大型国际会议移动视频直播项目管理

饶赟 李相磊 王雨辰

“互联网+”被写入政府工作报告后，我国大力实施“网络强国”战略和“互联网+”行动计划，以“互联网+”为核心的新兴媒体融合步入了快速发展阶段，中国互联网发展开启新的十年征程。2016年火烧连营的移动视频直播的崛起，几乎成为国内互联网的标配。而关于大型国际会议的移动视频直播项目尚不多见，本文以2016全球能源互联网大会（简称GEI大会）移动视频直播为例，介绍大型国际会议移动视频直播项目的管理过程，分享其项目管理经验。

2015 年12 月，英大传媒投资集团有限公司（以下简称英大传媒集团）启动GEI大会移动视频直播项目，与乐视控股集团合作，借助移动流媒体技术，依托全球最大的云视频开放平台，尝试通过移动视频直播方式报道于2016年3月举行的GEI会议盛况。这是英大传媒集团使用移动视频直播方式的首次尝试。

该项目历时三个月，以开发移动终端软件、制作GEI大会相关内容及现场视频采集的流程为关键内容，运用项目管理的理论和方法研究梳理移动视频直播项目在GEI大会的应用过程。

GEI大会移动视频直播项目的启动

项目的必要性与可行性

GEI大会移动视频直播项目的必要性体现在：视频化正在成为新媒体发展的“风口”；视频直播有利于促进全球能源互联网概念的传播。项目的可行性体现在：一是英大传媒集团多次参与大型会议和活动的视频直播工作，经过多年的积累，已拥有丰富的经验，可以为GEI大会移动视频直播提供现场的信号及内容支持；二是英大传媒集团于2015年12月启动开发建设的“电网头条”APP已初具雏形，其作为新闻聚合入口，可兼容多种融媒体功能，支持峰值1万名用户同时并行操作，该APP拥有iOS、Android 两个版本系统，可自动适应不同尺寸和分辨率的手机屏幕，具备为GEI大会移动视频直播提供载体的条件；三是利用移动流媒体客户端观看网络视频已成为用户的新闻阅读习惯。

项目的风险管理计划

GEI大会现场视频信号采集、压缩、送出过程是否通畅，网络环境能否稳定支撑直播信号的送出是本次移动视频直播的风险因素，英大传媒集团在项目启动阶段与大会主办方进行了沟通。双方研究决定，利用延时技术实施直播，即晚于会议实际召开时间30分钟播出会议内容，以应对会议召开期间可能发生的不确定因素；同时，将直播的形式由现场会议内容全部呈现的方式调整为采用演播室与会议现场交互呈现的方式。

GEI大会移动视频直播项目的规划与执行

GEI大会移动视频直播项目的进度计划

制定项目进度计划的目的是控制项目时间和节约时间，而该项目的主要特点之一就是有严格的时间期限要求，由此决定了进度计划在项目管理中的重要性。制定进度计划常用的方法主要有甘特图、里程碑计划和网络计划。

GEI大会移动视频直播项目的进度安排

按照高德拉特的关键链理论，任何一个项目，都是靠由关键活动构成的关键链和由非关键活动构成的非关键链组合在一起的。如果能做到向这些关键工作要时间、向非关键工作要资源，那么GEI大会移动视频直播项目的进度就能得到很好的控制。

移动视频直播的属性是线性的服务，这种属性决定了项目中的关键工作的逻辑关系几乎是无法调整的。也就是说，将某些串联的关键工作调整为平行作业或者交叉作业的方式对GEI大会移动视频直播项目不适用。加之项目对大会信息的高度依赖，在大会信息不确定的情况下，压缩关键工作时间的方法也是不可取的。因此，要控制GEI大会移动视频直播项目的进度，确保按时完成直播任务，只能尝试对项目中资源加以梳理，调整对非关键任务的资源使用情况。

