统创设防火墙，每日对档案服务网络进行病毒扫描，避免因病毒入侵造成档案信息资源外泄。除此之外，档案管理部门应当注重对涉密档案的管理，建立严格的保密制度，对档案内容公开前应当进行细致的审查，以避免档案信息不当外泄造成负面影响。

3.4 加强人员培训

现代化的信息技术是档案管理部门实现档案资源信息化建设的前提和保障，同时，档案资源信息化服务的实现还有赖于对互联网技术的应用。有鉴于此，唯有具备一支掌握专业化互联网知识以及具备较高信息技术水平的专业档案管理从业人员队伍，才能够使档案资源信息化建设真正发挥其应有效用，也才能对档案资源信息网络存在的安全漏洞与技术风险进行及时的排查，并实现对档案资源的高效信息化检索服务。但是目前的事业单位档案管理人员在现代技术方面存在着一定的欠缺，这就需要事业单位加强对档案管理人员的培训工作，使其尽快适应计算机技术为支撑的现代化档案管理技术，掌握现代化档案管理技能，利用现代化软硬件设施来提高档案管理工作效率，切实促进档案的信息化建设。

4 结语

近年来，我国开启了事业单位改革的大幕，对于档案管理部门而言，其将面对传统档案管理服务工作升级与转型的挑战。同时，现代环境下的信息技术的普及也使档案部门面临着重大的机遇与挑战。因此，事业单位的档案管理部门以及从业人员，必须利用现代化的信息技术与互联网技术实现对档案资源管理工作的创新，提升档案服务工作效率。在这一过程中，事业单位应当加大对档案管理工作的资金投入和制度引导，强化制度建设，确保信息安全，加强人员培训，使信息化建设进程得以保障，促使事业单位档案管理高效化、信息化。

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作者简介

陈芬（1974-），女，青海民和，土族，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。