基于标准化管理的集团公司财务管理系统的构建

林国红

摘要：分散的财务管理给集团公司发展带来隐患。通过文献分析，笔者提出构建标准化集团公司财务管理系统的七个步骤：一是加强学习，建立一支专业精湛的财务管理队伍；二是识别需求，理清集团中核算人员职责；三是识别过程，明确所要建立的制度和程序；四是针对岗位职责，编制标准化管理文件；五是利用网络平台，建设网上财务共享服务中心；六是创建财务核算中心，实现财务集中管理；七是成立专家团队，确保财务标准化管理系统的运行。

关键词：标准化管理；集团公司；财务管理；财务核算中心

对于集团公司而言，都会有统一的财务核算规则和流程，总部也要求对成员企业进行统一管控，但是很多集团公司至今仍然执行着分散的财务管理方法。这种财务的分散管理，无疑不利于集团公司对内部成员企业的整合和风险管控，给集团公司的持续发展带来隐患。正是看到了集团公司财务分散管理存在的问题，笔者试图引入标准化管理的基本思想，构建集团公司财务标准化管理系统，期望得到各位专家的指正。

一、财务分散管理可能导致的问题

（一）收入账户不统一带来的隐患

财务的分散管理给了集团公司成员企业更大的财务自主权。成员企业有时为了“方便”而设立“中转账户”，造成收入账户不统一，导致资金不能统一管理，这为资金仅在下属企业内部循环，甚至出现资金在企业外部循环，下属企业坐收坐支的现象的产生埋下隐患。

（二）制度不统一和执行制度不规范带来的隐患

一方面，由于财务的分散管理，集团公司很难对成员企业进行严格的财务管理监督，致使集团公司财务管理相关规定的实施不能得到有力的保障；另一方面由于成员企业领导思想、风格的差异性，对集团公司相关制度的理解不够透彻等原因，导致成员企业所制定的财务管理制度不统一，甚至出现财务管理制度本身不够严谨的问题。

上述两个方面的因素，大大降低了集团公司对成员企业的财务管控能力，增加了集团公司财务风险。

（三）操作程序不统一带来的隐患

在一些集团公司中，现有的财务管理的操作程序不够明确，可操作性不是很高。再加上财务的分散管理，集团公司很难对各成员企业财务管理人员的操作程序进行严格的监督，这极易致使各个成员企业各行一套操作程序，致使成员企业财务管理出现违规操作隐患，给以权谋私者以可趁之机，从而给集团公司财务安全带来隐患。

二、对于构建集团公司财务标准化管理系统的思考

中国质量体系认证委员会把财务管理列为ISO9000族标准所覆盖的39类行业之一。显然，我们可以借鉴标准化管理的思想，结合集团公司实际情况，制定出适合于集团公司的财务标准化管理体系，以规范集团公司财务过程管理。

（一）加强学习，建立一支专业精湛的财务管理队伍

根据彼德.圣吉的《第五项修炼》，组织法人对自身角色的定位，组织法人的民主、开放意识和前瞻性对营造组织文化，形成组织共同愿景，构建学习型组织起着至关重要的作用。当组织中的每一位员工都对组织具有强烈的归属感时，他们就会积极主动地参与组织管理和工作，从而把他们培养成为对组织具有强烈归属感的员工。

集团公司要根据各级财务人员的具体需要，积极为他们创造参加相关业务培训的机会；要建立相关激励机制，鼓励财务人员自主参加财务专业继续教育，提升专业素养；要在组织内部组建一支财务管理专家团队，集团公司内部其他财务管理人员可以通过集团内部财务管理平台，以及各种通讯方式向他们请教财务管理相关问题，专家团队还负责定期对成员公司财务管理人员进行现场指导，促进他们财务管理能力的提高，进而在组织内部形成一支专业精湛，富有奉献精神的财务管理专业队伍。

（二）识别需求，理清集中核算人员职责

顾客是标准化管理关注的焦点。集团公司核算中心的需求识别，主要包括两个方面：一是成员企业的需求，二是客商的需求。

1. 成员企业的需求识别

由于集团公司核算中心独立于成员企业之外，成员企业相对于核算中心的关系不同于顾客又类似于顾客。因此，有必要对成员企业的需求进行识别。这需要对每一个成员企业的生产经营范围、动态进行系统的调查，识别成员企业的现实要求，明确财务核算中心工作职责。

2. 客商需求识别

由于财务核算中心并不直接与集团公司客商发生关系，因此这里的客商需求识别，主要是指各成员企业的客商需求识别。这就需要成员企业对其客商的财务管理程序进行了解，识别它们的需求，以便明确成员企业财务管理人员职责，制定能够更好服务客商的财务管理制度和程序。

（三）识别过程，明确所要建立的制度和程序

1. 现有文件的登记

过程识别离不开对集团公司已有的财务核算规则和流程的了解，离不开对集团公司成员企业的财务管理情况的掌握，在此基础上，详细分析原有规则和流程的得失，为重新拟定财务管理制度和程序打好基础。因此，集团公司需要对现有文件进行收集登记，将生效的和过时的文件分开，对有参考价值的进行标识。需要登记的文件包括相关的法律、法规、地方条例；正在执行的国际、国家行业标准；上级部门下达且还在生效的指令、章程；组织内部的规章制度、规定、章程、职责和职权规定、程序、作业指导书等；正在生效的一些通知、会议记录、备忘录等等。

2. 过程与过程关系的识别

集团公司财务管理体系文件应该包含集团公司财务管理的所有过程，因此，有必要明确与财务管理相关的所有过程，以及各个过程之间的关系。我们可以把集团公司财务管理人员分成集中核算人员和成员企业材料核算人员，对他们的财务管理工作分别进行过程识别。