GEI大会移动视频直播项目进度控制

很多项目都受来自资源的约束条件的制约，特别是当某类资源有限，而又没有找到好的替代品时，这种现象更为普遍。其直接结果是可能导致工作的延期完成或者中断。在资源使用的约束条件下，为避免产生延期，可以采取几种技术：用较低的资源使用量完成工作；分解工作；调整网络；使用替代资源；推迟工作的进行。因为传媒产业不同于其他产业，它以信息服务为主体，因此信息是其重要的资源。对于GEI大会移动视频直播项目而言，宣传方案、大会议程、嘉宾名单及发言稿、大会海报及会标这些集中资源都是与大会本身高度相关的信息。由于这些信息具有变化性，且不能分时计量，但其又约束着整个项目的进度，因此，只能通过分解工作和使用替代资源的方法解决因其带来的进度延误问题。

GEI大会移动视频直播项目的监控

项目监控的要点

GEI大会移动视频直播项目的关键要素是及时且准确的大会信息，而这些信息分散于大会筹备单位，无法保持及时同步，这成为GEI大会移动视频直播项目的风险因素。而主要掌握全球能源互联网大会筹备信息的单位，就成了全球能源互联网大会移动视频直播项目的利益相关方。

按照发现——驱动式计划的原理，如果把信息及时同步作为关键假设条件的话，那么让这个假设条件得到满足就是该项目监控的要点。

GEI大会移动视频直播项目的利益相关方管理

根据项目利益相关方群体分类，GEI大会移动视频直播项目的利益相关方主要包括：项目团队利益相关方、高管利益相关方、外部利益相关方和潜在利益相关方，针对不同利益相关方的项目任务，英大传媒集团提供了其所需的计划或清单，并通过多次沟通，实现了这些利益相关方的期望态度的转变。

GEI大会移动视频直播项目的信息协同管理

根据管理协同理论原理，通过选择企业资源、优化业务单元组合以及调整组织结构等环节的具体操作来获取协同效应，进而产生支配整个系统发展的序参量，使系统实现自组织而从一种序状态走向另一种新的序状态，并使系统产生整体作用大于各要素作用力之和的效果。为此，英大传媒集团成立了由总经理担任组长的GEI大会宣传及服务领导小组，将英大传媒集团所辖公司承担的会务招商招展和英大传媒集团有关部门承担的移动视频直播项目总协调两项并列工作，整合为一项GEI大会宣传及服务工作，从而保证了信息沟通渠道的顺畅。在此基础上，GEI大会移动视频直播项目还建立了例会机制，由总经理担任组长的大会宣传及服务领导小组每周组织项目成员召开协调会，及时听取项目进展，了解困难或需求，各成员之间沟通协调事项，有效提升了项目效率。

GEI大会移动视频直播项目的收尾

GEI大会移动视频直播项目创造了英大传媒集团多个第一，因此选取恰当的维度合理评价项目效果成为项目收尾阶段的主要任务。

项目评估评价了项目实际的进展情况和绩效与计划或其他类似项目的进展情况和绩效的差距。在一项对不同类型和规模的工作项目的研究中，127位项目经理以自己的角度，从四个维度列举了项目成功的13个要素。

（1）项目效率。正如前面所述，信息资源的限制造成该项目的进度出现了偏差，但因为及时调整了工作任务，并未影响工期。项目效率在可以接受的范围内，可以认为并不低。

（2）客户的印象/满意度。根据监测数据，GEI大会移动视频直播项目，三个渠道累计超过2.26万人次观看直播，5600多人同时在线观看，远超出1.5万人次观看的预期。

（3）商业/直接成功。按照GEI大会移动视频直播项目的预期，在“电网头条”APP上实现对当日举行的大会主论坛的现场视频直播这一功能可以起到导流效果，有效提升“电网头条”APP作为能源新闻入口级应用的能力，进而提升英大传媒集团在能源电力领域受众的占有量。

（4）潜力。GEI大会移动视频直播项目可以看作是英大传媒集团视频化业务转型升级的突破口，对此，英大传媒集团将通过搭建视频化平台，实现多种应用场景下的视频直播，提供长效的视频资源供给，使视频化生产方式发生根本转变。

结束语

移动视频直播作为一夜崛起的新形态，重新连接了人和人、人和商品、人和服务，颠覆了传统视频行业非线性的属性。这种属性的变化给管理带来的挑战是在极为有限的时间协调彼此关联的资源，从而保证工作目标的实现。项目管理理论与实践为移动视频直播项目提供了一种新的管理思路。运用项目管理理论和方法，可以有效处理成本、时间（进度）、绩效（质量）的关系，对于提升线性工作的效率和质量有重要意义。