探究档案管理的发展趋势

摘 要：我国的社会经济、文化、科技不断的发展，城市规模不断扩大，人口数量不断增加。社会的科技不断发展，给我们生活、学习、工作都带来了非常多的便利，但是城市的规模扩大和人口的增加都使得档案管理的难度不断增大，人工进行档案管理已经无法满足数量庞大的档案管理需求，信息化管理档案成为了未来的档案管理的主流趋势，本文对档案馆信息化发展进行了分析，根据现状分析信息化管理的必然性和局限性，并提出一些建议，望与业内同仁交流学习。

关键词：档案管理；信息化；专业设备；统一标准

人类的各项领域发展都离不开档案，各个单位组织都需要做档案记录保存的工作，这是为未来进行调查、研究的信息凭证，在人事领域、科学领域和历史领域上都有举足轻重的地位。档案工作的效率与质量就显得非常的重要。时代、科技的发展，传统的人工档案处理方式已经远远满足不了当今社会数量庞大、内容复杂的档案处理需求，全球都在信息化发展，信息处理技术在各个领域不断深入，计算机信息处理技术能满足当今社会数量庞大、内容复杂的档案处理需求，未来档案信息化处理必然成为档案处理的主流方式与发展方向。

1 档案管理的信息化概念

档案管理的信息化就是指档案信息不再以纸张为载体，档案信息内容转化为计算机信息，这就需要引用的现代的信息技术，比如说文本数据化技术、网络通信技术、网盘技术等，这些技术将档案信息转化保存为计算机数据信息，利用计算进行保存、处理，通过网络通讯技术实现档案共享，这便于档案信息的管理、分类、保存、配置并能高效的实现远程档案共享，这是传统档案管理的一次革新，并不是说纸质档案就将会被淘汰，计算机档案信息管理成为档案保存、管理、分享一个新渠道，互存互利，也能不断提高档案保存的安全性，提升档案共享的便利性，也能减少档案管理的人力支出，并提高管理的工作效率，更好的为广大人民群众服务，这也是时代、科技发展的必然趋势。

2 档案管理信息化发展的必然性

（一）档案管理信息化具有软硬件基础

档案管理需要硬件为计算机、打印机、扫描仪、复印机、数码相机等，这些硬件设施在各行各业都较为普及，档案部门也具备的这些硬件。档案工作人员的文化水平有很大的提高，对于电脑操作有了深入的了解，office word、excel等办公软件的熟练运用。软件方面，目前各个单位已经配有了相应的档案管理软件，这为档案的收集、录入、保管、分享等都提供了很大的方便。在此基础上，档案管理向信息化发展就有了充足的且完善的条件。

（二）档案管理信息化是保管保护传统档案的必然要求

我国各单位已经逐渐进入人员的更替阶段，而老一辈的档案保存工作人员的档案记录、保存方式的弊端也逐渐显现出来，纸质档案的老化损坏，档案分类保存方法不科学都使得档案的原件破坏严重，档案丢失率增加，年久档案查询不便。档案信息化改革能更好的保存、备份档案信息，延长档案的保存寿命，降低档案丢失率，查询方便。

（三）档案管理信息化的优势

传统纸质档案储存空间消耗大、整理与保存维护工作量大，不便于查找和共享。而档案管理信息化在这几方面有明显的优势。数字信息技术可以优化馆藏档案结构，节约出可观的档存空间，一个硬盘就可以收纳整个单位组织的所有档案，现在城市发展寸土寸金，信息化节约的办公空间可以节约很多的场地支出。数字档案可以同时准备几个备份，这对于保存档案有着非常的优势，能降低档案损坏丢失的概率。信息化档案管理可以大大的降低工作人员的工作量，维护工作也变的简单、便捷。网络信息技术，使得各相关部门或单位在调动、查阅档案时，更加简单快速。

3 推动档案管理信息化的措施

（一）增强档案管理人员素质建设

这要从心理素质和思想素质入手，提高工作人员的责任心，立足本职工作，加强工作人员学习新技术的自我提升意识，提高专业能力，可以邀请档案分类、管理专业人员、计算机技术专业人员来给工作人员上课，提高业务能力，增加知识储备。

（二）配备统一、专业的软硬件设备

现在一些单位内部各自为政，使用的计算机系统、设备、软件五花八门。这也导致很多档案数据格式不统一、数据不兼容。这就需要统一配置设备，利用这些设备可实现字符识别，自动编目、自动化、检索、自动全文存储和自动上载，计算机辅助立卷，档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，统一设备的类型与型号，统一计算机硬件设备与系统软件，就能为档案管理信息化改革提供保障。

（三）进一步规范管理机制，统一管理标准

在档案信息化管理改革中，具备的了软硬件基础后，就需要制定统一的管理机制和管理标准。在信息化档案结构中，存在一定的逻辑关系，这些逻辑关系是维系数据与程序、数据与数据库之间联系。这需要统一制定逻辑标准，才能统一管理标准，这才能保证数据库的安全性和完整性，因此，规范的制定管理机制和统一制定管理标准就成档案信息化管理中为必不可少的条件。这样进行信息化档案信息处理能为未来其信息内容利用、服务提供很大的方便。否则就会造成一些不良后果，如果说单位的档案部门不进行规范的制度制定，没有按照统一的标准来处理档案数据，反而各自为政，自成体系，各搞一套，那么单位之间的档案信息就通过网络进行传输，那么资源共享就更不可能实现。

4 结语

时代、技术的发展，档案管理信息化发展是未来的必然趋势，这也就要求档案管理人员需要与时俱进，提高自身的素质和技能。这不仅需要责任心也需要技术支持，我们档案管理队伍，也要提高自身的网络安全维护技能。在享受的网络、计算技术带来便利的同时，也做好档案安全维护工作，保证档案信息不会被恶意修改、盗取。掌握必要计算机系统操作和网络安全防护知识是必须的，这才能确保管整理档案的各项操作与活动能完整的记录下来，不断提高档案数字信息的安全性能。

参考文献

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[2]赵辛.浅谈档案管理的信息化发展趋势[J].计算机光盘软件与应用，2014，v.17；No.25221：158-159.

[3]刘海涛.浅谈档案管理的信息化发展趋势[J].科技创新与应用，2014，No.10731：260.

作者简介

高照丽（1963-），女，四川成都，成都建筑工程集团总公司，馆员。