探讨如何提升办公室综合管理水平

完颜丹丹

（中铁十一局集团城市轨道工程有限公司 湖北武汉 430000）

探讨如何提升办公室综合管理水平

完颜丹丹

（中铁十一局集团城市轨道工程有限公司 湖北武汉 430000）

办公室作为一个综合管理的部门，对于任何一个企业、单位或者国家机关都是担任着举足轻重的作用。承担着共同协调、监督查办、新闻宣传、来访接待、上情下传和下情上传等职能，是保正内部管理工作正常运行的枢纽，并直接影响企业对外形象和管理效率的高低。本文就如何提高办公室管理水平进行探究。

办公室；综合；管理水平；提升

办公室作为一个企业单位对外之窗，有着非常重要的作用和地位。办公室不仅是一个综合办事管理部门，更是保证各项工作准确、合理、及时的相衔接。对部门间的协调、处理和解决，办公室都发挥着不可或缺的作用。类似中铁十一局这样的大型国有独资的大型施工企业，面对的业务都是十分重要的，洽谈方资料背景、数据收集和接待都不容许出现差错。这就需要基础建设的办公室需要有严谨的管理。

1 办公室管理工作的重要性

1.1 对领导决策水平的影响

办公室讯息对于领导决策起着辅助性作用。办公室主要是为领导收集信息、传递信息和提供必要的咨询意见。办公室自身的合理科学管理，就是在辅助领导层做出正确、全面、及时和准确的决策，起着参谋咨询的作用和充当耳目的角色，促进和提高管理者决策水平。

1.2 对系统协调运转的影响

办公室这“枢纽”作用发挥的程度，是全局工作顺利进行、部门沟通顺的保证。办公室的科学化管理，增进领导和部门之间、部门和部门之间的沟通交流，有助于单位整体管理系统协调正常的运转。

1.3 对办事效率和服务质量的影响

办公室承担着单位大量的日常性工作，如客户接待、文件处理、信访日程、会议管理以及领导临时交代的工作等。在这些繁琐杂乱、零碎繁多的工作中，若是没有一个系统的科学的管理，就非常容易造成管理混乱，进而效率降低，服务质量差，导致公司对外对内都产生非常恶劣的影响。办公室的科学化管理，能让办公人员分清楚事情的轻重缓急，使其有计划地、从容不迫的处理日常管理工作，有效的避免了部门之间相互推诿现象的发生，从而大大提高了单位的办事效率和服务质量。

2 办公室管理的主要内容

2.1 主要职能

从行政管理的角度来看，办公室主要处理的是领导和各部门下达的行政工作。其担任的行政管理职能主要是四个方面：①充当助手。办公司主要贯彻上级机关部署工作的组织实施和检查落实的任务执行结果。组织和执行机关秩序管理和维护的日常行政工作。②担任参谋。办公室人员要主动了解基层情况，深入工作一线，听取各部门、工作人员的意见，及时做好总结，提出本部门的意见，针对性的向上街提出自己的工作性建议，做好领导参谋的职能。③部门协调。在日常管理工作中，需要维持各部门间的协调工作，维持正常的工作秩序，并主动协调好各部门的关系，起着承上启下、联系内外的作用。④工作保障。办公室不仅要保证主管部门及本单位分配和布置的各项具体工作及时有效的完成，还要与各部门建立良好的工作关系，倾听反馈意见，充分调动员工的积极性，齐心协力完成各项任务。

2.2 办公室管理的科学内涵

从现实来看，办公室的管理主要做到制度化、程序化和自动化：①制度化是指办公司有自己的一套实际可行的规章制度，把一些行为准则、办事方法事先规制下来，使办公室有章可循，有法可依。②程序化是指每项管理活动应当有自己一些合理、有序的准备进行，保证办公室管理的正常化。③自动化是指利用现代科技技术，代替传统的管理方法，提高办事效率。

