矿业集团的物资采购内部控制策略

2016-07-21孟庆梅

中国乡镇企业会计 2016年4期

孟庆梅

矿业集团的物资采购内部控制策略

孟庆梅

摘要：矿业集团在我国经济发展中占有重要的地位，矿业集团的发展有赖于其内部的协调健康发展，物资采购对于每一个集团来说都是必要的，对于矿业集团来说也不例外，只有采取有效的内部控制策略和方法，才能加强对采购物资过程的监督与管理，只有加强矿业集团的内部控制的能力，加强控制管理的功能，才能规范其物资采购的整个过程，使其向标准化方向过渡，对于实现矿业集团的内部控制有着至关重要的作用，促进矿业集团资金利用率的提高，同时促进采购质量的提高。

关键词：矿业集团；物资采购；内部控制

引言

一、物资采购的内部控制制度的重要性

公司的正常运营都是离不开其内部的控制的，因此每个企业都要有相应的内部控制制度，加强对物资采购过程的控制，因此，完善的内部控制制度对于企业的发展有着重要的作用。

着眼于我国的矿业集团的发展，矿业集团主要经营的是煤矿开采的业务，以及一些其他的业务，由于矿业集团有其特殊性，它需要很多物资以及设备的支持，矿业集团只有及时地、定期地补充物资才能保证矿业集团的正常运作，然而这些物资的采购往往都是金额巨大，关系着整个矿业集团的资金问题，因此，物资采购的责任就比一般其他公司要大很多，物资的质量以及成本等等都关系重大，由于金额数量大，所以要加强矿业集团物资采购的监督与控制，以防有人浑水摸鱼、徇私舞弊，这对于集团的资金安全有着重要的意义。因此，物资采购的内部控制制度的重要性可见一斑。

二、矿业集团物资采购的内部控制的现状

（一）物资采购的流程

1.初步阶段。初步阶段就是一个计划的阶段，矿业集团的采购部门通常按照不同的时间标准，比如年、月等来进行物资采购，采购的物资一般都是各个单位以及部门所需要的，他们产生了需求之后，由相关的编制部门对其需求做一个采购计划，这个采购计划是矿业集团物资采购的第一步，这个阶段工作的好坏直接影响着后面工作的开展。

2.中间阶段。中间阶段就是一个层层审批的阶段，在初步阶段做好计划之后是需要一级级审批才能奏效的，上层的领导会根据采购的计划进行查验、审批，然后以招标、投标、报价、中标等过程形式来确定采购计划的实施，保证物资采购。

3.最后阶段。通过招标、投标以及中标等环节会有中标的企业，接下来只需要对其提供的物资进行检验，检查设备的型号，以及货物的具体数量，同时还要对物资的质量进行检查，当所有的物资的情况都与合同相同时，然后验收、付款、入库。

（二）矿业集团管理物资采购的问题

1.消耗管理。矿业集团通过层层审批、选标最终购回物资，其采购物资的实际消耗却没有得到相应有效地管理，相关的部门对实际消耗没有做实际的统计，常常都是通过主观经验、甚至是主观感觉进行猜测与控制的，缺乏实际动手盘点的精神，没有对物资进行一一审核，很多矿业集团都存在物资积压的状况，这种情况直接导致了物资采购审批环节的主体地位的丧失，物资得不到妥善的管理，物资消耗得不到及时的补充，使矿业集团的资源白白地浪费了。

2.价格问题。物资采购中最重要的一个就是物资的价格问题，如今市场经济的大背景下，行业中企业之间的竞争是十分激烈的，而且一件物资的价格会因时因地发生变化，多变的价格给矿业集团管理层的采购物资的价格的定价带来了很大的困难。管理层决策的难度使其做出的决策不是特别完整，不完整的采购信息给物资采购同样带来了难度，导致在订货的时候难以做到不同物资相互之间的对比，从而不能达到花费少、质量高的效果。

孟子说过“人之所不学而能者，其良能也；所不虑而知者，其良知也。孩提之童无不知爱其亲者，及其长也，无不知敬其兄也”。[3]

3.意识薄弱。在矿业集团普遍存在着物资采购的意识薄弱的情况，采购计划往往做得不够深入、不够具体，物资采购的管理更是松懈至极，有着很强的随意性，相关工作人员不根据实际情况进行采购，而往往是根据的自己的主观经验，对于物资采购的重要性没有深刻地认识，这直接影响了其生产和运营，制约着矿业集团对物资采购的管理水平。相关工作人员在采购的过程中，把集团的利益放在一边，不货比三家，甚至有由于受贿而选择合作商的情况，这些都是因为工作人员没有强烈的物资采购意识所造成的。

