做好事业单位干部档案管理工作的思考

2016-07-13任珊

大科技 2016年27期

任珊

做好事业单位干部档案管理工作的思考

任珊

（广西第七地质队）

干部人事档案工作是各个企业的基本常规工作，是人事教育部门的重要工作部分，主要记载了企业干部的个人政治思想道德、工作经历、业务能力、工作业绩等内容，因此，强化企业干部人事档案管理具有重要作用。本文主要对事业单位干部档案管理工作进行了分析，并指出了其存在的一系列问题，提出了相应的对策。

干部档案；管理；问题；对策

前言

事业单位的工作范围极其广泛，涉及人们生活的方方面面，因此需要有效的数据信息作为开展各项工作的基础。档案管理工作便是事业单位中的基础性工作，提升档案信息管理效率与服务质量，对事业单位的整体工作效率与质量的提升具有重要作用。档案管理工作主要是负责文本信息、图片信息以及电子信息的收集与整理工作，并且提供相应的档案查询服务，以满足事业单位服务职能的不断提升需要。

1 干部人事档案概述

干部人事档案是用于组织人事部门，在培养和选拔干部以及干部任用中，对干部的政治思想与品德作风、工作表现、业务能力等情况进行记录，有助于企业对干部进行全面的考察和了解，从而对其进行选择。干部人事档案不仅仅是选拔干部的基础，也是可以促使干部做好工作的关键因素，有助于促进干部提高工作质量与效率。

1.1 发挥干部档案的历史作用

干部档案反映了个人的工作情况，有助于企业做好干部工作。在实际工作中，干部们经常会遇到年纪、学历、工龄、待遇等方面的问题，这些问题较为棘手，因此，档案管理部门要充分发挥档案的历史效能，以档案作用基准，以历史档案为依据，根据相关的政策，认真的与实际情况进行核对，从而及时为相关部门提供准确的信息，为解决问题提供资料。

1.2 发挥干部档案在选用干部上的基础作用

在对干部进行选拔和聘用时，首先要对干部有一定的了解，因此，就可以通过干部档案来对干部进行客观明确的了解。档案管理部门必须要及时的对干部信息进行更新维护，从而保证部门内所有的信息都是真实可靠的，并为相关部门主动提供其所需要的各种资料，为领导选人用人提供参考意见。同时，档案管理部门可以采用先进的计算机技术，对档案进行综合的分析，为领导提供相应的资料，帮助其掌握干部队伍的整体情况。必要时可以主动的为相关部门提供人才，将传统单一的资料库转变为信息库。

1.3 发挥干部档案在管理工作上的作用

在日常生活中，干部档案所具有的服务功能可以为干部个人提供一系列的凭证，比如干部的任职凭证、社会关系凭证、业务职称凭证、党团关系凭证、工作变动凭证、学历层次凭证等等，为干部升职和工作晋升提供依据。

2 事业单位干部人事档案管理中存在的问题

2.1 有关方面对人事档案重要性的认识程度不够

档案管理部门和工作人员对档案管理工作的重要程度认识还不够全面。仅仅将档案管理工作认为是一种纸质资料的整理工作，只要将材料保存好，不丢失，便算是很好的完成了工作。这种思想导致档案工作过于被动，降低了档案的信息利用率和人事部门的工作效率。除此之外，由于干部本人对档案不够重视，认为自身没有晋升的资格，或者对档案的作用不是十分明了，在填写档案时，出现错填或者漏填的现象，忽视了档案所具有的法律效用。

2.2 干部人事档案管理力量薄弱，管理水平较低

人事档案管理工作的专业性较强，还具有一定的保密要求，看似十分简单，却对档案管理人员的素质有很高的要求。一个优秀的档案管理人员，不仅要有较高的政治觉悟和责任心，还要有一定的工作经验，且必须要具有优秀的判断能力和甄别能力。然而，我国许多单位的档案管理人员都是临时工作人员或者是兼任工作人员，也很少有企业按照相关的档案管理规定来配备专业的科室和设备，许多企业将档案随意的堆放在仓库。档案管理人员的年龄两级分化十分严重，许多工作人员不具有专业的档案管理知识，在上岗之后，也没有接受公司的组织培训，或者公司没有进行组织，管理档案仅仅只是将相关档案进行整理装订，而没有对干部的信息进行甑别、审核。

