关于企业档案管理体制改革的探讨

于勇郑志辉

关于企业档案管理体制改革的探讨

于勇1郑志辉2

（1.乳山市路灯管理处 山东乳山 264500 2.乳山市恒基建筑工程公司 山东乳山 264500）

随着我国经济的不断发展，我国企业迎来了新的发展，在企业发展的过程中我国经济体制也发生了变革，对企业的发展造成了很大的冲击。在我国的企业发展过程中，遇到最多的就是管理方面的问题，特别是对于企业档案方面的管理，一直以来都是管理的重点以及难点，对此很多企业都在加强对于企业档案的管理，本文就企业档案管理体制改革中存在的问题及其对策做简单的探讨。

企业；档案管理；体制改革；探讨

1 企业档案管理体制的现状

档案管理，简单的可以将它定义为记录历史人物，记录人类在社会生活中具有历史意义价值的有效工具，记录人的活动及其活动的内容。档案的组织者是个人，因为记录者各有不同，因此档案记录的内容也是千变万化的。档案管理体制是我国全部档案制度的载体，其分为分期式档案管理和集中式档案管理两种对立的管理体制，它们统一管理党政档案工作，分级集中对中央以及地方各级档案事业进行管理。

1.1 企业改革深入

一方面，在现代企业迅速发展的推动下，其企业内部改革面临重组的问题。从以往的企业独立法人到现在的多法人企业，从以往的单一经营模式到现在多元化的产权主体经营模式。企业内部的变革使得企业管理的结构发生了实质性的变化，当然企业档案不会再以独立的形式存在。另一方面，由于企业改革的不断深入，集团总部和下属分公司的关系也发生了变化，改变了以往的上级对下级的关系，将企业资产作为重心，致使企业的档案管理体制得不到统一，不一致的管理标准和管理形式，在一定程度上制约着企业的稳定持续发展。

1.2 私企剧增

现如今，私有企业如雨后春笋般涌现出来，但仍处在起初阶段，对于企业内部的档案管理体制建立和完善方面还有所欠缺，多表现为档案的延后建设、管理制度落后等。在很多民营企业中，存在库房、设备、制度等方面管理的缺失，造成管理缺失的主要原因就是企业未设置专门的管理人员进行统一的管理。而且随着民营企业的规模不断扩大、数量不断增加，管理缺失的问题为其档案管理体制方面带来了极大的挑战。

2 档案管理体制改革中的重难点问题

2.1 领导体制问题

我国国内的档案管理部门并不是一个整体，而是包括行政管理部门、档案馆、档案室等多个部门。自1949年新中国成立以来，为了解决档案管理工作中遇到的棘手问题，党和政府召开会议并颁布相关的文件，也较为明确地规定了档案管理工作中的领导体制。但是我国有些偏远地方的档案管理由于各种内外在因素，导致它们的领导体制较为混乱、复杂。

2.2 机构设施问题

在档案管理发展的过程中，机构设置是较为重要的步骤，然而在经济社会迅速发展的情况下，机构设置的缺点也日渐显现出来。主要的问题是其职能过于固守僵化，并且在一定程度上与行政事务牵连，因为行政隶属造成事务隶属。此外，我们发现档案管理部门的机构设置的程序较为烦琐，这也降低了档案管理工作的工作效率。

2.3 管理人员素质水平差异化

在企业的档案管理中，管理人员作为档案管理的实施者，其素质水平直接决定档案管理工作的质量和效率。在企业档案管理体制改革中，管理人员应首当其冲，成为管理效率提升、企业竞争力增强的主力军，而在现阶段我国企业档案管理改革中，大部分管理人员来自于企业内部基层人员，并非从事档案方面的专业人员，档案管理人员根本不具备专业素质，无法对企业档案运用科学的管理理念进行管理，同时，有些企业为节约档案管理这部分资金支出，聘请无档案管理相关工作经验的人员进行档案的管理，使得档案管理体制无法从根本上得到变革，进而阻碍了企业的发展。

2.4 企业档案管理工作环境差

在企业的管理工作中，档案管理工作同其他部门的管理一样，都需要良好的管理环境。只有企业内部环境和谐有序才能使企业档案管理工作效率得到提升，管理效果得以有效发挥。但是当前我国企业的档案管理工作环境比较差，在企业中档案遗失、档案混杂、档案残缺的问题时有发生，为企业的档案管理增加了难度，使得企业内部资产蒙受损失，不仅不能保证企业内部员工应有的福利，而且不利于企业稳定持续发展。

