档案管理现代化建设之我见

尹晓岚

（重庆 400000）

档案管理现代化建设之我见

尹晓岚

（重庆 400000）

本文先论述档案工作现代化管理的必要性和可能性，以及存在的几对矛盾，如传统的档案管理方式与档案收藏量增加及载体形式多样化之间的矛盾、档案寿命的有限与需要长久保管的矛盾、传统的档案服务方式与档案需求间的矛盾；提出档案现代化管理急需解决的问题：①档案现代化管理人才的问题，先要通过稳定档案部门人才队伍，进行人才培训，进行专业培训，大胆吸收各方面的人才；②档案管理应用软件的问题；③档案的信息化网络化问题，如数据库建设问题、档案信息网络建立的三个阶段、网络安全问题等，在以上这些方面提出了自己的观点。

档案管理；网络化；信息建设

引言

档案管理现代化说的是充分应用计算机科学技术为主与设备，用科学的档案管理办法管理档案，这是一项复杂的、综合性的系统工程，基本囊括这几个方面：案卷质量标准规范、保管手段现代化、检索现代化、档案修复手段及防护技术现代化。要实现档案管理现代化，必须具备硬、软、库、人等要素。“硬”是指计算机硬件设备及附属设备，“软”是指计算机系统软件和应用软件，“库”是指档案案卷的数据库，“人”是指计算机管理人员和档案技术人员。具备了诸要素的档案管理工作才能更加规范化、标准化、现代化。从我自身的工作来看：

1 档案工作现代化管理的必要性和可能性

运用计算机来管理档案，实现档案管理现代化的必要性非常迫切。因为传统的档案管理手段和方式，越来越不能适应日益发展的客观需要。其主要表现在：

1.1 传统的档案管理方式与档案收藏量增加及载体形式多样化之间的矛盾

单一的手工管理模式已经无法适应日益增长的档案数量，新型载体的档案需要特定的保管条件及技术和利用手段，而三点都是传统方式的档案管理方法所力不能及的。另外，时间长的历史档案正逐步地自然因时间老化，甚至“自毁”，迫切采取更为先进的技术手段进行有效抢救，这也离不开新型载体材料和高科技的利用。

1.2 档案寿命的有限与需要长久保管的矛盾

任何纸张及文字类材料都不可能永远崭新，都会发生不同程度的老化和自己褪变，而档案工作的重要任务之一就是永久保存党和国家的重要档案，但目前的现状是档案部门在接受、整理新进档案的同时，还要不断抢救褪变的档案，这与信息数字时代档案工作的发展是极不协调的，所以说应用新型载体承载人类文明就成了档案工作发展的必然趋势。

1.3 传统的档案服务方式与档案需求间的矛盾

由于利用者的需求千差万别，档案的内容包罗万象，所以档案服务的方式方法应该是多种形式的。如借阅、编研、咨询、宣传、报导、研究预测等。在这些服务方式中，有的是档案部门传统的服务项目，如借阅、编研服务；有的是近些年才开展起来的，如咨询、宣传、报导服务；有的则是正在开展的服务项目，如研究预测服务。新的服务项目有普遍推广与提高水平的问题，而传统的服务项目还有改造优化的任务。目前，我国的档案服务方式较为单一，不能根据利用者的需求特点提供相应的服务，这在一定程度上加剧了供求之间的矛盾。

就目前而言，我国档案管理运用计算机已经具备非常明显的可能性，原因有三个方面：

（1）我国档案管理信息化已融入国家信息化建设之中，现在，党和政府也逐渐重视在档案管理领域中的信息化问题，无论是政策，还是资金上都加大了投入力度。有了政策保障和经济保证，我国的档案管理信息化势必要发展起来。

（2）技术运用和设备配置已越来越智能化、综合化和高效化，使得在档案管理这一方面的投入也能产生经济效益，更加促进其现代化进程。

（3）档案部门对实行计算机管理档案愈加重视，相关的现代化管理实践也逐渐增多，建立起理论和实践两方面的模式和经验。另外，发达国家的计算机档案管理的信息化进程和模式以及国际档案理事会的努力和提倡，也为我国计算机档案管理及信息化建设和发展提供了良好的客观条件和基础。

2 档案现代化管理急需解决的问题

在具备必要性和可能性的基础上，我国档案计算机管理逐步发展壮大起来，许多管理方面的成果令人欣喜，但毕竟我国的档案现代化管理仍处于初级阶段，所以许多方面还存在问题，大致有以下几方面：

2.1 档案现代化管理人才的问题

我国档案队伍存在的普遍问题是人才知识结构老化，现代化管理人才和计算机管理专业人才缺乏，导致懂微机应用技术和熟悉档案业务两者相脱节，所以说，抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键，建设一支高素质的档案队伍，是奠定档案事业长足进步、持续发展的根基。不能否认这支队伍文化层次参差不齐，专、兼职队伍不稳定的现状。要建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的档案干部队伍。引入竞争机制，实行择优上岗，做到惟才是举，惟贤是选，惟强是用。其具体办法有：

2.1.1 稳定档案部门人才队伍

面向社会，积极参与到社会活动中来，加强自身协调能力培养，为档案管理工作的有效开展创造更好的人文、社会环境，为整个社会及大众服务。改革旧的用人机制，提高工作人员的主观能动性，把档案的作用充分发挥出来，千方百计扩大服务领域，只有这样才能打开档案工作的新局面，带动档案事业的全面发展。

