Excel在财会工作中的应用探讨

张丽君 李占波

Excel在财会工作中的应用探讨

张丽君 李占波

Excel软件具有表格制作、数据计算、排序筛选、图表分析等多种功能，在现代财会工作中，Excel已经得到了广泛应用。本文详细介绍了Excel在财会账簿管理、财会数据计算、财会分析图表制作等方面的应用。实践证明，Excel在财会工作中发挥了非常重要的作用，不但增强了财会人员的数据分析能力，也提高了财会人员的业务能力和管理水平。

Excel；财会账簿管理；财会数据计算；财会分析图表

一、引言

Excel电子表格是Microsoft Office软件应用程序之一，它具有表格制作、数据计算、排序筛选、图表分析等多种功能，不仅功能强大而且操作灵活简单。财会人员工作的特点是每天都要面临大量的数据进行处理，如果财会人员能够有效地使用Excel软件，充分发挥出Excel的功效，就可以轻松完成财会数据的核算、分析和统计，还能够延伸常用财会软件的功能，完善财会软件的管理和决策，从而大大提高财会工作的效率，因此Excel软件已经逐渐成为财会人员信息化工作中必不可少的工具。

二、Excel的特点及功能简介

首先Excel没有复杂的程序代码，使用者可以轻松入门，很快掌握其应用方法，Excel具有方便灵活的制表功能，并且建立的表格数据具有巧妙的勾稽功能，会自动刷新，非常有利于财会数据的更新操作。其次Excel提供了大量函数，利用这些函数可以进行数学计算、财会数据统计、财务决策分析等操作。另外，Excel还具有强大的图表绘制和图形处理功能，真正实现了文字、表格、图表三者的有机结合。Excel的兼容性也非常好，可以接收存储很多种类型的数据文件，既能提高财会工作人员的办公效率，也保证了数据的准确度。

三、Excel在财会账簿管理中的应用

（1）建立账簿表

面对庞大的财会数据，财会人员每天都要建立很多不同的账簿（如：明细账簿、现金日记账簿、现金月记账簿、银行存款账簿等），把这些繁杂分散的数据以账簿形式进行整理归类保存，可以方便日后查找使用。

使用EXCEL来创建这些账簿非常方便，首先启动Excel，系统会自动建立一个名为book1的工作簿，其中包括sheetl、sheet2、sheet3三个工作表，工作表可根据实际需要进行增减，然后在各个工作表中输入相应数据，并依据输入的数据内容分别将工作表重新命名（如：“付款凭证”），最后再将book1重新命名为“XX账簿”（如现金日记账簿），这样创建完成的账簿相当于一本账簿，其中的各张工作表包含了与该账簿有关的所有数据内容，用Excel创建的账簿表既能节省存储空间又易于管理使用。

（2）保护账簿表

建立完成的各种账簿表都是非常重要的，除专职财会工作人员，别人是不能随便查看修改这些账簿表数据的，为了防止数据更改泄露，可以使用Excel对账簿、账簿中的工作表以及工作表中的单元格进行保护，以确保数据的安全性。首先对工作表中单元格进行保护的具体操作步骤如下：选定要保护的单元格→设置单元格格式→保护→锁定、隐藏项前打“√”→确定，设置完成单元格的数据将被保护起来。接下来对账簿中工作表进行保护，具体操作步骤如下：选定要保护的工作表→审阅→更改中的保护工作表→输入取消工作表保护时使用的密码→确定→重新输入密码→确定，工作表被保护以后即为只读状态，不能再对其中的数据做任何修改。最后还可以对整个账簿表进行保护，具体操作步骤如下：文件→另存为→工具中的常规选项→输入打开权限密码→输入修改权限密码→重新输入密码→重新输入修改权限密码→确定→保存。保护设置成功后当再次使用该账簿时，只有正确输入了密码才能将该账簿打开。

四、Excel在财会数据计算中的应用

财会人员经常要对各种财会数据进行计算，例如各部门报销单的数据计算、员工工作量的数据计算等等，如果使用人工方法计算不但会给财会人员增加繁重的工作量，而且非常容易出现错误。Excel具有非常强大的数据计算功能，这些功能可以帮助财会人员轻松实现数据计算。下面以计算报销单为例来说明具体操作步骤：启动Excel→在sheet1工作表中输入各报销项的名称以及各报销项的具体金额（注意各报销项的金额要输入在同一行或者同一列中）→选择求和的单元格区域→点击编辑工具栏中的“求和”功能，则会自动求出所选数据的和。如果结果需要通过某一公式计算得到，那么就要输入计算公式（注意输入公式要以“=”开头），例如，计算出单位员工的实发工资，就要输入下面的公式：=应发工资-扣款，按回车键即可求出某一员工的实发工资，将光标移至该单元格右下角，当光标变成实心“+”时向下

拖动，所有员工的实发工资就可以全部计算出来。总之，使用Excel进行财会数据计算既快速又准确，省时省力。

五、Excel在制作财会分析图表中的应用

Excel具有强大的图表制作功能，图表能以图形的方式显示出数值数据系列，图表中数据以及不同数据系列之间的关系和变化趋势会令人一目了然。

制作图表的过程非常简单，首先选择制作图表所需的数据区域→插入→选择图表中的图表类型（例如饼图中的三维饼图），在工作表中会自动生成一张三维饼图，接下来可以使用图表工具中的设计、布局、格式功能来对三维饼图进行图表布局、图表样式等的美化设置，这样一张完整的财会数据分析图表就做好了，财会人员可以根据图表中的数据分布情况来做出分析决策。

六、使用Excel来弥补财会软件的不足

随着信息化的快速发展，目前大多数企事业单位都使用财会软件进行日常的财会处理，这些软件具备很多专业功能，可以将财务工作者从烦琐的手工记账中解脱出来，但是对于一些要求特殊处理的数据结果财会软件是不能实现的，例如：财会软件就无法对现有记账凭证按发生的金额大小进行排序，此时可以使用Excel软件来弥补财会软件的不足，具体操作步骤如下：首先将会计软件中的记账凭证数据导入到Excel工作表→选择欲排序的数据区域→开始→编辑中的排序和筛选→自定义排序→主要关键字选择“金额”→排序依据选择数值→次序选择降序→确定，则得到所有记账凭证发生金额由大到小的排序结果。如果财会人员还需要得到按某一具体会计科目（如库存现金）发生额的排序情况，那么还需要通过Excel的筛选功能来做进一步的设置，具体操作步骤如下：首先选择欲筛选的数据区域→开始→编辑中的排序和筛选→筛选→点击“会计科目”旁的下拉箭头→数字筛选→等于→输入筛选条件等于“库存现金”→确定，则会得到一张“库存现金”按发生额降序排序的结果，其中数据的重要性通过排列结果可以充分地体现出来。

综上所述可见，在现代财会工作中，Excel已经得到了广泛应用，它的应用将财务人员从烦琐的手工记账方式中完全解脱出来，既增强了财会人员的数据分析处理能力，又提高了财会人员的业务能力和管理水平，在财会工作中发挥了非常重要的作用。

[1]周庆平.Excel在会计工作中的应用［J］.当代经济，2009（5）：129-130.

（作者单位：辽宁医学院公共基础学院、辽宁医学院医疗学院）