健全完善设备仪器档案管理促进我院卫生检测质量提高

李炎

【摘 要】有效加强设备仪器档案管理，可以其实反映设备仪器从购置、使用到报废的整个过程原始记录，使其在医疗诊断和治疗工作中发挥最大作用，确保设备仪器各项检测数据的准确性和有效性，达到及时提供具有证明作用的数据和结果的目的。笔者针对我院医疗设备仪器档案管理存在的问题，就健全和完善设备仪器档案管理模式，确保设备仪器档案能够真实反映设备仪器使用过程的完整资料个人见解。

【关键词】设备仪器；档案管理

医疗设备仪器是医院建设的物质基础，是进行临床诊断和治疗的必备条件。保持医疗器械经常处于良好的状态，提高利用率，减少故障率， 延长使用寿命，是医疗单位提高社会效益和经济效益的需要。随着科技的髙速发展，设备仪器的增量，设备仪器的实力已成为反映一个医院医疗的水平重要条件之一。医疗设备仪器档案属于医院科技档案的范畴， 是医院室藏档案中不可或缺的重要组成部分之一。医疗设备仪器档案是指医疗设备仪器在使用过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种载体材料。其对临床医生出具的具有法律凭证作用的病情最终诊断、治疗及检测报告是否准确都具有重要的影响。为此，三级甲等医院评审准则中对医疗设备仪器档案的管理，也都做出了明确规定和要求。

一、我院医疗设备档案管理存在的主要问题

1.虽建有制度，但形同虚设。医院根据管理要求，制定了设备仪器档案管理办法，对归档范围和归档内容都做了界定，但有些科室对档案仪器管理工作的重要性认识不足，设备仪器在使用过程中形成的应归档资料，没有人负责收集，更不注重归档，致使相关制度形同虚设。

2.缺乏对设备仪器档案的常态管理和监督。没有将仪器设备建档的紧迫性认识到位，对档案管理工作存在着消极被动情绪，同时缺乏对仪器档案的常态管理和监督。仪器设备档案内容中只包括仪器开箱验收调试记录，间或有仪器检定、校准、自校准、期间核查、维护、修理等信息，多数存在年份不全、记录方式不统一的问题。这使得作为仪器设备身份证明和性能变化晴雨表的仪器设备档案难以发挥出应有的作用。

3.缺乏组织协调性。各部门之间各自为政，缺乏组织协调，这给医疗设备仪器档案的管理工作带来诸多困难，加之对科室及部门缺少奖惩机制，单单依靠档案管理部门和仪器设备管理部门提出要求是远远不够的。

4.兼职档案员缺乏责任意识。由于科室设备使用人员的频繁流动，造成设备仪器在使用和维修过程中形成的应归档文字材料无人收集、整理和归档，使大量有重要归档价值的设备仪器档案资料流失，以致影响了仪器设备的正常使用。有些科室虽设立了兼职档案员，但缺少奖惩激励机制，多数兼职档案员不能发挥应有的责任。

二、建立并完善档案管理制度，促进设备仪器档案科学化管理

1.建立奖惩激励机制。从管理的基本职能看，激励是管理的核心。只有调动起员工的积极性，奖优罚劣，使他们在实现组织目标的同时实现自身的需要。设备仪器档案管理往往采用一个部门主抓、多部门协助配合，我认为需要在单位职工中大力宣贯档案工作重要性设备仪器档案知识及其意义，使其深人到每一个工作人员和科室。同时制定相应的奖惩制度，纳入到日常工作考核中。医学工程科室设立兼职档案管理员岗位，制定兼职档案管理员职责，负责科室所用仪器设备活动资料的收集。并且在其调离时，落实接收人员交接，避免出现空档。应定期将档案移交到档案管理部门保存，以免流失。因此，临床科室和职能科室密切配合，健全完善仪器档案管理，解决仪器档案资料收集不完整、不全面的问题。

2.明确设备仪器归档范围。凡是三级甲等医院项目所用的仪器， 以及列入中华人民共和国强制检定的工作计量器具目录并直接用于临床诊断、安全防护、医疗卫生、环境检测、行政监测等方面的工作计量器具，以及对检测结果有影响的未列入强检目录的仪器和工作计量器具，均应归入仪器设备档案管理。

3.建立设备仪器管理台账。由单位设备管理部门建立仪器设备台账。内容主要包括设备名称、申购单位提交的申购报告、集中采购招标书、合同文本、保修合同、随机附带的原始资料装箱清单、产品合格证、使用说明书、操作手册、仪器开箱验收调试记录、仪器准确性的保证记录（检定、校准、检测证书、自校准结果或过程）、仪器使用记录、仪器的维护维修检修记录、期间核査记录等、仪器设备使用科室和地点以及保管科室、保管人等。强检与非强检仪器设备应分类登记，方便日后计量检测工作的进行，以免发生强检设备遗漏计量部门检定的事件发生。仪器设备购置使用初期，由设备管理部门和使用科室密切配合， 不断调试仪器设备，发现问题及时由设备管理部门联系供货商进行处理， 使用科室及时与厂商人员一起处置问题，并将仪器现状、处置过程、解决的问题及现象及时形成文字资料保留下来，交给设备管理部门保管。经试运行，仪器设备满足工作要求且性能稳定后，将上述资料立档，移交档案管理部门存档。

三、科学管理设备仪器档案的目的和意义

仪器设备档案能直接反映仪器设备性能初始、过程及动态变化情况；能帮助仪器使用者在检测工作前全面掌握仪器性能，以便更好地开展检验活动，使得卫生检测结果更加准确，同时还能协助其他查阅人员迅速了解仪器状况、提供解决问题的依据。根据仪器设备档案提供的信息， 运用统计学方法，可以科学地分析出历次计量检测所出报告及其对应结果，从而确定仪器是否需要期间核查（自校准）、预计期间核查（自校准） 开展时间。实验室检测人员在査阅相关检（监）测仪器设备档案时，能随时回顾、跟踪仪器设备的参数特性，及时发现不能允许的偏移，避免使用性能下降或不达标的仪器设备，使所用仪器设备处在可控范围。同时，使用者可以了解到所用分析仪器的主要结构，熟悉分析仪器主要技术指标、物理意义及对检测结果误差的影响，全面掌握检测仪器的技术指标现状，保证仪器使用在最佳状态，从而保证临床诊断工作误差最小， 得到可靠正确的诊断检测结果。还能帮助新入职人员，通过仪器设备档案尽快掌握仪器设备性能和参数要求，提高其工作效率和检测能力。

根据仪器设备档案的信息，如选型、使用状况、维修及报废记录， 能为购买新仪器提供参考。同时，在依据既往使用范围和满足今后需求的情况下，选择技术指标合理的设备，还能节约医院的支出预箅， 为单位节约成本。

四、结论

加强设备仪器档案的管理，建立和完善管理制度，使设备仪器在使用、维护中形成的动态技术资料及时被收集、整理、归档，不仅可以充分发挥其对设备仪器动态管理、动态跟踪的作用，还能为衡量和评价设备仪器技术性能、核算仪器设备使用效益和经济效益提供依据。为此，一方面要确保从论证、购买、使用、维护到最终报废的全过程形成的技术资料能够齐全完整，避免由于设备仪器使用期限长，使用者或保管者频繁更替而导致技术资料的散失；另一方面仪器设备档案的重要参数信息，来源于检测者验证活动中动态提供，仪器设备档案的详尽准确的记载，又为今后的检测者提供了反映仪器技术指标的真实数据，促进卫生检测质量提高。

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