如何做好高校的公文收发工作

林然　冯道丽

摘 要：高校办公室所日常所做的一个重要工作便是对公文的收发工作，其工作对于办公室来说较为繁琐，事务虽小但是其意义巨大，因此，做好办公室的公文收发工作需要引起办公室工作人员的重视。本文对公文收发工作的意义进行阐述，并提出做好公文收发工作的建议。

关键词：高校办公室；公文收发；重要意义

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：2095-9214（2016）01-0219-01

前言

当前阶段，高校办公室的工作已经开始受到校级领导的关注和注意，做好办公室的工作对于校级领导整体的工作安排其到了非常重要作用。办公室工作中的公文收发工作在其工作内容中占有一席之地，并因为其简单而没有得到工作人员的重视。但是，其公文收发并非一项简单的工作，其对于校级整体的工作安排，对于领导审阅公文内容，对于之后公文的核对复查都有重要意义。

一、高校公文收发的重要意义

高校办公室公文的收发工作被很多工作人员认识是一件非常简单的工作，大部分人认为公文的收发仅仅需要人在传真件便等待，待收到文件之后交到相关人员手中即可，也正因为这种偏颇的认识使公文收发工作没有得到相应的重视。其实，公文收发工作是一件看似简单，但是却非常重要的办公室工作，其需要对所收到的公文进行审阅、核实，需要将其交给相关工作人员手中，进行文件的传递，在面临数量较多的公文的时候还要对公文进行汇总整理，以便于对公文进行有效的管理。只有做好公文的管理才能保证信息的有效传达，才能保证事务的及时处理和解决，才能保证校级工作的正常进行，才能让高校的部门工作做到协调和配合。因此，公文看似简单，但其内涵丰富，内容庞杂，做好公文收发并不是一件小事。

二、如何做好高校的公文收发工作

1.保证文件的规范性

做好高校的公文收发工作，首先要做到的便是规范公文的内容、格式等，使公文做到规整，便于对公文的整理。文件的规范性包括以下几个方面：第一，核对公文是否加盖单位公章；第二，核对签发时间是否正确、及时；第三，注意是否留有联系人及联系方式；第四，文件内容是否规范，用语是否得体；第五，其是否带有附件，附件是否完整、齐备。做好文件的规范性是为了防止公文在流通过程中产生其他问题或者流转困難。

2.给文件做好编号工作

工作人员在收发多份文件的时候，要注意对文件进行整理、汇总，进行编号的填写。文件编号可以根据工作人员习惯进行统一编排，不过，按照文档管理的编号要求来说，一般顺序是：发布年号—文件顺序号—发文部门代号—文件类别代号—公司名称的汉语拼音第一个字母。所设计的编号要做到统一，免于因为编号不同而造成的文件丢失。

3.接收文件后及时传阅

工作人员在接收到公文，执行过相关程序之后，应当将公文及时交到各级领导手中，不可在自己手中耽搁时间，免于因为公文内容紧急而耽误信息的传达，也免于因为延误流转所造成的文件丢失。

4.及时跟踪文件办理进展情况

工作人员对于文件进入到流转环节之后，不应当不闻不问，认为是工作的结束，而应当对文件的流转情况进行跟进，与各个领导核实文件的阅读情况，对于领导审阅完毕的文件要做到及时取回。对于有领导批示或者意见、建议的文件要及时将其流转到下一个环节或者部门，进行信息的及时转达。必要的情况下，要对文件流转情况进行记录，防止工作人员因为文件流转情况的不了解而造成文件的丢失或者误传。

5.及时记录领导批示

部分文件的收发是为了获得领导的批示，对领导进行工作开展的请示，因此，此类文件必然会有领导的批示或者意见、建议。对于此类文件，工作人员要做好及时的记录，或者在办公软件中进行标注。这样就可以对重要文件有一个宏观把控，在需要进行核对、审查的时候做到有据可查，防止因为文件丢失或者找不到而对文件内容一无所知，对工作造成延误。

6.及时将文件数字化

当前，办公室工作也已经进入数据化、信息化时代，因此，部分纸质文件完全可以转化成为数字文件，在电子设备中进行保存，比如通过扫描仪对文件进行扫描，或者通过照相机对文件进行拍照等。数字化文件的保存量非常大，并且便于查阅和管理，在部分文件进行归档管理之后，可以通过电子版的形式查阅，方便管理人的管理和查阅人快速、及时进行查阅。

7.及时完成文件的归档

工作人员对于所收到的文件要及时进行整理、汇总，整理完成的文件及时进行分门别类、归档处理，便于文件的整齐划一，减少文件混杂所产生的错误，防止文件的丢失，保证文件的完整。

三、结语

高校办公室公文收发需要工作人员耐心、细心的工作，需要工作人员做好日常工作中的小事，只有做好细节处的公文收发、整理，才能让公文收发工作高效高质运转，才能让公文发挥其流转中的重要作用，才能保证高校各项事业的顺利开展。高校办公室管理人员要对此引起重视，不断寻找好的工作方法，促进公文收发工作不断前进。

（作者单位：重庆工程职业技术学院）

参考文献：

[1]韩瑛，吴蔚. 浅谈公文管理对档案完整率的影响[J]. 城建档案，2015，07：45-46.

[2]邵明媚. 收发公文不简单[J]. 秘书，2015，08：33-34.

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