三、加强矿业集团物资采购内部控制的策略

（一）规范制度、加强管理

在物资采购的过程中尤其要重视所要采购的物资的价格，矿业集团内部应该建立起专门进行采购物资的部门，通过部门的建设加强对矿业集团内部物资采购的管理与审核，在部门需求的情况下制定出合理的采购计划，在此基础上严格地按照计划进行采购。矿业集团还要加强对物资采购的权限的管理，明确规定相应的采购程序，以达到统一的采购标准，保证统一采购，从而加强对物资的管理，尽量减少采购的中间环节，使资金得到合理地、充分地运用，使整个的物资采购的过程变得透明化，在此基础上加强对其的监督，以利于降低成本价格，为矿业集团的利益作出贡献。

（二）加强物资采购管理绩效考核

集团下设的子公司由于没有统一的物资采购标准，再加上对于供应商的选择不同，购买的物资的质量常常参差不齐，甚至会影响到整个集团的整体利益。面对这种情况就要把物资采购责任到人，建立集团采购人员的考核指标，激发采购人员的积极性，提高他们的工作效率，从而改善物资采购的工作绩效，采购业务管理考核指标的建立，有利于对采购的业务水平以及运作水平进行一个十分直观的了解，从而促进集团进行正确决策。并且可以通过评价的方式对采购人员的绩效以及表现进行评判，可以通过交叉评价、上下级评价、匿名评价等形式来进行，从而得出真实的评价，以及真实的采购情况。

（三）掌控采购环节

物资采购中最重要的环节就是采购环节，矿业集团内部部门根据自己生产发展、经营的需要，提供一份所需要的物资清单，并与此同时提交一份物资采购的相关预算申请，这份预算申请要提交给采购部门，再由库存管理部门根据清单去仓库进行盘查，如果库存里还有满足的库存量，那么就把这一项划掉，不允许提前采购，而对于库存量不足的物资进行勾选，则同意采购。特别是对于一些牵涉到巨额资金的物资，更不能随意地决定，要提交给更高层的领导进行审批，如果审批通过则进行采购，反之不然。矿业集团内部采购部门在进行物资采购之前，要熟知相关物资的市场信息，并以物资的质量、价格等作为采购的基本着眼点，通过招标的形式，加强对众多投标者资格的筛选，从中选取价格成本比较低、但是产品质量比较高的的供应商，从而提高资金的利用率，把钱花在刀刃上。选定了合作商之后，要认真、仔细地对货物进行盘查与核对，对质量进行检验，并在此基础上编制出相关的物资信息验收报告，对于检测出的不合格的产品则退回给供货商。完成采购之后，要把相关的单据交给财务部门，财务部门进行仔细地核查，避免出现任何差错，特别是徇私舞弊等小动作的发生。

（四）加强信息化建设

1.建立基础的BOM资料数据库。在系统不是十分完善的时候，可以对物资的图片等信息库进行整理，然后在此基础上建立查询系统。这个系统可以提供物资的名称、价格、库存动态、摆放架号等信息，从而给使用单位在申报物资以及更新物资的时候，能够进行一键式查询物资的详细信息，使物资信息一目了然，有效地提高了工作效率、节约了物资采购的成本。

2.建立ERP物流管理系统。这个系统是建立在BOM的系统之上，它通过导入BOM的物资基础信息，从而真正实现了集约以及精细地无纸化办公。从制定计划到验收入库、数据查询、网上招标到供应商的确定等等环节都准确无误地被信息化，信息化有效地避免了不必要的漏洞以及人为失误。

（五）培养专业管理队伍

为了更好地提升矿业集团的物资供应采购的质量，专业的物资管理人才是企业必须的，只有拥有一支高素质的、具有很强专业性的物资管理人才队伍，才能给企业的物资管理提供强大的智力支持，目前很多物资管理中的问题很多都是由于管理人员的素质低下导致的，因此煤矿企业应该重视起来，加强对管理人员的培训，使他们了解物资管理对于一个煤矿企业生存与发展的重要性，从而提高他们的相关意识，以及增强他们的责任感，提高他们的专业技能，从而为煤矿企业的物资管理提供一支高效的、专业的人才队伍。