2.3 档案材料的完整性、准确性、真实性有待提高

2.3.1 档案材料填写不规范，内容不一致

干部档案中最重要的内容就是“三龄、二历、一身份”，即干部的年龄、工龄和党龄，学历、工作经历和干部身份。然而在实际填写时经常会出现不按要求填写或者填写错误的情况，比如就填写出生年月来说，有人填写阳历，有人填写阴历，这就给档案的审核和信息确认带来了困难。

2.3.2 档案中基本信息有涂改造假现象

近几年屡屡出现干部人事档案造假的现象，干部档案的真实性逐渐成为人们关注的重点。有些干部由于入团、招工或者参军年龄不够而将年龄改大，有些干部为了延长任期而将年龄改小，学历改高，甚至将伪造的“三龄二历一身份”材料存入公司档案之中，还有些人从企业调到事业单位再调到机关，从而解决编制问题。由于档案造假的违规成本较低，被发现所受到的惩罚较小，且不会影响前途，同时因为档案管理缺乏纠错机制，缺乏制度化、标准化的监管流程，导致我国各类档案造假现象层出不穷。

3 解决干部人事档案管理问题的对策建议

3.1 提高档案管理人员专业素养和业务水平

3.1.1 成立档案管理中心，设置档案管理专职岗位

人事档案管理工作具有专业性以及保密性，因此，企业要设立一个档案管理中心，将所有档案进行集中管理，配备专业的档案管理室、整档工具以及实现电子档案信息化所需的硬件软件设施。设置专门的职位，将档案分类落实到专职管理人员身上，专职管理人员对自身复杂的档案进行日常的管理和更新以及信息的录入工作。在对档案管理人员进行选择时，要尽可能的选择整治觉悟较高的、工作严谨的、具有责任心的人员，最好所选择的人员从事过档案管理工作，除此之外，企业还要聘请专业的人员对企业档案管理员工进行培训，从而保证档案管理队伍的高素质、高水平。

3.1.2 严把档案材料入口关，确保档案材料及时收集、归档

在企业员工档案入口的管理中，要严格的对新收集到的人事档案和资料进行审核，按照规定的要求对档案进行管理，并将需要补充的档案及时的通知到干部个人，在规定的时间内将档案补充完整，否则以不予归档进行惩处。除此之外，还要制定详细的填写说明并制定填写模板来对规范资料的填写，强调资料入档的重要程度，以引起各部门干部的重视。审查合格的档案资料要及时的进行整理归纳，防止由于时间太久而导致资料积压遗失。做好信息的录入工作，为企业提供最为真实可靠的职员信息。

3.1.3 建立良好的沟通渠道，确保人事档案及档案材料的转递顺畅

档案管理部门在与干部进行沟通时发现，有一些干部不愿意配合原始资料的调查或者对材料进行补充，这些干部一方面是怕麻烦，一方面是觉得档案资料并不是十分重要，缺失也没有关系。因此，企业档案管理部门要加强对档案重要性的宣传，建立一个良好的沟通渠道，做好档案的保密工作，说服干部配合对档案进行修改。除此之外，要加强档案管理部门与纪检部门、政法部门的沟通，保证档案资料可以收集齐全并及时归档。

3.2 提高档案管理信息化程度，建立电子档案信息系统

3.2.1 做好档案管理信息化前期准备

建立电子档案数据库的基础是纸质档案的整体。我国人事档案管理要求要对档案进行二级分类。所推行的电子档案数据库也要在档案二级分类的基础上开展。

3.2.2 着手建设干部人事档案数据库

我国引入了许多新型的信息管理软件，有效的促进了档案管理工作的开展。企业档案管理部门应按照企业的实际需求，购买合适的软件系统，加强档案管理人员的培训工作，使其可以对档案数据库进行熟练的掌握和使用。

3.2.3 加强人事档案信息动态管理，提高数据库使用价值

企业档案管理部门要制定规范的档案管理流程，及时的对收集到的档案进行分类、扫描以及录入工作，及时的对档案进行更新，提高档案管理的工作效率。对于上级需要的信息和数据，要加快整理并进行上报。

3.2.4 严格安全保密制度，迎接网络环境挑战

档案管理人员在进行档案管理工作时，必须要严格遵守档案管理的相关政策，按照规定和要求进行工作，对档案资料进行分类并运用计算机的加密功能对不同级别的档案进行加密，做好相应的防病毒工作，做好电子档案的维护和备份工作，保证档案资料不受损坏和篡改。