浅谈高校网上预约报账的必要性与效率提升对策

孙萌

[摘 要]随着高校规模化发展，师生人数和科研经费规模大幅增长，使财务报销业务量不断增多，传统柜台报账的弊端日益突出。本文比较高校传统报账和网上预约报账进行对比，并分析了网上预约报账的优点和需完善之处。

[关键词]高校；网上预约报账；必要性；效率提升

[中图分类号]G647.5 [文献标识码]A

随着高校规模的扩大、师生人数的增加和教学科研经费规模的增长，近年来高校财务报销工作量剧增而财务人员数量却没有相应匹配，因而出现了报账难、排队久的局面，不仅对报账师生造成了困扰，繁重的工作量也对财务人员施加了工作压力。传统报账模式存在效率低、等待久、钱款处理复杂等问题，在此情况下，网上预约报账模式成为最佳选择。

1 传统报账模式存在的问题

1.1 业务处理工作量大

在传统报账模式下，财务人员需要先审核手续是否齐全，再将原始凭证按业务归类，然后逐笔判断录入科目，并计算数额填入，还要填写转账、支票等信息，工作繁重耗时长。而且手工录入难免出现错误，后续的冲销改正也比较麻烦。

1.2 报销人员等待时间长、手续多

由于业务处理复杂，每笔业务耗时较长，在期中或者年底报账高峰时期经常出现排队时间过长的情况。报销人员在报账时需要从审核到符合再到出纳一步步处理，在财务人员审核及处理业务的时候需在一旁等候，手续繁杂，需要用到的项目卡也存在多位教师共用一张项目卡而存在使用冲突问题，为报销人员造成了很多不便，也造成了人力和资源的浪费。

1.3 报销钱款处理不够人性化

传统报销模式的钱款经常涉及现金及支票，不便于管理，而且大量的现金也存在安全问题。支票需要报销人员自行去银行存给收款方，经常发生支票丢失或过期的情况，补办手续麻烦，同时增加了财务人员的工作量。

2 网上预约报账优点

2.1 大幅减轻业务处理工作量

在网上预约报账模式下，财务人员接到预约报销单后只要扫描二维码，报销内容即可显示在制单页面，并且自动生成项目号、会计科目及摘要内容。财务人员只要审核签字盖章是否完备、金额计算是否准确、归入科目是否正确即可制单。较传统报销模式简化了录入科目填写摘要等过程，而且减少了出现错误的可能性。

2.2 减少报销人员等待时间

此种模式下，报销人员不必在现场等候财务人员处理业务，大幅节省了等候时间，排队情况也明显缓解。而且由于财务人员工作效率的提高，较传统模式可以处理更多的业务，减少了项目到期而未能及时报销的情况。

2.3 支付方式更加灵活

实行网上预约报账的业务，稽核通过后，由出纳人员将报销金额，通过网银转入报销人员指定的工资卡，对公转账的支付不再使用纸质支票和汇票，将通过“银企直联”系统直接支付给对方单位。更加快捷且省略了存取支票的步骤。

3 网上预约报账局限性

3.1 网上预约报销单填制不规范

报销人员毕竟不是财务专业人员，对于会计科目不熟悉，在对报销项目不确定时经常凭感觉填报，列入到错误科目中，金额的计算也常出现错误。遇到这种情况财务人员在处理业务时需要修改科目，重新计算金额，增加了工作量。

3.2 原始凭证不规范

报销人员投递的报销原始凭证经常存在票据粘贴不规范、票据缺失、签字公章不全等情况，尤其是差旅费报销无住宿费缺少证明、参加会议缺少会议通知和网购办公用品图书缺少明细清单的情况最为多见。面对这些情况，财务人员需要重新粘贴整理原始凭证、通知报销人员退单等，返工单的增多不利于工作效率的提高。

3.3 双方沟通不畅

财务人员在处理网上报账预约单的时候如果遇到票据不合规、内容不合法及项目额度不足等情况时，需要通过电话或者短息与报销人员沟通，解释情况。但是电话或者短信沟通明显没有面对面沟通效果好，经常财务人员费时费力解释后报销人员还是一头雾水、仍然需要到现场来咨询问题。

4 提升网上预约报账效率的对策

4.1 接收网上预约单时进行初审

在报销人员前来投递网上预约报销单时财务人员对票据真假、签字公章、单据是否齐全以及粘贴是否规范进行初步审核，发现问题当场向报销人员指出，令其现场修改或办全手续后再次投递。可以大幅减少事后的电话沟通及退单处理，对于报销人员也节约了多次往返财务处的麻烦。

4.2 开展网上预约报账培训

尽管各高校财务处会把网上报账指南公布在部门网站上，但是报销人员可能怠于学习，或者对财务知识不够理解，填报报销单时仍未按规定处理。针对此情况，财务部门可以开展网上报账知识的宣讲或对各部门财务秘书进行培训，请财务秘书协助指导自己部门人员网上报销，并且印发日常财务政策解读、业务工作手册指南给财务秘书及经费负责人。通过此举可以提升网上报销单质量，提高财务部门工作效率。

4.3 建立有效沟通渠道

财务处应将报账须知、财经法规及票据规范等要求公布在部门网站上，有规定变动及时更新。同时建立QQ群、微信公众号都沟通平台，强化报销人员与财务部门的交流。注意了解报销人员的意见建议，进一步优化网上报账流程。通过有效的沟通渠道，增强报销人员对财务人员的理解和支持，提高网上报账成功率。

5 结论

网上预约报账系统在高校中的运用，提高了财务人员工作效率，节约了报销人员排队时间，而且有效提升了报销服务水平。它的优势显而易见，但也难免有局限性。因此高校网上预约报账系统还需与时俱进，在未来更广泛的应用中不断创新与优化。

[参考文献]

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[2] 潘峰.浅析高校如何优化报账方式、提高报账效率、解决报账难的问题[J].中国总会计师，2014（7）.

[3] 梁霁宁，罗俊强，沈哲.基于用户体验的高校无等候报账系统实践[J].教育财会研究，2014（25）.