2.1.2 进行人才培训

有计划、有重点分阶段进行，做好档案现代化管理人才的培训工作，大胆启用富有创新精神的青年人，调动其工作的积极性和创造性，发挥其标兵、骨于作用。

2.1.3 进行专业培训

对在岗的档案工作人员分批进行档案专业知识培训，更新观念，使在职人员掌握新型的档案管理方法、手段。

2.1.4 大胆吸收各方面的人才

现代化档案管理工作不仅需要懂专业知识、技术的人员，也同样需要计算机类、管理类等多方面才华的人才，档案工作逐步成为一门多学科交叉综合性事业。所以档案部门应敢于且善于发现人才、吸收人才来壮大充实自身队伍，现代化的档案管理呼唤高素质的人才，有了高素质的人才队伍，才能进一步推动档案的现代化改革进程。

2.2 档案管理应用软件的问题

目前，各省、市、地区档案部门的应用软件版本不统一，功能各异，而且良莠不齐，这给档案的现代化管理工作带来很大的不便。当前软件的开发还处在分散状态——一种低层次开发阶段，这也是由于认识的差异及侧重点的不同造成的，于是导致开发出来的软件在实用性、通用性、可靠性等方面都存在一定不足。这样又导致新的混乱。那么，如何才能开发研制出一套好的应用软件呢？

①要做好标准化准备工作。对计算机进行自动化处理和管理达到什么要求，开发出的软件应具备哪些功能做出整体的规划，制定统一的符合档案计算机管理的需要的标准。②要具有操作简便，自动立卷、组卷，有效维护和查询的功能，这也是最基本的。

实现文档一体化管理，开发有关业务软件时设置归档程序，将有保存价值的归档。可有效避免计算机管理时对其他系统中形成的文件的重复输入问题。再次，可以优化管理系统界面，使其易学易用，这是档案部门推行计算机管理的关键因素，也是目前档案计算机软件开发商为保护和拓展市场必须解决的首要问题。此外，除了操作应用上方便，界面美观，功能齐全，符合标准外，还应具有更新功能，即可升级兼容的功能，这样开发出的档案计算机管理软件才可以解决技术难题，促进交流，且可为进一步规范档案工作，促进档案工作的标准化进程打下良好的基础。

2.3 档案的信息化网络化问题

档案信息网络化是历史的必然，档案是信息，是富有现实价值和历史价值的原生信息。网络时代的到来，为档案界提供了千载难逢的历史机遇，档案事业的社会地位日益提高，同时，社会信息需求的不断发展和信息技术的更新，也对档案工作的质与量提出了更高的要求。

20世纪90年代开始，随着计算机网络技术的发展，人们对信息需求无论是数量上还是质量上都在大幅度提高，传统的人工查档方式已无法满足需要，而建立档案信息网络，建立信息高速公路实现信息资源的共享可以准确快速地传递有效的档案，创造出更快更高的经济效益和社会效益。

2.3.1 数据库建设问题

档案信息数据库建设是实现档案信息化、网络化的核心，各级档案馆应当集中精力搞好档案数据库建设，在数据库建设要做到：①先建立文件级开放目录中心；②后建立未开放档案文件级目录中心；③对现行机关的档案要抓好文档一体化建设。在接收到期机关档案的同时，接收同期的文件数据库磁盘，然后再根据开放档案的有关办法对文件数据库进行审查，编制开放档案目录发送到网络上。

2.3.2 档案信息网络建立的三个阶段

第一阶段，建立档案部门的局域网。即建立各地区，各县、市档案馆及所属机关事业单位档案室网络，便于档案的利用与管理。第二阶段，建立地区档案馆和各县市档案馆之间的网络，规范全地区（市）的档案工作。第三阶段，建立地区间和省级档案馆的网络，重点在于做好档案现代化管理的横向、纵向的综合交流。

2.3.3 网络安全问题

我们在利用档案信息网络的同时，网络安全问题己成为影响计算机档案管理的主要问题，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性、加密技术、“防火墙”技术以及档案信息与其他信息资源和处理软件的兼容性问题日益突出。我国档案法中规定“档案部门、档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全，方便社会各方面的利用。”在方便利用和维护档案安全两者之间，档案的安全更为重要，对于各种破坏因素，尽管我们可以采取“防火墙”技术、网络安全检测、加密技术、电子身份认证、防写措施等来保证网络安全，但都很难达到彻底的安全。因此，在档案网络化的管理中，利用与安全是一对矛盾，但同样是机遇和挑战。

3 结束语

放眼世界，现代化科学技术日新月异，现代化社会的前景光彩照人，在这种形势下，档案部门既要有紧迫感，又不能盲目从事。现代化的观念、现代化的管理和现代化的技术设备是实现档案现代化管理缺一不可的。我们要在现有的基础上，应用现代管理的理论、思想、技术、设备、方法，对档案和档案工作实行科学管理，提高工作效率和效益，以适应社会政治、经济、文化发展对档案的需求，实现档案管理的现代化。

G270.7

A

1004-7344（2016）11-0003-02

2016-3-29