论人民检察院档案信息化建设的重要性

喻士　荣栾斌

摘 要：在我国社会经济与科学技术快速发展的大背景下，各检察机构要尽快实现档案信息化，从而提高档案管理水平。在各检察机构中，以人民检察院为例，其档案管理的信息化、知识化，档案管理水平的提高，可以更好的为检察工作服务，认识到档案信息化建设的重要性。

关键词：人民检察院；档案信息化；重要性

人民检察院的档案是对各地区发展情况的真实记录，用视频、图标或文字等不同方式对历史进行记录，也是检察机关使用的最原始的就。伴随着社会经济的发展，人民检察院的档案管理逐渐倾向于信息化，深度挖掘档案信息，以实现档案管理规范化，反映真实的社会信息。

一、对档案信息化建设的认识

人民检察院档案信息化工作的重点内容是利用现代的科学技术，整合档案，实现数字化，从传统的纸张变为以互联网为平台，建立检察系统，在这一系统内实现资源共享，为检察工作提供便捷的服务[1]。

目前，现代信息技术已经实现广泛普及与应用，可以有效保证信息的安全，这也为检察档案信息化提供了良好的基础，便于实现档案数字化，其收集、处理档案的方法与方式也与传统的处理方法有差异。现在检察档案信息化已经逐步实现，为此，人民检察院要增加科技的投入，加大建设的力度，让档案管理向着科学化的方向发展。

二、检察档案信息化建设的重要性

人民检察院记录的档案多为国家重要的档案，这些档案是对人民检察院检察各项工作的技术以及各项工作的凭证，通过查阅这些资料，可以查阅到检察院变革的歷史，并作为开展其他工作的重要依据[2]。这些档案信息化的实现，可以有效提高检察人员的工作效率，为人民服务。

1.改变传统的案件报结方式

人民检察院审理完诉讼案件后，都是采用“先报结，后归档”方式，以结束案件为首要目标，在半年或一年后，对纸质的案件档案进行整理、归纳，但并未注意到案件档案的时间，存在档案超过期限归档的现象，导致档案管理水平降低，有时甚至会造成材料丢失等情况，档案的安全性较差。

在档案实现信息化建设后，很多档案从纸质文件变为数字化文件，易于保存，同时这也可以实现档案的实时更新，避免出现档案管理人员重视结案忽略归档现象的出现，使档案报结的过程规范化，改变检察人员的观念，及时归档诉讼档案，提高诉讼档案管理水平。

2.加强档案基础设施建设

档案信息化主要是利用网络信息平台以及多种数字化设备，建立管理体系实现档案的转化[3]。虽然人民检察院已经初步实现档案信息化，但在基础设施的建设上仍有很多不足，特别是管理体系的构建。现在，市面上提供了很多档案管理软件，但因为每个地区的使用的系统各不相同，盲目使用这些软件，容易造成档案信息资源分化，并且，很多检查院购买的软件开发商已经不再做软件开发，导致使用的软件无法更新，又缺乏统一的管理，每种数据库的文件存储形式和方式都不一样，是可以使用档案资源有限。而随着档案信息化建设初步完成，人民检察院增加了技术和设备的投入，并且规范化的系统也已经在全国各检查机构推广使用。

3.促进档案资源共享的实现

实现档案资源共享，是档案管理人员最根本的目的，可以充分体现出档案的价值。在检察档案还未实现信息化之前，人民检察院会开设阅览室，要求院内检察人员提出申请，在阅览室内阅读档案，或是通过档案外借、档案管理人员复制档案等方式浏览档案，不利于档案资源共享。但随着检察档案信息化的建设，人民检察院建立了信息平台，给每位检察人员分发登录号码与密码，在信息平台查找自己需要的档案，不受时间与地域的限制。而且，人民检察院还在平台上设立了“一站式”搜索，检察人员可以通过检索口，搜索文字档案与表格档案，只要输入标题，信息平台就会提供所有相关的答案资料，提高档案的利用率。

档案信息化的建设促使信息平台的建设，让检察人员不再需要翻阅大量的纸质文件，通过对数字化档案的搜索即可查阅档案，实现档案资源共享。

除以上三点外，检察档案信息化的建设还有利于强化管理制度，随着网络信息平台的建立，档案管理者可以根据部门领导职位设定权限，制定档案保密政策，明确提出各部门的岗位职责与操作的规范，让档案管理工作变得有序，实现规范化管理；强化检查人员与档案管理人员的档案意识，实现档案自动化管理，由于各级检查人员的档案意识较弱，没有注意到档案的重要性，造成档案资源利用不足。因此，人民检察院可以通过教育培训的方式，组织档案管理人员进行技术培训，更新专业知识，创新知识体系，熟练掌握管理技能，强化档案意识。档案管理人员在学会相应的技术后，可以对扫描完成的文字、表格、影像、声音进行加工，把这些内容压缩成数字，进行存储，实现文件与档案的自动化管理。

三、总结

实现人民检察院档案信息化的建设，有利于促进检查档案事业的可持续发展，提高档案管理水平，用科学的方式管理档案，让管理方式向现代化转变。因此，人民检察院要重视档案信息化建设，充分认识到它的重要性，抓住机遇，加大投入力度。档案信息化不仅改变传统刑事案件的报结方式，还加强了档案基础设备的建设，建立信息平台，让档案信息不受空间与时间的限制，实现资源共享，使人民检察院的工作模式趋于现代化。

参考文献：

[1]刘彦君.检察机关档案信息化建设探析[J].城建档案，2012，10：66-67.

[2]陆渊.检察院档案管理系统建设的原则与重点[J].中国档案，2012，12：62-63.

[3]闫淑英，曲雯雯.基层检察院档案信息化关键问题探讨[J].科技创新导报，2012，08：248.

（作者单位：涟水县人民检察院）