电子政务环境下政府档案管理模式的转变分析

张会宽

摘 要：网络信息技术的推广应用推动了政府档案管理模式的改革。本文就政府档案管理模式的理念、档案载体、服务手段、主要工作流程、服务方式方面的转变进行了探究，并提出了一些建议措施，以期为完善政府档案管理模式提供一定参考。

关键词：电子政务环境 政府档案 管理模式 转变

网络信息技术的推广和广泛应用促进着政府档案管理模式的深化改革，电子信息技术走进行政管理工作，使电子政务成为政府与时俱进的标志。政府电子政务已基本上摆脱时间、地点的限制，提供方便、快捷的服务。各部门在资料传阅、资源共享、管理文档等方面受到网络信息技术的影响，也在发生着改变。政府档案管理作为政府政务的组成，在电子政务的影响下，其模式也在转变。

一、电子政务环境下政府档案管理工作的转变

1.政府档案管理理念转变。网络信息技术的极大发展，政府电子政务的施行催生了政府档案的科学管理理念，并逐步取代传统的管理方式。政府档案管理工作已趋向信息化、数字化和自动化，并由此变得更加科学和高效。政府档案工作者转变发展观念，借助网络信息技术，对档案的储存、传输、共享进行科学合理的管理。同时，充分发掘档案资源的潜能，合法、合理开发利用。档案资源从被收录收藏，变为可以共享利用的、有开发价值的流动资源，这对现代档案管理有极其重要的战略意义。

2.政府档案载体的转变。传统的政府档案管理中，主要通过文字记载的形式来完成。政府办公中引入电子政务的形式，加快了政府部门应用数码技术、信息网络技术及其他高科技现代化技术应用的步伐。同时，时下某些新型材料也应用到了政府档案管理中。这在很大程度上丰富了政府档案载体的形式，使得政府档案管理能够依靠声音、图像等方式，将管理对象生动地呈现出来，打破了传统文字记载的政府档案载体模式。储存材料方面，也渐渐从纸质材料转变为磁带、光碟、U盘、移动硬盘等磁性材料，丰富了政府档案资料收藏的形式，使档案管理往多元化方向发展，并推进着档案结构的转变。

3.政府档案管理服务手段的转变。随着政府网络智能办公系统及电子政务的推广应用，政府档案管理开始依赖数据库及网络，使得政府档案管理的服务方式也在发生改变。传统的政府档案信息服务方式依靠管理人员对档案进行收录、整理以及存储保管，较为被动，方式较为单一，也不够灵活，存在着一定的局限性。电子政务的应用改变了政府档案信息服务方式的被动局面，一改传统服务的间接和静态方式，依靠网络信息技术与政府档案管理的统一，逐步转向主动服务，以网络资源为主，向服务对象更多地提供直接的、动态的开发、编辑及参考咨询，减少了因人员管理而出现的失误。政府档案管理的各个部门依靠网络信息技术，加强了彼此之间的沟通和交流，并实现资源共享。政府档案管理工作依靠电子信息技术，实现了服务手段的多样化，为管理人员和服务对象都带来了快捷和便利，从而将工作的中心转移到服务上，打破了政府档案传统的管理模式，让人们能够及时、快速地找到需要的档案资源。这不仅使政府档案管理工作效率得到提高，也标志着政府档案管理服务在向着便捷化方向发展。

4.政府档案管理主要工作流程的转变。政府档案部门依靠网络信息技术，改变了档案收集的方式。政府各个部门结合本部门的实际情况，可以直接将档案数据录入存档，也可以将档案文件传输到档案管理部门，并及时录入到数据库，从而对各类档案文件进行分类归档，确保存储的完整与准确，避免档案文件的遗失，加强了各部门间的联系与资源共享。同时，政府档案管理人员还可以利用网络信息技术，对各类档案信息跟踪服务，必要时调取各部门的档案数据信息进行核对，这在极大程度上缩短了档案管理周期，提高了工作效率。另外，在电子政务环境下，通过网络信息技术来完成政府档案管理工作，已避免了传统纸质载体管理的安全问题，但网络安全问题成为了档案管理工作流程中重要的一个环节。政府档案管理部门在工作中做好安全防范工作，对于确保档案信息的安全具有重要意义。