3 办公室综合管理水平提高建议

3.1 强化办公室自身的队伍建设

3.1.1 合理配置内部结构是办公室实现科学管理的重要前提和基础

只有合理的设置内部机构和分配工作人员，打造一支较高文字写作能力、理论水平和公关协调能力的精英队伍，才能保证办公室各项繁杂的工作得以顺利进行。

3.1.2 加强办公室思想作风建设

作为一个单位的窗口，办公室人员要勤于学习，主动为基层服务，为职工，为群众，为领导服务，深入研究调查，落实实事求是精神。不可专注于坐在办公室安逸享乐，要深入基层实际中，掌握基层最新动态，及时、准确和全面的向领导层反馈信息，做好监督查办工作；办公室人员要谦虚热情待人，做到文明礼貌，对待任何人都应当保持一颗热忱的心，保证每个人忧虑的进来，满意的离开。

3.1.3 注重业务素质的提高

办公室人员要有宽阔的知识面和较强的工作能力。由于办公室业务的繁琐性和综合性，就需要办公人员要有干练的办事能力和对外较强的社交能力。针对中铁十一局这样的大型企业，对外洽谈业务十分频繁，面对的人也都是具有丰富的文化知识，只有广阔知识面和良好口才的办公人员，才能做好办公基础接待的工作，才能全面胜任办公室科学化建设的需要。

3.2 有效解决好各种矛盾

作为一个综合性部门，办公室要一切以大局为重。当部门工作和机关整体、小局工作和大局工作发生矛盾时，办公室要遵循小局服从大局、局部服从整体的工作思想。其次，办公室要主动地解决矛盾。办公室服务职能的性质决定了其工作的被动性，但是要想充分发挥办公室职能，就必须要和主动性相结合。工作人员要主动去寻找并发现问题，并设法去解决问题，把被动的职能转化为主动；同时还要跟随领导的思路，尽量让自己和领导的想法处于同一个水平上，主动地去探索问题所在，做好工作的前头，有效合理的去帮助领导分担任务。最后是尺度的把握。为领导做参谋出谋划策是好，但一定要注意度的把握。办公室在领导决策时仅仅是一个辅助的、丛属的地位，虽然不能缺位，但是一定不能越位。要积极检验，但不能瞎掺和；对决策提供基本的背景资料，但一定不能越俎代庖。

3.3 利用现代科学技术，提高管理效率和能力

①单位要注重互动，宣传和公开功能的加强。办公室要重视网上的沟通联系，可以通过网上专题论坛、网民意见调查和领导信箱及投诉信箱的方式，主动收集基层群众的意见，并且可以在网上进行回复解答，增加了和网民的交流机会和渠道，对推动党政机关规章制度、科学决策都具有推动作用。②运用办公室自动化技术，快速简便的运行工作系统。在面对繁杂的办公室工作时，需主动引入和使用办公自动化技术，使繁杂的工作可以再一个程序中一步进行，大大简化了工作强度，且保证工作的正确率。

3.4 推动办公室内部管理工作的创新

①建立一个一体化、相对封闭的管理系统。整理分析办公室的各个职能、办公设备、员工的分配和领导决策程序的各种资源要素等，系统整体的进行统筹和安排，建立一个完整全面而独立的管理系统，并且引入办公自动化系统和网络，工作人员从这办公流程图中一眼就可以认清自己的职责和工作流程，实现办公工作的程序化、系统化和规范化。②建立人本管理系统。这个系统保证各个部门之间动态相对平衡稳定，对于未来的不可预期情况可以有个应变能力，达到预期目标；全面实施人力资源战略，建立一人为中心的制度体系，形成一套通过尊重人、发展人、依靠人、为了人为基准的考核选拔机制，有效的发挥全体职员的积极能动性和创造性，有利于增强办公室的整体活力和凝聚力。③建立公开透明的运行系统。大多数情况都要适时地并且适度的对外公开，实行透明制管理，但是涉及商业秘密和国家规定保密的除外，并且要加快建立网上行政权力公开透明运行系统，接受全体公民的监督，打造阳光透明的服务。

4 结束

办公室工作是整个单位最“细”“忙”“杂”“繁”，是一个单位展开工作的基础。中铁十一局这样内部结构复杂、业务繁多的企业，了解办公司的工作性质、作用、特点以及遵守原则，引入现代科学技术和现代化管理，加强办公动化管理更是显得尤为重要。只有科学系统的管理，才能保证单位高质量完成各项工作，为企业发展打下坚实的基础。

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D630

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1004-7344（2016）09-0018-02

2016-3-10

完颜丹丹（1984-），女，助理政工师，研究生，主要从事IT技术服务及行政办公室工作。