浅谈如何做好医疗保险档案管理

袁自君

摘 要：医疗保险档案管理是具体落实国家医疗保险政策重要手段和方法，医疗保险档案管理的适当与否、效率的高低都直接关系到每个参保人员的切身利益，影响着医疗保险事业的能否健康发展。因此，促进医疗保险业务档案的管理对医疗保险事业的发展有极其重要的意义。本文就社保档案管理现状谈如何促进医疗保险业务档案的规范化管理。

关键词：医疗保险；档案；管理

医疗保险是建设有中国特色社会主义保障体系的重要组成部分，对于构建和谐社会起着重要作用，医疗保险档案管理是具体落实国家医疗保险政策重要手段和方法，医疗保险档案管理的适当与否、效率的高低都直接关系到每个参保人员的切身利益，影响着医疗保险事业的健康发展。本文以《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）为基础，从加强队伍建设、加强档案基础建设、健全体制机制等方面阐述如何提高档案管理水平。

1 立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好医疗保险档案管理工作的基础，要做好医疗保险档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。

制度建设是档案工作的基础，加强制度建设，严格依法做好档案工作，使档案管理工作朝着规范化、制度化方向发展，是新形势下对档案工作的迫切要求。这就要求各有关部门形成档案的收集、整理、保管、移交、存档的成熟的流水程序，做到既利于完成工作，又符合档案管理要求。医疗保险档案管理部门都要制定出相应的管理制度，从而构建一套符合实际的社会保险档案管理制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档，以彻底改变社会保险档案管理上的无序状态，逐步形成全国统一、上下协调一致的社会保险档案管理体系，使医疗保险档案管理工作能适应医疗保险发展的需要，更好的为参保人员服务。

2 加强队伍建设，提升档案管理人员素质

医疗保险档案管理工作是一项政策性、业务性很强的工作，要求档案管理人员必须具备较高的政治思想素质、较强的专业技术知识和熟练的操作技能。因此首先在选配专兼职档案管理人员时严把入门关，力求把精通业务、工作扎实、善于协调、敢于管理的干部调配到档案管理岗位；其次，针对部分人员缺乏经验、档案业务不熟的实际情况，组织人员参加岗位培训，学习档案的专业理论、法律基础知识，以及医疗保险业务档案归档范围、管理流程和软件操作等，有效地增强档案管理人员的业务素质和专业技能；最后可以组织医疗保险档案人员参加全国档案学会的学术研讨活动，了解最新档案管理理论和管理技术设备，提高认识，开阔眼界。

3 夯实基础建设，全面推进档案安全集中管理

档案管理最重要的是确保安全，要不断加大资金投入，完善档案用房，特别是档案仓库的基础建设，扩大库房面积，全力推进档案集中管理。为确保档案存放安全，按《档案室建设规范》，档案用房必须安装防护门窗、监控设备、消防器材、密集架等，配备温湿度测量、除湿、空气调节、灭火等设备，将放在各科室的医疗保险业务档案进行集中管理。

4 运用信息化管理、提高档案管理工作的效能

随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好医疗保险档案管理工作提出了新的挑战，只有正视这个挑战，实现医疗保险档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。在高科技情况下的医疗保险档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

4.1 加强硬件设施建设

要做好医疗保险业务档案管理信息化建设，就需要做好硬件设施建设，它包括要添置硬件设备，例如如果使用大容量的硬盘、性能稳定的光驱、高速的内存、UPS的使用等光纤网络，就能做好硬件平台的建设。由于医疗保险业务档案属于海量的数据文件，且文件的数量会持续更新，因此要选择高速的、大容量的硬盘作存储介质；为了更稳定的备份档案文件，相关工作人员要以光盘介质存储数据档案；为了便于档案文件能迅速被调阅，网络平台要使用高速的服务嚣；为了避免断电损坏硬盘里的电子档案，医疗保险业务档案服务嚣要使用UPS等继电设备。

4.2 加强软件施设建设

所谓的软件建设，就是要用软件实现医疗保险业务档案管理信息化建设。为了让档案管理信息化建设具有规范性，相关的单位要使用自上而下、统一建设的方案进行软件建设。比如数据库要使用SQL Sever的数据库，它是微软开发的一款大型数据库，它便于海量数据管理；网站可以B/S模式建立，这种模式适合集成化的管理。通过软件建设，可以建立一套界面美观、交互友好、便于管理、适合数据共享的医疗保险档案管理网站。

4.3 创造安全工作平台

要创建安全的工作平台，首先就要创造一个封闭式的管理环境，如使用局域网的网络管理方式，它非常适合作为数据安全保护的平台。这种网络管理方式可以实现内部数据共享、集中管理；严格筛选外来数据，必要是切断外部联系的管理方式。同时医疗保险业务档案的调阅权限要严格分级，使调阅者只能在自己的权限范围内自由调阅数据。

实施档案管理的信息化，工作人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是单纯的目录打字员和档案保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，既提高了工作效率，又提高了工作质量。

5 加强医保档案管理、为档案再利用提供依据

医疗保险档案管理的根本目的在于档案利用：医疗保险档案运用的合理有效是医疗保险事业又好又快发展的一项基础性工作。对于把握医疗保险的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。业务档案是政府部门宝贵的历史资产，是行政绩效的准确体现和长期记载，由档案管理人员分类、编目，最终成为各级领导的决策依据，而文书档案通常是领导决策的具体体现，所以档案的信息化可以使领导更加准确及时地对档案进行利用，为决策提供依据。档案管理信息化以后，单位的历史资产可以有条件地通过网络向群众提供利用，为群众提供优质服务。医疗保险的档案资料记录和真实地反映了参保人员或居民的诸多信息，比如他们的健康信息、工作收入信息、家庭信息等等，对这些信息的深度挖掘和模式识别，不但可以更好地制定针对性的服务策略，提高参保人员的满意程度，而且还有利于医疗保险行业的管理人制定有前瞻性的政策。值得注意的是，对参保人员的档案资料的合理分析是应该的也是合法的，但在这个过程中要注意对参保人员的资料保密性的处理，否则不但会造成不好的影响，甚至要承担相应的民事或刑事责任，所以一定要做好档案的保密工作。

6 结语

综上所述，科学规范的医疗保险档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创医疗保险档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升医疗保险工作的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

参考文献

[1]《社会保险业务档案管理规定（试行）》.2009年7月23日人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号发布。

[2]姚洪琴.基层档案室如何做好档案管理工作[J].泰山卫生，2009（Z2）.

[3]毛秉焱完善社会保险档案管理，促进保险事业发展[期刊论文]-中国档案2007（09）