5.政府档案管理服务方式的转变。政府档案管理传统的服务方式制约了档案管理的发展，已经不能很好地满足时代对档案管理的需求。由于受到网络信息技术在政务工作中应用的影响，政府档案管理的服务空间得到拓展，服务方式因此而转变。政府档案管理部门利用现代网络技术，通过将档案信息进行录入、调取、归档等方式，提供更加及时、简便、快捷的服务给用户，并且能及时收到用户的反馈信息，时效性相当高。另外，政府档案管理部门还可以根据实际需要，利用相应的软件系统，对使用者查询档案资料所处的时间、地点、内容等进行数据的统计分析，根据使用者的反馈等，合理地调整服务内容与方式。同时，及时配给各部门所需要的档案资料，满足各部门所需，确保政府部门工作的顺利开展。政府档案管理的服务方式经过长期的发展转变，已具有当前时代的特点。然而目前的政府档案管理服务方式还不能完全抛开傳统的服务方式，需要与传统档案管理的服务方式相结合，才不至于脱离实际。两种服务方式各有所长，政府档案管理人员在工作中应取二者所长，避二者所短，才能在档案管理工作中更好地为服务对象服务。

二、电子政务环境下完善政府档案管理的建议

1.加强政府档案管理人员队伍的建设。电子政务环境下，档案管理工作作为政务工作的重要组成，受到高度重视。档案管理工作的直接操作者是管理人员，因此管理人员需要保持较高的学习积极性，不仅要学习专业的档案管理知识，还要总结工作中的经验。上级领导除了重视档案管理人员的学习和培训外，还要进行必要的思想教育，比如开设思想培训课等方式，引起管理人员对档案管理工作思想上的高度重视，发挥良好的敬业精神和奉献精神。

2.确保经费充足，硬件设施完善。政府档案管理人员依靠网络信息技术，对档案信息进行科学管理，为用户提供便捷的服务，从而提高政务工作的效率。政府应加强对档案管理部门的重视，将档案管理部门的经费纳入到财政预算中，加大经费的投入。购置档案收集、抢救、保护、编纂等所需的硬件设备，如电脑、空调、抽湿机、监控设备、装档案的器具等，以确保档案馆的环境安全。

3.重视信息安全建设。网络信息技术为政府的工作带来便利时，也存在一些安全隐患，档案资料涉及到政府机密，管理人员应高度重视保密工作。首先应加强日常网络维护工作，及时更新电脑设备中的杀毒软件及防火墙，严禁不当上网带来的病毒攻击和泄密等。其次，数据库服务器可以采用双主机形式，主用和备用主机之间相互镜像备份，并使用U盘、移动硬盘等设备进行存档备份，确保备份安全。

4.重视档案管理部门的管理人员编制。根据《地方各级档案馆人员标准》等相关规定，结合自身的实际情况，妥善处理好档案管理人员的编制问题。不仅免去了管理人员不必要的忧虑，还能增强其归属感与认同感，工作积极性和学习积极性都极大提高。

5.加强档案管理信息化建设。对于馆藏的纸质档案，可以开展数字化工作，将其中一些适合电子存档的档案进行数字化处理。对于电子档案信息，应统一其使用和管理的标准及制度。

三、结语

网络信息技术的应用，推动着电子政务的发展。政府档案管理的传统模式受到信息网络的冲击，发生了重大转变，当前的政府档案管理已趋向信息化模式。充分利用网络信息技术快捷、便利的优点，通过规范化和标准化的管理模式，为政府档案管理创建一个安全、便捷、高效的管理平台。

参考文献：

[1]侯诚.电子政务环境下政府档案管理模式的转变分析[J].办公室业务，2016，09：38.

[2]刘国强.浅析在电子政务环境下政府档案管理的模式[J].才智，2015，25：329.