关于企业未来办公自动化工作的思考<br/>——移动应用助推一流研究院的建设

关于企业未来办公自动化工作的思考
——移动应用助推一流研究院的建设

2016-07-04忻晓琦上海石油化工研究院院长办公室上海201208

中国管理信息化 2016年12期

忻晓琦（上海石油化工研究院院长办公室，上海 201208）

关于企业未来办公自动化工作的思考
——移动应用助推一流研究院的建设

忻晓琦
（上海石油化工研究院院长办公室，上海 201208）

［摘要］为完成打造一流研究院的奋斗目标，上海石油化工研究院积极实施中国石化四项示范工程，进一步推进设计集成化和管理现代化。其中，移动应用项目强化了对各信息系统应用的整合集成，突出了信息应用的亮点，促进了两化深度融合发展，为企业的改革发展、转型升级提供了有效支撑。

［关键词］移动应用；办公自动化；信息化；两化融合

随着科技、经济及社会的不断发展与进步，管理和办公活动的重要性日渐突出，引起了各级领导者、管理学者以及技术人员的普遍重视。早在20世纪70年代计算机技术开始普及时，办公自动化就成为了人们关心的话题。目前企业普遍已拥有一套相对成熟的自动化办公体系，未来如何进一步提升现有的办公系统，以实现最终的管理现代化自然就成为管理者新的研究方向。当前，以移动互联网、云计算、大数据为代表的新一代信息和通信技术正以前所未有的速度和规模，向社会各领域快速渗透，移动应用平台应运而生，成为企业办公自动化的强力助推器。

1　项目背景

上海石油化工研究院（以下简称我院）作为中国石化8大直属研究院之一，一贯秉承传承与创新融合发展理念，注重利用信息技术来改造和提升石化产业。随着2013年国家工信部制定发布了《信息化和工业化深度融合专项行动计划（2013-2018年）》，把推进企业建立“两化融合管理系统”定为计划中的首要任务，中国石化集团公司党组也把信息化作为推动公司创新发展的重要力量，我院于2015年起也参与到了统一的移动应用二期项目建设。

2　建设目标

移动应用二期在一期19家试点企业的经验积累下，进一步完善了移动应用、管理、开发三大中心的功能，拓展了移动应用功能，丰富了业务审批、信息阅读等经营管理类应用，增加了即时通讯、云盘、电子邮件等新功能，进一步提升了沟通协作和员工办公效率。公文审批、合同审批、费用报销、法务审批、内部邮件、外部邮件、新闻中心、通知公告等模块满足了企业日常移动办公的需求，使我院的办公、管理水平均迈上新的台阶。

3　效果展示

平台包含移动应用中心、移动管理中心和移动开发中心。其中移动应用中心面向最广泛的普通使用者，提供Android版、iOS版（iPad、iPhone）和PC端三个版本，且各版本终端同步即时更新，移动管理中心面向系统管理员，移动开中心主要面向系统研发人员。

以普通用户使用的移动应用中心为例，集成中国石化电子邮件（外部邮件模块）及企业内邮件（内部邮件模块），使员工获取信息时更便捷、直接。新闻中心及通知公告模块实时与PC端同步更新相关门户信息，方便在外地出差、办公的职工及时了解企业动态。依托移动应用端使用仅需要智能移动终端（手机/iPad）和有网络的可获得性，公文审批、合同审批模块方便领导随时随地进行在线审批和查看，避免了以往开会、外差时无法及时操作的尴尬，确保了公文的时效性，提高了办公效率。除常用模块外，移动应用中心还集成了待办事宜和已办事宜，自动推送待办条目及数量，大大方便了用户的统一查看和操作，提高了办公效率，提升了系统应用水平。移动应用中心安装后，系统将自动导入职工本部门同事作为通讯录联系人，且可根据姓名或中石化统一身份认证添加联系人，实现查看信息、视频通话、文本传输、私聊、群聊等功能。

由于业务流程的功能与PC端操作类似，即时通讯功能与我们常用的微信等聊天软件功能相似，所以使用时用户容易感到操作界面友好，无需另外投入大量精力在操作培训上，做到了与原办公方式的无缝衔接。

4　功能展望

随着企业对信息化认知和理解的逐步提高，目前的办公需求及业务范围必将不断随之更新、修改或扩充。因此除现有功能外，移动应用技术规范还提供了审批、列表、文档、日程、通讯录、HTML、列表编辑、云盘、邮件、单点登录等10大应用组件，可根据企业今后的办公需求自行设计流程以搭建各种功能模块。这为企业今后的管理发展提供了无限的可能性。

通过对移动应用的全生命周期管理，可实现对企业移动应用的统一管理，有效降低管理的复杂度，加强管控力度；通过统一的移动设备管理与策略管理，可为企业移动设备的安全接入、安全访问提供安全可靠的运行保障；通过统一的移动应用和移动设备监控分析，可以实时掌握用户的应用与设备使用情况，加强对用户行为的分析，促进系统的深化应用。