中小企业原材料内部控制研究

田莉杰

中小企业原材料内部控制研究

田莉杰

中小企业对我国经济快速增长发挥了重要作用，然而中小企业在内部管理上也存在着许多问题，这些问题的存在，不仅制约中小企业的发展，而且对中小企业的生存构成严重威胁，本文运用内部控制相关理论，对中小企业原材料内部控制进行分析研究。

内部控制；储存成本；存货盘点

一、中小企业原材料内控现状

1.采购循环岗位职责分工不明确

企业内部控制基本规范要求，企业应在采购、付款、验收、保管、审批与执行等重大采购业务方面确保不相容岗位相互分离、相互制约和监督。然而有些中小企业为节约控制成本，往往在岗位设置上保证不了分岗分责，经常出现一人同兼数职。另外，企业内部控制基本规范也要求，存货的采购、发出及处置的申请、审批与权限应予以明确，然而有些中小企业由于人员缺乏，往往减少审批程序环节和步骤，有时不乏有越权采购行为。

2.采购数额缺乏科学性

许多中小企业根据以往的工作经验来决定购买的种类和数量，没有科学规范的管理方法控制存货合理量，尤其是没有结合企业订单、未来规划等确定采购计划，势必会造成原材料种类不合理，数量安排不得当，不仅增加了原材料的仓储成本，使得储备资金增加，更有甚者因存货大量积压，造成企业产品类型无法进行及时更新换代。

3.对于原材料价格缺乏跟踪机制

对原材料市场的价格变化不敏感，忽视日常风险管理，在面对突发状况需要临时购进大量原材料时，往往会减少询价环节，急于采购造成采购成本提高，从而增加生产成本，缩小利润空间。

4.验收环节监管不严

在采购部门采购回原材料以后，需由仓库保管部门对其验收入库，这同样是原材料内控中重要一环。有的企业虽然制定了原材料验收制度，但是在实际操作过程中仍出现执行不到位、疏忽失职、监管不严的情况。如果采购部门采购的原材料质量不过关，而验收环节查不出问题，势必影响到生产环节，产品质量就会出现问题。

5.疏忽仓储管理、盘点流于形式

原材料的仓储环节直接影响着企业产品质量，是实现产品顺利生产的必要保证。有些中小企业没有给予仓储保管环节足够多的重视，具体表现在不够重视仓储保管基础设施的建设，仓库环境条件差，许多原材料的存放因不达标而导致原材料变质、损坏，其连锁的结果势必影响产品的质量。

原材料盘点是为了清晰了解现在仓库里面还有没有存货，根据盘点结存状况，确定欲采购数量，为采购提供参考数据。然而有的企业认为原材料是个流动性强的资产，实物和账面变化大，只要做到财产保管安全完整就可以了，盘点意义不大，所以因重视程度不够，将盘点流于形式，导致采购的参考数据不足，影响整个供应链的通畅。

6.发出环节手续不规范

生产部门为完成订单，需要领用储存在仓库里的原材料，但很多中小企业在原材料发出环节带有随意性，需要则领，常常先领先用，后补办手续或手续不完备，可是往往因时间推移，漏掉原材料发出环节的凭据，为后面的成本核算造成麻烦，使成本核算不够准确。亦或出现原材料领用单填写不规范、手续不齐全，审核不严格等情况发生而导致原材料流失。

二、中小企业存货内控弱化原因分析

内控设计与实施是要付出成本的，而且可能是不菲的成本，相当一部分中小企业的管理层对内部控制产生的成本相当关注，毕竟对设计和执行成本所带来的收益是难以估计的，只有当内控所带来的收益大于内控成本时，他们可能才认为内控是具有存在价值的。毕竟内部控制的实施、内部控制成本的付出，是否降低了损失和风险，或者其带来多大的经济效益，在很大程度上具有相当大的不确定性，因此管理者势必关注与核算内控成本而带来的效益和效率。

三、中小企业原材料内部控制应关注的问题

1.原材料采购环节

负责原材料采购的采购部门，应该设计一套适合自己企业的完备的采购流程，采购流程中应重点关注生产等相关部门提交的原材料请购单里数量、规格、时间等信息；拟定采购计划书依据；针对数量较大、项目重要的采购项目是否考虑通过公开竞价的方式择优选择合格供应商。原材料的采购应该制定合理的科学的拟采购计划，预先估算采购的品种及数量，保证库存量控制在合理范围之内，在保证采购的原材料为生产经营所必需，避免导致过度积压、生产浪费、过期等问题。根据职业判断和工作经验甚至科学预算，合理确定材料、在产品、产成品之间的比例，使得存货循环链条传送起来。采购活动的实施一定要有批准的采购计划应严格执行，避免越权自作主张，严格控制好预算及计划外采购，确保整个采购过程的清晰明了。

2.原材料验收环节

严把质量关在原材料验收环节至关重要，质量关涉及到多方面的事项。首先要核对采购信息与实际到货信息，验证其真实性和准确性。依据采购合同、请购单与供货方提供原材料的合格证明等原始单据进行验单验收及与原材料的实际进行验货验收，做到单单相符、单实相符。责任人验收签字盖章，责任到位。对通过审查的合格货物及时办理相关入库手续；而对未通过审查的不符要求的原材料，记录退货原因并尽快联系供货方办理退货或换货手续，以免耽误原材料使用进程。对退换货的原材料要设立单独的存放点，避免与其他存货混淆。

3.原材料仓储及盘点环节

验收合格的原材料需要有完好的仓储环境。为避免仓储环节中因环境等原因造成原材料变质、毁坏等问题，应该严格原材料的储存管理，加强仓储保管的基础设施建设，改善仓库环境条件，并按照仓储要求妥善贮存。对不断变化的原材料实存情况，建立健全存货盘点制度，拟定盘点的周期，存货盘点清查不仅要核对原材料的数量是否与相关记录相符即账实相符，更重要的是要关注原材料的质量，看其是否有明显的变质或损坏。原材料盘点可采取定期或不定期盘点抑或两者相结合，制定具体的存货盘点计划，确定盘点流程及盘点方法，指定监盘责任人，总结监盘结果，并将盘点异常情况汇报上级，进一步查明原因，研究提出处理建议。

4.原材料发出环节

原材料的领用单据在领用时应填写规范，原材料保管员应对手续不齐全的请领拒绝出料，严把审核关。企业要对相关岗位员工进行理念辅导，即便是小企业也要重视制度的安排和程序的执行，理解企业对各项手续单据重视的重要性，做到填写规范，手续齐全，履行程序。

总之，内部控制的建立与实施需要成本的付出，但是中小企业基本的内控措施和运行相应的也会减少企业错误和损失的发生，而这些减少或避免的错误和损失，也就意味着给企业未来带来收益。因此中小企业可根据自身的情况，在成本效益原则下，从采购、验收、仓储到领用，每个环节加强内部控制，避免各部门之间相互推诿责任，严把原材料质量关，有效降低原材料的采购成本、储存成本及其构成的生产成本，促使企业持久稳定健康发展。

［1］《企业内部控制基本规范讲解》编写组.企业内部控制基本规范讲解［M］.北京：中国市场出版社，2008

［2］中国内部审计协会.内部控制理论与实务［M］.北京：中国时代经济出版社，2008

（作者单位：青岛科技大学）