试论信息化管理在医院文书档案管理中的应用

何磊

试论信息化管理在医院文书档案管理中的应用

何磊

（广西医科大学附属肿瘤医院 广西南宁市 530000）

随着科技的发展，现代信息化技术在越来越多的领域得到了应用，医院文书档案的管理也逐渐走向了电子化，电子档案的对环境的要求比较高，而且容易遭到破坏，这对档案的管理也提出了更高的要求。当前的医院文书档案信息化管理中还存在一些问题，导致档案不能进行有效的管理，要推动医院文书档案的信息化管理，应该进一步加强档案的管理措施，建设严格的内部控制制度，充分发挥信息化在档案管理中的作用，本文介绍了医院档案信息化管理的重要性，分析了当前医院档案管理中存在的问题，并对加强信息化档案管理提出了对策。

信息化管理；医院文书；档案管理

档案的信息化管理是在计算机网络的基础上，运用现代信息技术对档案进行收集、整理、存储和利用，以往的档案管理中工作量大，档案查找难度也比较大，运用信息化进行会计档案的管理，可以有效提升档案的管理效率和效果，因此，信息化档案管理在医院发展管理中有着极为重要的作用。

1 档案信息化管理的作用

1.1 提高档案管理水平

信息化管理医院文书档案是建立在互联网技术的基础上开展的，可以推进医院档案管理的现代化，实现医院档案管理模式的改革。计算机网络技术在档案管理中的应用，可以转变档案的存储形式，精简化工作的流程，运用计算机进行的方案的分类，减少档案管理人员的工作量，可以有效的提升档案的管理效率，促进医院档案管理整体水平的提高。

1.2 充分发挥医院档案的价值

医院的文书档案具有很高的应用价值，包含了许多前人的医学经验，对于医护人员学习专业知识，提升自身水平有着很大的帮助。传统的文书档案管理方式中，医护人员在有需要利用文书档案时，只能去档案室调用，在大量的档案中找寻需要的资料，既浪费时间，使用时也有很多不便。采用信息化的模式进行档案的管理，档案可以存储在计算机云端中，然后通过网络进行分享，极大地方便了医护人员的使用。除此之外其他医院的医护人员也可以通过网络共享这些档案资料，从而提高医院档案文书的利用价值。

1.3 促进医院档案工作的发展

当前医院的各项管理都已经走向了信息化，在业务开展的过程中许多档案的都已经采用电子档案的方式进行储存，因此文书档案的管理也要适应医院各方面的发展，逐步实现信息化的管理。信息化的管理对医院的档案管理人员的综合素质也提出了更高的要求，档案管理人员不仅要具备档案管理的知识，也要对医学知识有一定的了解，同时还要具备计算机以及信息技术方面的知识。因此档案管理的信息化可以促进档案管理人员综合素质的提高，从而促进医院档案管理工作的发展。

2 医院档案信息化管理现状

2.1 档案管理不具有规范化

当前的医院文书档案信息化管理还没有一定的规范，缺乏标准化，系统的管理条例和管理规范，在管理的过程中缺乏约束。一方面，医院各个部门在进行档案管理信息化的过程中，采用的软件版本不一致，因此内容、数据的格式不统一，这样不仅不利于资料的归档，同时也不方便信息资料的共享，在搜索和阅读时都有很大的困难。第二是档案的分类没有一定的规范，分类方式很复杂，没有按照医院的门类、资料类型等进行严格的分类标准的制定，各部门之间进行档案资料的流通时，就会面临很大的困难。

2.2 网络平台缺乏维护

信息化管理医院文书档案是在计算机网络的基础上开展的，因此医院进行档案管理的过程中还要定期对医院的网络信息平台进行维护。但是大部分医院并没有自身的网络维护部门，一般是通过对档案管理人员进行简单的培训然后兼职管理网络平台的维护，或是聘请外界的专业机构定期对网络信息平台进行维护。但是这样的维护方式一方面效果不好，在网络信息平台出现问题的时候不能得到及时的维护，另一方面由外部的机构进行维护，很容易造成医院信息资料的泄露，给医院带来损失。

2.3 纸质和电子档案双轨制管理有待加强

档案信息化管理之后医院的文书、档案等都逐渐转化为电子版本的，电子文档主要是存储在光盘、磁盘等磁介质中的，磁介质不仅对保存环境要求比较高，同时也不利于长久的保存。因此一些需要进行长久保存的资料和文档在进行备份的基础上还应该留有纸质文档过来留存，进行纸质和电子档案的综合管理。当前的医院在信息化管理档案的过程中还没有建立其完善的管理制度，电子档案和纸质档案共同管理的具体措施还有待加强，要建立两者之间的互补，完善档案的管理。

