会计档案保管期限延长问题分析

2016-07-12柯燕萍

中国乡镇企业会计 2016年3期

柯燕萍

会计档案保管期限延长问题分析

柯燕萍

由于机关事业单位执行的是预算会计类型，且不属于经济单位从而缺乏成本核算意识，从而随着会计凭证、会计账簿管理期限的延长，便能为财务审计提供更加广阔的历史视野，来强化对单位负责人的财务监督力度。随着新办法的实施，需要着力开展：结合单位事项来认识制度变迁、基于项目制破解人员接续问题、确保线上线下会计信息的闭合、制度创新来强化会计档案保管等四项工作。

会计档案；期限；问题；对策

随着《会计档案管理办法》在2016年1月1日的执行，针对会计档案保管的期限就分为了永久和定期这两大类。其中，关于会计凭证、会计账簿的管理期限延长至30年。尽管这只是对会计制度的一种调整，但会计为社会经济服务，所以这一会计制度的调整也必将促进我国市场经济体制的不断完善。将视角聚焦于机关事业单位会计档案管理。由于机关事业单位执行的是预算会计类型，且不属于经济单位从而缺乏成本核算意识，从而随着会计凭证、会计账簿管理期限的延长，便能为财务审计提供更加广阔的历史视野，来强化对单位负责人的财务监督力度。然而，随着会计档案管理办法的出台，也促使机关事业单位的会计档案管理机制需发生调整。为此，本文将着重探讨会计档案保管期限延长后应注意的问题。

一、背景资料

为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号，以下简称原《管理办法》)进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》(以下简称新《管理办法》)，将于2016年1月1日起施行。新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。新《管理办法》明确将档案纳入会计档案范围，将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息新《管理办法》共31条，与原《管理办法》相比，主要作了以下调整：一是完善了会计档案的定义和范围。二是增加并明确了电子会计档案的管理要求。三是完善了会计档案的销毁程序。四是明确了会计档案出境的管理要求。五是调整了会计档案的定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。

二、问题的提出

（一）档案人员的接续问题

在机关事业单位档案部门工作常态下，如何解决档案人员的接续问题应得到单位管理层的足够重视。所谓“接续”可以理解为，在期限延长之后针对会计档案的保管，如何建立梯度的接班机制。众所周知，会计档案因其所具有的保密性需要选派专人保管，那么在建立接班机制时就需要考虑到适合的人选，以及该人选是否在今后离开单位。特别在涉及到机关事业单位财政体制改造工作中，解决档案人员接续问题则显得更为紧迫。若是未能建立这种接班机制，将无法确保会计档案录入的有序开展。

（二）会计档案的承载问题

会计档案的承载问题主要指向，以怎样的形式来记载会计档案中的信息。需要强调的是，随着会计档案保管期限的延长，有效的信息记载和搜索途径则成为单位管理层需要着手解决的问题。根据现有的经验可知，会计档案的承载手段主要包括：纸质和电子版等两种类型。在会计电算化工作模式下，会计电子档案构成了支撑档案保管期限延长的主体。但这里也需要解决一个问题，那就是线下（纸质）和线上（电子版）会计档案信息之间的闭合问题。

（三）档案保管的组织问题

会计档案管理的组织问题表现在，以怎样的组织架构来适应会计档案保管期限延长这一制度安排。从现有的组织管理办法中可知，会计档案保管工作并入到了会计管理工作之中。但随着会计档案保管期限的延长，确保档案管理的连续性、档案信息录入的有序性等，都需要从专门的视角来面对。可见，当前这一问题也需要得到足够的重视。

三、对策

（一）结合单位事项来认识制度变迁

《会计档案管理办法》在2016年1月1日执行，目前各机关事业单位正处于学习和自我工作调整阶段。这里笔者需要指出，单纯学习《办法》的实施纲要，并无法促使单位管理层、档案部门能深入解决自我工作调整问题。为此，需要结合单位的具体事项在问题导向下，来促使传统会计档案保管工作得到合理调整。本文以加强责任人财务监督为例来进行主题讨论，那么作为档案管理部门就需要针对预算资金的有效监管来从组织管理、人员配置等方面来适应《办法》所规定的各项要求。

（二）基于项目制破解人员接续问题

针对会计档案管理的永久和定期要求，若是以人员接班制度来解决期限的延长问题，或许并无法根本保证会计档案资料的有序录入。为此，这里提出了基于项目制来破解人员的接续问题。即在会计档案管理的项目小组中，建立人员年龄结构上的层次性，以及构建“核心人员、辅助人员”的人事安排，这样就能在团队的力量下，破解个人因内外因素而导致的不稳定问题。而且，在这样的团队中因人员之间在年龄结构上存在梯度，所以也能解决档案人员的接续问题。

（三）确保线上线下会计信息的闭合

在旧的会计档案保管制度下，仍需确保线上线下会计信息的闭合，而随着会计档案保管期限的延长使得会计信息的录入量显著增加，就促使建立线上线下之间的闭合态势更为关键。确保二者之间信息的闭合，仍需要从岗位意识和岗位能力建设上下工夫。若是会计档案管理执行项目制之后，确保会计信息的闭合则可以通过增强信息复核机制来实现。

（四）制度创新来强化会计档案保管

会计档案信息不仅对于机关职业单位的财务审计起到支撑作用，还在机关事业单位中的反腐倡廉工作中发挥着重要作用。因此，随着会计档案管理期限的延长，单位应设立专门的纪律职能部门来指导和监督会计档案保管工作。