集中核算人员由成本费用和资金核算两组人员组成，成本费用组定位在会计核算与会计监督职责两个方面，包括本企业成本费用会计核算、交叉审核其他单位资金业务并进行会计核算、月末各业务模块、总账结账、财务报表、管理报表填报、原始凭证整理、会计凭证装订等。资金核算组财务人员按总部下发的资金报表编制规范，审核上报月度资金收支计划。依据审核批准的资金收支计划，及时、准确地进行会计核算，同时认真履行资金会计监督职责。

成员企业下设材料核算会计，材料核算会计主要职能，一是负责督促本企业其他业务部门人员及时完成业务数据录入与审核，发票审核维护工作，材料出库核对，检查收发类别、出库部门等是否正确，确保月底能够及时、准确对材料出库进行成本计算；二是单据整理，各单位传递至核算中心用核算中心统一单据。

在明确集团公司财务管理所有过程后，再根据这些过程之间的关系确定过程之间的接口和职责权限。并设置过程监控和分析方法，形成过程执行的纠正、预防机制。

（四）针对岗位职责，编制标准化管理文件

对于集团公司财务管理而言，在制定体系文件时要针对集团公司财务管理的特点，对文件有所取舍。尽可能引导集团公司全体财务管理人员自己动手制定集团公司财务标准化管理文件，使财务标准化管理的精神内化为财务管理人员的思想，便于标准化管理的运行。

制定者要严格按照需求识别和过程识别对每一个岗位职责，以及每一个操作过程控制的具体要求来制定程序文件和作业指导书。对集团内每一位财务管理人员的工作职责、报账流程、审批权限、财务会计档案管理等进行明确规定；明确涉及集中核算各方面的具体业务操作——会计单据审核制单权限的分配、原始单据传递整理流程、会计凭证稽核、装订流程、资金审核，总账月末结账的核对、报表的填报、上报等的实施细则，确保有章可循，规范操作。

（五）利用网络平台，建设网上财务共享服务中心

集团公司地域跨度大，这给集团内部财务集中管理带来困难，因此，有必要建立一个实现财务共享服务的网上信息平台。

集团公司网上财务共享服务中心必须以财务管理中每个岗位的具体职责，以及过程控制的具体要求为依据来构建，必须将一切财务管理制度和操作程序文件都存放在统一的数据库中，无论核算中心的财务工作人员，还是成员企业的财务工作人员都必须严格按照对应的财务管理制度和操作程序来执行具体的财务操作。

集团公司网上财务共享服务中心的建立，可以方便成员企业把数据准确及时录入系统，做到事前提示、事中控制、事后评价；可以在平台上建立财务模板，尽可能减少人工操作，让业务数据自动生成有用的财务信息；可以运用系统标准执行减少偏差，降低各种风险；可以通过设置，让系统自动提示和预警；可以利用系统的开放性建立各数据共享服务，满足各方不同需求；可以通过系统定期生成不同管理要求的各类报表。这样才能强化内部财务控制、降低风险、提高效率，才能实现“财务协同、集中管理”。网上财务共享服务中心的统一搭建和整合是实现集团公司财务跨区域集中核算的关键环节。

（六）创建财务核算中心，实现财务集中管理

根据需求识别和过程识别中对岗位和职责的具体要求设置财务核算中心的岗位，搭建财务核算中心平台。将从事标准化财务工作的财务人员从成员企业分离出来，并入财务核算中心，采取“集中管理、统一开户、分户核算”的财务管理方法，从而提高财务资源共享率，增加集团公司对成员企业财务的监管力度，这也在一定程度上减少了成员企业财务人员的数量，降低了人工成本。

在核算中心平台的统一支撑下，实施财务的标准化集中管理，可以优化财务运营流程，对所有的成员企业采用相同的标准作业核算流程，对纳入核算中心的财务数据汇总、分析不再费时费力，更容易做到跨地域，跨单位整合数据获得准确的财务信息共享。

（七）成立专家团队，确保财务标准化管理系统的运行

再好的制度、程序文件，如果不能严格执行，都将成为摆设。因此，有必要建立相关激励和监管机制，督促集团财务人员严格执行程序文件，做到“有法必依”。

不仅要有奖惩严明的激励制度，还要成立一支专家团队。这支专家团队主要由集团公司财务方面的专家和标准化管理内审员组成。在集团公司财务总监的领导下，专家团队定期、不定期地对集团公司财务标准化管理状况进行监测评估等内部审核工作，及时发现执行过程中存在的问题，对于人为因素造成的，要依据相关规定进行处理，对于制度、程序本身造成的问题，要及时纠正。

集团公司通过相应制度的执行，要求财务管理人员严格遵照制度和程序文件的规定来从事公司财务活动，避免操作与文件规定脱节现象的发生；规定财务管理人员对每次操作过程进行记录，确实做到“做我所写的，记我所做的”，确保集团公司标准化财务管理工作的可追朔性；激励财务管理人员对执行情况进行反思，提出改进意见，促进制度和程序文件的持续发展，加深员工对体系文件的理解与执行的自觉性。

总之，我们可以通过构建基于标准化管理的集团公司财务管理系统，确保其规范运行，加强对成员企业的管控，消除由财务管理的不规范导致的集团公司发展安全隐患。

参考文献：

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[5]郝凤英.财务会计核算中心建设之我见[J].内蒙古科技与经济，2010（07）.

（作者单位：湖州煤山南方水泥有限公司）