2.4 工作人员素质有待加强

当前的医院档案管理人员在工作能力和专业水平方面都达不到信息管理的要求，一些医院的档案管理在推进信息化之后并没有进行更换，传统模式下的档案管理人员对于现代信息技术并不了解，对计算机的操作不熟练，极大的影响了信息化档案管理的效果。同时医院档案管理人员的管理理念也没有改变，其管理理念并不适用现代信息化的管理，因此医院档案管理人员的综合素质还有待提高。

3 加强医院档案信息化管理的对策

3.1 建立统一的综合管理平台

在信息化档案管理的过程中，统一的综合管理平台不仅可以提升信息化档案管理的水平，减少档案管理的工作量，同时也能方便医院医护人员对档案文书的调用，因此医院加强信息化档案管理的第一步就是要建立统一的信息档案管理综合平台。医院应该结合自身的情况，建立适合医院使用的信息化综合平台，在平台中将医院信息根据部门区分，部门人员在将信息归档之后将资料传上对应的板块，这样就可以很轻松的将档案资料进行分类。建立统一的信息化平台，将资料的格式进行了规范化，存储和查找使用都变得更加方便，部门之间的信息可以通过平台进行互相之间的流通，极大地提高了信息化档案的管理水平。

3.2 强化安全保障措施

档案的信息化管理是建立在计算机网络技术上的，然而网络自身就存在一定的安全隐患，网络病毒的感染、网络黑客的攻击等都会对档案资料的安全带来威胁。同时计算机系统的崩溃等问题也可能会造成网络资料的丢失，造成永久性的损失。因此在进行网络管理的过程中要加强安全措施，医院要成立自己的IT管理部门，对网络平台定期进行检查和维护，防止系统出现漏洞。同时也要进行相应的权限设置，医院的工作人员在进入信息平台应该登录自己的权限，平台中的资料也不能对所有人公开，在调用档案资料时应该通过验证，这样就能最大限度的保障资料的安全，防止重要信息的泄露。

3.3 加强档案管理设备的建设

信息化档案管理设备是信息化档案管理的基础，医院要加强对相关设备的投资建设，在档案的信息化管理中，需要对纸质档案进行扫描制作电子档案，也需要将业务部门制作的电子档案进行打印、装订，作为纸质档案来进行保存。这就需要一些对应的设备，医院要加强设备的建设，设备一旦出现故障就可能耽误档案的归档等工作，不仅医院的医护人员无法进行使用，也可能在过程中打破档案管理的流程，造成档案归类错误等问题。对档案管理中使用的设备要定期进行检查和维护，对老化的设备及时进行更换，避免设备给档案管理带来的不便。

3.4 完善电子和纸质档案的双套制管理机制

在进行档案的信息化管理的同时也不能忽视纸质档案的管理，对于重要的档案在上传信息管理平台之后还应该由专门的人员将其打印出来，同时也要对电子档案进行及时的备份。采取电子档案和纸质档案的双重管理方式完善档案的管理，对档案进行详细的分类和保存，避免档案出现损毁，要注意电子档案和纸质档案保存的不同环境要求，尽量将原有的纸质档案也进行电子档案的备份，一方面可以减小档案损坏带来的损失，另一方面也可以方面医院医护人员通过网络进行档案资料的搜索、阅读。

3.5 提高档案管理人员的综合素质

在推行档案信息化管理之后，要加强对档案管理人员的培训，一方面要转变管理人员的观念，让其适应档案的信息化管理，另一方面也要加强档案管理人员的网络技术的培训，特别是一些医院的老员工，对计算机技术的了解比较少，适应性也相对更差，因此更要加强专业化培训，熟练掌握信息化综合平台的应用，实现档案管理的高效化、信息化。

4 结束语

档案文书的信息化管理有助于提升档案的管理效率，现阶段，医院各项业务的开展已经逐渐走向信息化，档案也需要采用信息化管理才能与医院的各项业务进行良好的接洽。同时也方便医护人员对档案文书的使用，便于档案的查找，促进档案的分享，在进行信息化档案管理的过程中，应该建立统一的信息管理平台，并加强平台的维护工作，保障文书档案的安全，同时提升档案管理人员的综合素质，推动医院档案管理整体水平的提升。

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R197.3

A

1004-7344（2016）27-0001-02

2016-8-28

何磊（1980-），男，工程师，本科，主要从事医院信息管理方面工作。