3 档案管理体制改革重难点的分析

3.1 实现党政合一

国家的职能与党政的职能是不完全相同的，它们之间存在一定的差异。因为这个缘故，在档案管理工作开展的过程中，国家和党对档案管理提出的工作目标各不相同，虽然政府和党分别直接作用于档案管理工作，但是这并不能够表示两者之间的差异性。另外，档案管理工作在社会上普遍认是较为神秘的工作，因此造成档案管理的信息资源很难为社会的相关企业或者部门利用，导致档案管理不能为社会的发展做出突出的贡献，当然在这种情况下，档案管理也不能发挥它自身的职能。

3.2 实现政事分离

企业为了追求更好的效率，实现更高的目标，谋求更远的发展，每个体系就会出现多个方面体系功能，以推进该体系的高效发展。目前我国政事不分离的管理模式阻碍了档案管理工作的顺利开展。所以，在档案管理改革的工作中，努力实现政事的分离，避免档案管理工作过程中出现停滞、资源浪费等不良的现象。

3.3 防止集权过度干涉

总体来说，在档案管理经营的工作中，统筹规划，分工明确就能够实现管理工作的有效运转。尽管这一明确的管理方式提升了工作的进程以及管理工作的效率，但是由于管理形式单调乏味、封建保守，所以在某些情况下束缚了档案管理工作人员的思想。

4 企业档案管理体制改革策略

4.1 加强档案管理，做好依法治档工作

在新时代下，政府档案管理部门需要从不同角度不断健全企业档案管理体制。在此过程中，政府档案管理部门要使执法和指导关系明确化，实现法律、管理、服务三元素的有效统一，为企业档案管理工作有序进行提供更加优质的服务。由于私营企业档案管理工作存在鲜明的私有性，政府要充分发挥执法管理、监督的重要作用，使其不再处于无人管理的状态，确保档案管理工作更加规范化、科学化。

4.2 实现档案信息一体化管理模式

在生存发展道路上，企业需要根据自身运营情况，构建科学化的信息管理体系，采用一体化的档案信息管理模式，有效筛选、整合等企业内部各方面有用的档案信息资源，构建一体化化的档案信息中心，集中接收、应用等档案信息内容，使企业档案管理工作更具合理性、规范性。以此，优化配置企业内部各项资源，提高内部“无形资产”利用率，不断增强企业的核心竞争力，提升企业整体形象，在行业中更具影响力，能够更好地应对社会市场中来自各方面的挑战，实现最大化的经济效益。

4.3 优化利用各种新技术

随着社会不断进步，企业也需要以社会市场为导向，遵循时代发展的客观规律，紧跟时代发展的步伐，注重自身转型，才能在激烈的市场竞争更好地生存发展。为此，在企业档案管理体制改革道路上，需要优化利用各种新技术，巧妙地引入计算机网络技术、集成光盘技术，充分利用各方面优势，实现档案信息的一体化管理，实现企业档案信息联网，档案信息资源共享为企业领导者科学决策提供有利保障。同时，简化档案管理程序，减少档案管理人员工作量，提高档案信息整理、存档等工作效率与质量，也能在一定程度上提高企业内部人力资源利用率，有效防止企业档案信息丢失、不全等问题频繁出现，避免大量无形资产流失，确保企业内部各项工作顺利进行，不断促进企业的飞速发展。

4.4 注重企业档案信息的开发利用

从某种角度来说，在档案管理过程中，企业需要做好档案信息资源的收集、归类工作，还需要综合利用档案数据信息，而开发档案信息是不可缺少的重要环节。具体来说，企业需要多角度分析当下的运营现状，收集各种关乎自身运营管理的档案信息，确保内部各项运营活动的顺利开展。还要以网络技术为基点，构建合理的电子档案数据库，为规定范围内用户提供更加优质的服务，能够不受时空限制，及时检索到所需的档案信息，提高档案信息资源的利用价值。更为重要的是，在日常运营过程中，企业可以随时获取同行业重要运营信息资料，及时找到自身运营发展各方面重要的信息资料，不断优化内部结构，顺利开展各项业务活动。

5 结语

随着社会市场经济体制不断完善，企业想要紧随社会市场前行的步伐，必须走上深化改革的道路。由于档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分，在日常运营过程中，企业必须意识到档案管理体制改革的重要性，注重档案管理的法制建设与信息一体化建设，通过不同途径，巧妙地融入现代化技术元素，优化利用企业档案信息资源，促进企业走上长远发展道路。

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F270

A

1004-7344（2016）27-0015-02

2016-8-20

于勇（1976-），男，助理工程师，本科，主要从事路灯工程施工工作。

郑志辉（1980-），男，工程师，大专，主要从事技术管理工作。